In 1855 werd bij wet vastgelegd dat iedereen in Nederland een vereniging mag oprichten. Hier was geen speciale toestemming voor nodig. Wel moesten verenigingen die als rechtspersoon wilden optreden tussen 1855 en 1976 hun statuten door de koning(in) laten goedkeuren. Als de statuten werden goedgekeurd, werd een vereniging 'erkend' als rechtspersoon. De goedgekeurde statuten werden vervolgens in de Staatscourant gepubliceerd.
Dossiers van verenigingen die in de periode 1855 t/m februari 1874 werden erkend als rechtspersoon bevinden zich in het Centraal Archief Vennootschappen van het ministerie van Justitie, archiefnummer 2.09.46.
De dossiers van ruim 80.000 verenigingen, die tussen 1874 en 1976 erkenning hebben aangevraagd, vindt u in het verenigingenregister uit het archief van het ministerie van Justitie, archiefnummer 2.09.12.01. Als u onderzoek wilt doen in het verenigingenregister heeft u de volgende informatie nodig:
De vestigingsplaats (volgens de statuten) van de vereniging, waarover u informatie zoekt
De naam van de vereniging ten tijde van de goedkeuring van de statuten
De dossiers van verenigingen die goedkeuring van hun statuten hebben gekregen in de periode 1855 t/m februari 1874 vindt u in het Centraal Archief Vennootschappen van het ministerie van Justitie, archiefnummer 2.09.46. U kunt binnen het archief zoeken op naam van de vereniging. Let er wel op dat 'vereeniging' in deze periode met dubbel 'ee' wordt gespeld.
Als u een verenigingsdossier uit de periode 1874-1976 zoekt gaat u als volgt te werk:
Stap 1:
Verenigingsdossiers zoekt u met behulp van een namenklapper, die alfabetisch is geordend op plaatsnaam. U gaat eerst deze namenklapper aanvragen. Klik hiervoor op de link naar inventarisnummer 81583 uit het archief van het Ministerie van Justitie: Verenigingenregister, 1874-1976 (archiefnummer 2.09.12.01).
Stap 2:
Nadat u de link heeft aangeklikt opent er een nieuw venster met de archiefinventaris. In de archiefinventaris vindt u korte beschrijvingen van de stukken (inventarisnummers) in het archief. Klik op het inventarisnummer (rode nummer) 81583. Er verschijnt nu eerst een pagina om in te loggen in uw account bij het Nationaal Archief. Heeft u nog geen account, dan kunt u dat direct aanmaken.
Stap 3:
Kies voor de optie 'Reserveer' om het inventarisnummer (met daarin de klapper) in de studiezaal van het Nationaal Archief in Den Haag te komen bekijken. U kunt de datum selecteren waarop u het inventarisnummer wilt komen bekijken. Bent u al in het Nationaal Archief? Dan ligt het inventarisnummer binnen een half uur voor u klaar in de studiezaal.
Stap 4:
U kunt het inventarisnummer met daarin de klapper ophalen bij de uitgiftebalie in de studiezaal. De klapper staat op microfiche. U kunt deze bekijken met een microfiche-apparaat. Zo’n apparaat vindt u in de studiezaal.
Stap 5:
De klapper is alfabetisch geordend op de beginletter van de plaats waar de vereniging gevestigd was. U zoekt daarom eerst de juiste plaatsnaam. Binnen de plaatsnaam zijn de verenigingen op naam gealfabetiseerd en daarbinnen op een of enkele trefwoorden uit de naam van de vereniging.
Stap 6:
Als u de naam van de vereniging in de klapper gevonden heeft, ziet u de letters VER staan, met daarachter een nummer. Dit is het dossiernummer van de vereniging. Noteer dit nummer.
Stap 7:
Klik vervolgens op de link naar het archief van het Ministerie van Justitie: Verenigingenregister (archiefnummer 2.09.12.01).
Stap 8:
Nadat u de link heeft aangeklikt opent er een nieuw venster met de archiefinventaris. In de inventarisnummers (rode nummers) 1-4999 en 5001-81559 vindt u de verengingsdossiers. Klik op het inventarisnummer, waarin het dossiernummer zit dat u in stap 6 genoteerd heeft.
Stap 9:
Kies voor de optie 'Reserveer' als u het inventarisnummer met daarin het verenigingsdossier in de studiezaal van het Nationaal Archief in Den Haag wilt bekijken. Wilt u scans bestellen van het verenigingsdossier? Kies dan de optie 'Scans bestellen'.
De vereniging die u zoekt heeft geen goedkeuring van de statuten aangevraagd (1874-1976)
Het verenigingenregister (1874-1976) bevat alleen dossiers van verenigingen die goedkeuring van de statuten hebben aangevraagd. Het aanvragen van goedkeuring van de statuten was echter niet verplicht.
De vereniging is vóór 20 mei 1855 opgericht
Verenigingen van vóór 20 mei 1855 werden opgericht en beoordeeld naar de wetten waaronder zij tot stand kwamen. Ze konden niet erkend worden op basis van de wet van 1855. In de eerste helft van de negentiende eeuw moest de oprichting van iedere vereniging met meer dan twintig leden goedgekeurd worden door de koning. Die goedkeuring werd lang niet altijd verleend.
