Terug naar zoekresultaten
3.02.27.01 Inventaris van het archief van het Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland, (1300) 1850-1945
Het archief bestaat grotendeels uit chronologisch geordende series: notulen, besluiten, ingekomen en uitgaande stukken. Deze zijn te raadplegen met behulp van eigentijdse toegangen als indices en registers van besluiten. Het zwaartepunt van het Provinciaal Bestuur lag in deze periode bij Gedeputeerde Staten en veel minder bij de Commissaris des Konings (der Koningin). Deze laatste was nog wel speciaal verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Tot het begin van de 20e eeuw beperkten de hoofdtaken van de provincie zich tot het toezicht op de lagere overheden: de gemeenten (in het bijzonder de gemeentelijke financiën) en de waterschappen (waterstaatswerken aan dijken, vaarten en wegen). Gedeputeerde Staten fungeerden ook als administratief beroepsorgaan inzake besluiten van gemeenten en waterschappen. Daarnaast oefende het college taken uit ten aanzien van het verkeer en vervoer: beurt- en veerdiensten, postwagendiensten, heffing van havengelden, tolgelden e.d. In de 20e eeuw kreeg de provincie in toenemende mate taken in medebewind, waarbij de uitvoering van wetten (mede) was opgedragen aan het Provinciaal Bestuur: Drankwet, Warenwet, Hinderwet. Een nieuwe taak was het planologisch toezicht op uitbreidingsplannen van gemeenten. De belangrijkste taak van Provinciale Staten was het kiezen van leden van de Eerste Kamer.Op de namen van de landverhuizers over de periode 1850-1899 (zie inventarisnummer 6460) is een digitale naamindex (oud toegangsnummer 3.02.27.02) beschikbaar.
Bekijk de zoekhulp bij dit archief
Archief
Titel
3.02.27.01 Inventaris van het archief van het Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland, (1300) 1850-1945
Auteur
F.J.M. OttenVersie
06-06-2024
Copyright
Nationaal Archief, Den Haag
1995 cc0Beschrijving van het archief
Naam archiefblok
Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland [blok 1850-1945] Prov. Bestuur Zuid-Holland, 1850-1945
Periodisering
archiefvorming: 1850-1945 oudste stuk - jongste stuk: 1300-1945
Archiefbloknummer
32926Omvang
7117 inventarisnummer(s) 1107,50 meterTaal van het archiefmateriaal
Het merendeel der stukken is in het Nederlands
Soort archiefmateriaal
Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.Archiefdienst
Nationaal ArchiefLocatie
Den HaagArchiefvormers
Provinciale Staten Gouverneur (1814-1850) Commissaris des konings (1850-1945) Gedeputeerde StatenSamenvatting van de inhoud van het archief
Het archief bestaat grotendeels uit chronologisch geordende series: notulen, besluiten, ingekomen en uitgaande stukken. Deze zijn te raadplegen met behulp van eigentijdse toegangen als indices en registers van besluiten.Het zwaartepunt van het Provinciaal Bestuur lag in deze periode bij Gedeputeerde Staten en veel minder bij de Commissaris des Konings (der Koningin). Deze laatste was nog wel speciaal verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Tot het begin van de 20e eeuw beperkten de hoofdtaken van de provincie zich tot het toezicht op de lagere overheden: de gemeenten (in het bijzonder de gemeentelijke financiën) en de waterschappen (waterstaatswerken aan dijken, vaarten en wegen). Gedeputeerde Staten fungeerden ook als administratief beroepsorgaan inzake besluiten van gemeenten en waterschappen. Daarnaast oefende het college taken uit ten aanzien van het verkeer en vervoer: beurt- en veerdiensten, postwagendiensten, heffing van havengelden, tolgelden e.d. In de 20e eeuw kreeg de provincie in toenemende mate taken in medebewind, waarbij de uitvoering van wetten (mede) was opgedragen aan het Provinciaal Bestuur: Drankwet, Warenwet, Hinderwet. Een nieuwe taak was het planologisch toezicht op uitbreidingsplannen van gemeenten. De belangrijkste taak van Provinciale Staten was het kiezen van leden van de Eerste Kamer.
Op de namen van de landverhuizers over de periode 1850-1899 (zie inventarisnummer 6460) is een digitale naamindex (oud toegangsnummer 3.02.27.02) beschikbaar.
