De fotocollectie van Spaarnestad is in 2010 overgedragen aan het Nationaal Archief. Daarbij werden afspraken gemaakt over de samenwerking tussen Nationaal Archief en de stichting Spaarnestad Photo. Deze overeenkomst liet Spaarnestad de ‘commerciële exploitatie’: de afhandeling van auteursrechten. Die overeenkomst is vorig jaar voor het laatst geactualiseerd.
Met het opheffen van de stichting per 1 april werkt het Nationaal Archief met een nieuwe realiteit. De ruim 15 miljoen foto’s in het fotoarchief worden nu volledig door ons beheerd. Dat legt een pittige, maar ook bijzondere verantwoordelijkheid bij onze organisatie. Deze omschakeling is echter niet simpel een estafettestok overdragen. Daarom wordt het geduld van de gebruikers van het fotoarchief wat langer op de proef gesteld.
Feit is dat het fotoarchief niet verloren is. Feit is ook dat niet al het beeld dat zowel zichtbaar als downloadbaar was, nu beschikbaar is. Feit is dat de commerciële exploitatie zoals als de Stichting Spaarnestad Photo die bood, door het Nationaal Archief momenteel niet gedaan wordt. Feit is dat de transitie van beeld en de bijbehorende metadata nog niet is voltooid. Feit is dat een groot deel van de totale collectie ook onder de vorige constructie nog niet ontsloten was en dit helaas op korte termijn niet voorzien is.
De stand van zaken nu is dat we verwachten nog zeker enkele maanden nodig te hebben voor alle metadata zijn overgezet. De digitale bestanden zijn er al wel, maar zonder de metadata zijn ze niet doorzoekbaar en vindbaar. Voor volledige metadata zijn we afhankelijk van de technische beheerder.
Als die transitie is afgerond, is de beeldbank van Spaarnestad volledig geïntegreerd in die van het Nationaal Archief en even toegankelijk en opvraagbaar als voorheen. Dat geldt dan ook voor de foto’s waar auteursrechten op rusten. Daarvoor werkt het Nationaal Archief aan een overeenkomst met een externe partij.
Wat dan rest is voor het Nationaal Archief de grootste uitdaging: het verdere ontsluiten en beschikbaar maken van het grootste fotoarchief van Nederland. Maar dat vergt capaciteit, middelen en tijd.
Een aantal medewerkers van het Nationaal Archief, met verschillende expertises, onderzoekt momenteel alle opties voor een realistisch plan om die uitdaging aan te gaan. Omdat we zelf niet alle benodigde capaciteit in huis hebben, denkt het Nationaal Archief ook na over andere oplossingen die kunnen bijdragen aan het uiteindelijk doel: het dienen van ieders recht op informatie. Het fotoarchief maakt daar een belangrijk onderdeel van uit.