In het Gidsje Verenigingen- en Stichtingenregistratie van Jan H. Kompagnie (bibliotheek Nationaal Archief V 269.2) staat wat informatie over verenigingen van vóór 1855. Meer informatie vindt u ook in de inleiding van het archief van het Ministerie van Justitie: Verenigingenregister (archiefnummer 2.09.12.01).
De vereniging is na 1 juli 1976 opgericht
Vanaf juli 1976 is elke vereniging automatisch rechtspersoon. Koninklijke goedkeuring van de statuten is sindsdien niet meer nodig. Het Verenigingenregister van het ministerie van Justitie werd daarom in 1976 afgesloten. Ook verschenen de statuten van verenigingen niet meer in de Staatscourant.
De Kamers van Koophandel registreerden voortaan verenigingen. Meer informatie over onderzoek in de archieven van de Kamer van Koophandel vindt u in de zoekhulp Bedrijven in Zuid-Holland (Kamers van Koophandel), 1921-1995. Voor meer recente Kamer van Koophandel-dossiers kunt u terecht bij de Kamer van Koophandel zelf.
In een verenigingsdossier treft u meestal de volgende stukken aan:
- Het verzoek van het verenigingsbestuur om goedkeuring van de statuten, ondertekend door alle bestuursleden
- Een uittreksel uit de notulen van de ledenvergadering, waarin besloten is om goedkeuring van de statuten aan te vragen
- Ambtelijke adviezen
- Eventuele correspondentie tussen het ministerie en het bestuur van de vereniging
- De ter goedkeuring voorgelegde (handgeschreven) statuten, ondertekend door alle bestuursleden
- Een afschrift van het Koninklijk Besluit waarbij de statuten goedgekeurd zijn, of een verwijzing naar de datum en het nummer van dit KB
In een verenigingsdossier kunt u ook stukken aantreffen over wijzigingen van de statuten. Verder vindt u er soms verzoeken om de goedkeuring van de statuten te verlengen, omdat die goedkeuring (en daarmee de erkenning als rechtspersoon) maar voor maximaal 30 jaar kon worden aangevraagd.
In een verenigingsdossier zit bijna nooit een oprichtingsakte. In de periode 1855-1976 was het voor verenigingen niet nodig om een officieel oprichtingsdocument te (laten) opmaken. Een dergelijk document is er dus mogelijk nooit geweest. Vaak vindt u in het verenigingsdossier wel de oprichtingsdatum van de vereniging, bijvoorbeeld in de goedgekeurde/gewijzigde statuten of (soms) in het ingediende verzoekschrift.
Let op: de datum van oprichting van een vereniging is niet dezelfde als de datum waarop het verzoekschrift om goedkeuring van de statuten is ingediend. Daar kunnen zelfs vele jaren tussen zitten.
Opgeheven vereniging
Het Nationaal Archief kan niet zeggen of de vereniging nog steeds bestaat. Is de vereniging opgeheven vóór augustus 1976 dan zou dit vermeld kunnen staan in het verenigingsdossier. Voor de periode daarna informeert u bij de Kamer van Koophandel.
Verenigingsarchief
Bent u op zoek naar het archief van een vereniging? Een verenigingsdossier is niet hetzelfde als het eigenlijke verenigingsarchief. Als de vereniging nog bestaat zal dáár het archief aanwezig zijn. Soms ligt een verenigingsarchief in een openbare archiefbewaarplaats. Kijk hiervoor op www.archieven.nl. Lang niet alle verenigingsarchieven zijn bewaard gebleven.
Database erkende verenigingen 1855-1903
In de database Erkende verenigingen 1855-1903 van het Huygens Instituut vindt u van bijna 9000 bij Koninklijk Besluit erkende verenigingen:
- Naam
- Doelstelling
- Datum en nummer van het Koninklijk Besluit waarbij de statuten zijn goedgekeurd
- Datum van publicatie van de statuten in de Staatscourant
- Datum van erkenning
Staatscourant
De goedgekeurde statuten van de periode 1855-1950, gepubliceerd in de Staatscourant, zijn te bekijken via delpher.nl. Voor de periode 1950-1976 kunt u de statuten in de Staatscourant bekijken in de Koninklijke Bibliotheek of bij een universiteitsbibliotheek. U moet dan wel het jaar van de goedkeuring weten.
- Het Nationaal Archief bewaart staatscouranten van de periode 1856-1903 met daarin opgenomen statuten (bibliotheek Nationaal Archief V 1002).
- Ook heeft het Nationaal Archief de volledige serie aparte bijvoegsels van de Staatscourant met de statuten over de periode 1904-1976 (bibliotheek Nationaal Archief signatuur V 996).
Het is niet mogelijk om op de website van het Nationaal Archief hiervan scans te bestellen. U kunt boeken uit de bibliotheek in de studiezaal aanvragen en bekijken.