Archiefvorming
Geschiedenis van de archiefvormer
1. Organisatie van het bestuur
A. Grondgebied
Na het herstel van de onafhankelijkheid van Nederland, eind 1813, bleef de indeling van het grondgebied in departementen en arrondissementen voorlopig ongewijzigd. Het departement van de Monden van de Maas, globaal de huidige provincie Zuid-Holland, bleef voortbestaan tot 1 mei 1814. De Grondwet van 29 maart 1814 verving de departementen door "provinciën of landschappen". Zuid-Holland werd met Noord-Holland verenigd in één provincie Holland. De benaming Holland en West-Friesland, door minister Van Maanen in de grondwetcommissie voorgesteld "om aan het verlangen van achtenswaardige Noordhollanders ... toe te geven" had geen instemming gevonden bij de overige leden van de commissie. ( C.W. van der Pot, Bestuurs- en rechtsinstellingen, p. 192. ) Voor de ene provincie Holland werden bij Souverein Besluit van 6 april 1814 door Willem I twee gouverneurs benoemd, die respectievelijk Den Haag en Haarlem als residentie kregen aangewezen. Op 20 april werd door Willem I ook het ambtsgebied van de gouverneurs afgebakend en wel volgens de grens van 1 juli 1810 tussen de voormalige departementen Amstelland en Maasland. Deze grens is globaal dezelfde als de huidige grens tussen beide provincies.
Ingevolge het Souverein Besluit van 6 september 1814 gingen de eilanden Vlieland en Terschelling over van Friesland naar Holland. De oude grenzen van het gewest Holland werden overigens niet geheel hersteld, omdat de overgang in de Bataafse tijd van een deel van "Hollands Brabant" naar de provincie Noord-Brabant gehandhaafd bleef. In 1815 werd ook het restant van Hollands Brabant, het Land van Altena, bij Noord-Brabant gevoegd. In 1820 tenslotte werd de grens met Utrecht en Gelderland vastgesteld. ( Vlieland en Terschelling maakten vóór 1798 en van 1802-1807 deel uit van Holland en van 1807-1814 van Friesland. Over de grens met Hollands-Brabant zie: P.J. Latjes, 'De wording en bestuurlijke indeling van Hollands-Brabant tijdens de jaren 1796-1815' in: Holland, jrg. 14 (1982) p. 168-175. De grenzen met Utrecht en Gelderland zijn vastgesteld bij de wetten van 27 april 1820 (Stb. 12 en 13). Over de grenzen van Zuid-Holland in het algemeen zie de in de literatuurlijst vermelde publicaties van Fockema Andreae en Van der Gouw, 'Korte geschiedenis'. ) Bij de grondwetsherziening van 1840 werd Holland in twee afzonderlijke provincies Noord- en Zuid-Holland gesplitst. In Zuid-Holland bestond destijds geen behoefte aan deze opdeling, maar in Noord-Holland was vooral Amsterdam voorstander van splitsing: de stad zag zich in 1838 bij de oprichting van het Provinciaal Gerechtshof gepasseerd ten gunste van Den Haag. Wel is vanuit West-Friesland uit vrees voor een overheersende positie van Amsterdam gestreefd naar herstel van de oude grens van vóór 1795 tussen het Noorder- en Zuiderkwartier van Holland. ( Over de scheiding van Noord- en Zuid-Holland in 1840 zie: F.J.M. Otten, 'Holland in de jaren 1795-1840', in: 150 Jaar Noord- en Zuid-Holland, p. 27-40. ) In 1840 is echter de toen bestaande administratieve grens tussen Noord en Zuid aangehouden. Na de drooglegging van het Haarlemmermeer is in 1855 bepaald, dat de nieuw gevormde gemeente Haarlemmermeer in zijn geheel bij Noord-Holland zou komen. Ter compensatie kreeg Zuid-Holland in 1864 het grootste deel van de gemeente Leimuiden toegewezen. ( Wetten van 11 juli 1855 (Stb. 70) en 8 juni 1864 (Stb. 6). )B. Bestuursorganen
De departementale administratie bleef in de periode november 1813 tot eind april 1814 vrijwel op de oude voet gehandhaafd. Alleen werden de prefecten vervangen door commissarissen-generaal en kregen de onderprefecten de titel districtscommissaris. De Grondwet van 1814 bepaalde, dat er in de provincies Statencolleges zouden komen, voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Souvereine Vorst, de gouverneur.
De op 6 april 1814 benoemde gouverneurs traden per 1 mei in functie. In de arrondissementen bleven de districtscommissarissen voorlopig gehandhaafd, als aparte bestuurslaag tussen provincie en gemeenten in. Bij Souverein Besluit van 6 september 1814 werd bepaald, dat zij nog het gehele jaar in functie zouden blijven, welke termijn op 26 december 1814 werd verlengd tot 1 maart 1815, met uitzondering van de arrondissementen waarvan de hoofdplaats samen viel met de provinciehoofdstad. ( W.F. Röell, secretaris van staat voor Binnenlandse zaken, meende in zijn advies aan de Koning, dat als gevolg van de opheffing van de commissarissen in de provinciehoofdsteden "de Heeren Gouverneurs reeds dadelijk zich zullen kunnen gewennen aan het denkbeeld, om in directe betrekking met de Gemeente besturen zelve te koomen, waarin zommige nu nog zooveel zwarigheid zien ... " (Algemeen Rijksarchief (ARA), Staatssecretarie, inv.nr. 64, exh. 26 dec. 1814 nr. 51). )1. Provinciale Staten
a. 1814-1850
Aangezien in de Grondwet van 1814 sprake was van één provincie Holland, maar door Willem I twee gouverneurs waren benoemd voor resp. het Noordelijk en Zuidelijk deel van Holland, moest worden bepaald waar de Staten zouden vergaderen. De secretaris van Staat van Binnenlandse Zaken Röell zag in verband met de kosten het liefst, dat "even als vanouds" alleen in Den Haag zou worden vergaderd. De Raad van State echter steunde het voorstel van een provinciale adviescommissie om beurtelings in Haarlem en Den Haag bijeen te komen, teneinde elke schijn van ongelijkwaardigheid tussen Noord en Zuid te vermijden. Willem I besliste conform dit laatste voorstel: het op 26 augustus 1814 vastgesteld Reglement op de samenstelling der Staten bepaalde, dat jaarlijks afwisselend te Haarlem en Den Haag zou worden vergaderd, onder voorzitterschap van de aldaar residerende gouverneur. ( Het reglement is o.a. gepubliceerd in het Bijvoegsel bij het Staatsblad (afgekort Bijv. Stb.) 1813/1814 2e stuk p. 576-586. ) Op 19 september 1814 kwamen de Staten van Holland voor de eerste maal bijeen in Den Haag. De leden waren niet gekozen, maar door de vorst benoemd. Zij hadden zitting voor drie jaar; jaarlijks zou een derde deel aftreden. Nieuwe leden zouden worden gekozen volgens een stelsel van standenvertegenwoordiging, met afgevaardigden namens de Ridderschap, de steden en de landeigenaren ("eigenerfden") op het platteland. In Holland telden de Staten 90 leden, waarvan 14 voor de Ridderschap, 49 voor de steden en 27 voor het platteland. Van de leden kwamen er 50 uit Zuid-Holland.
De Ridderschap wees zelf zijn vertegenwoordigers in de Staten aan. Om in de Ridderschap te worden opgenomen, moest men van adel zijn en een zekere welstand genieten. In de steden geschiedde de verkiezing van Statenleden door de stedelijke raad. Stemgerechtigd waren alleen zij die een bepaald bedrag (de census) aan personele en grondbelasting betaalden: zij kozen een kiescollege, dat vacatures opvulde in de raad, waarvan de leden voor het leven werden benoemd. De raadsleden benoemden meestal burgemeesters of wethouders in de Staten. Van de stedelijke Statenleden kwamen er 23 van de 49 uit Zuid-Holland, waarvan 5 uit Rotterdam, 4 uit Den Haag, 3 uit Leiden, 2 uit Dordrecht en 1 uit elk van de overige steden nl. Brielle, Delft, Gorinchem, Gouda, Maassluis, Schiedam, Schoonhoven, Vlaardingen en Woerden. Ook op het platteland vond de verkiezing getrapt plaats, al ontbrak de raad als trap in het kiesstelsel, omdat de raadsleden door Gedeputeerde Staten werden benoemd. Censuskiezers kozen hier per district een kiescollege, dat de Statenleden aanwees.
Ingevolge de Grondwet van 1815 en de provinciale reglementen van 1817 veranderde er weinig. ( Reglement op het gezag en de macht der Staten: zie gedrukte notulen Provinciale Staten (PS) 1817 p. 241-247. Reglement op de samenstelling der Staten: idem, p. 250-265. ) Het aantal Statenleden bleef ongewijzigd. In plaats van landeigenaren sprak men nu van "landelijke stand". Het platteland van Holland werd verdeeld in 27 districten (waarvan 17 in Zuid-Holland), die elk één Statenlid afvaardigden. Bij de herziening van het provinciaal reglement in 1825 werd de zittingsduur verlengd tot zes jaar, waarbij om de twee jaar één derde deel van elke stand aftrad. De gewone vergadering van de Staten werd elk jaar in juli gehouden. Er werd bij gewone meerderheid van stemmen beslist. In Den Haag vergaderde men in de Statenzaal waar tot 1795 de vroegere Staten van Holland bijeen kwamen en tegenwoordig de Eerste Kamer. In Haarlem vergaderde men in het achter het stadhuis gelegen Prinsenhof.
Na de splitsing van Holland in 1840 kreeg Zuid-Holland 86 Statenleden, waarvan 10 namens de Ridderschap, 41 namens de steden en 35 voor het platteland. Bij de steden kreeg Rotterdam nu 10 leden, Den Haag 8, Leiden 5, Dordrecht 4, Delft 3, Gorinchem, Gouda en Schiedam elk 2, en Brielle, Maassluis, Schoonhoven, Vlaardingen en Woerden elk 1. Elk plattelandsdistrict vaardigde twee Statenleden af, alleen het district Meerkerk drie. ( K.B.'s van 9 nov. 1840 nr.17 en 11 nov. 1840 nrs. 69 en 70, gepubliceerd in gedrukte notulen P.S. 15 dec. 1840 p. 7 e.v. ) Deze samenstelling bleef gehandhaafd tot 1850, toen de Provinciale Wet de standenvertegenwoordiging afschafte en verving door een stelsel van directe verkiezingen. Een belangrijke taak van Provinciale Staten was in deze periode het kiezen van de leden van de Tweede Kamer, van wie elk jaar een derde gedeelte aftrad. Uit Holland kwamen van 1815 tot 1840 22 van de in totaal 110 Kamerleden. Vanaf 1840 zond Zuid-Holland 12 afgevaardigden naar de Kamer. Statenleden die tot Kamerlid werden gekozen, moesten als Statenlid aftreden.
De Staten konden volgens de Grondwet van 1815, als zij dit voor het provinciaal belang nodig achtten en onder goedkeuring van de Koning, reglementen en verordeningen uitvaardigen op het terrein van de "gewone inwendige politie en oeconomie". Ook hadden zij tot taak uitvoering te geven aan de wetten en algemene maatregelen van bestuur, maar deze bevoegdheid werd uitgehold doordat de gouverneurs hier een bijzondere verantwoordelijkheid was toebedeeld.
In de praktijk hebben Provinciale Staten vóór 1850 weinig bevredigend gefunctioneerd. Dat kon ook moeilijk anders bij een college, dat slechts éénmaal per jaar gedurende enkele dagen bijeen kwam. Niet alleen de overheersende positie van de gouverneur, ook het gemis aan financiële zelfstandigheid van de provincie werkte remmend op de invloed van de Staten. Typerend voor hun geringe invloed is, dat de Staten van Holland bij de scheiding van Noord en Zuid in 1840 door de regering in het geheel niet werden betrokken. Daarnaast ondervond de standenvertegenwoordiging, met de ongelijke behandeling van steden en platteland en de feitelijke overbodigheid van de Ridderschap, vanaf circa 1840 steeds meer kritiek. Pas de Grondwet van 1848 en de Provinciale Wet van 1850 zouden nieuwe verhoudingen scheppen. ( Van der Pot, Bestuurs- en rechtsinstellingen, p. 227 e.v. )b. 1850-1945
De leden van Provinciale Staten werden nu direct gekozen door censuskiezers, voor het eerst in 1852. De provincie was daartoe verdeeld in kiesdistricten, die elk een aantal leden afvaardigden naar de Staten. In totaal telden de Staten van Zuid-Holland 80 leden, na een wijziging in de kieswet in 1897 82 leden. Het districtenstelsel was een meerderheidsstelsel: wie meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen kreeg, werd verkozen. ( De verdeling in kiesdistricten is geregeld bij de Wet van 5 nov. 1852 (Stb. 197), gewijzigd bij de Wet van 28 apr. 1897 (Stb. 111). Het aantal Statenleden was bepaald in art. 2 van de Wet van 6 juli 1850 (Stb. 39), gewijzigd bij de Wet van 28 apr. 1897 (Stb. 112). ) De leden werden gekozen voor een periode van zes jaar; om de drie jaar trad de helft af. Vanaf 1919 werden Provinciale Staten volgens het stelsel van evenredige vertegenwoordiging gekozen, voor een periode van vier jaar. Na die vier jaar traden alle leden gelijk af. In de zomer van 1941 werden de Statencolleges door de Duitse bezetter buiten werking gesteld.
De Provinciale Wet van 1850 schreef twee gewone vergaderingen voor: een zomerzitting in juli en een najaarszitting, onder voorzitterschap van de commissaris des Konings. De vergaderingen moesten verlopen volgens een reglement van orde, dat eveneens uit 1850 dateert. ( Gedrukte notulen P.S. 4 dec. 1850 p. 223 e.v. ) Aan de Staten was in de Grondwet van 1848 opgedragen de "regeling en het bestuur van het provinciale huishouden" (artikel 131). Bij bestuur moet worden gedacht aan het vaststellen van de ontvangsten en uitgaven, het aangaan van geldleningen, koop, ruil of vervreemding van provinciale eigendommen, aanleg en verbetering van provinciale wegen en werken. Bij regeling gaat het om het vaststellen van verordeningen. Naast deze autonome taken was er de in artikel 131 van de Grondwet geformuleerde taak van medebewind: de Staten werden belast met de uitvoering van wetten en koninklijke bevelen betreffende "takken van algemeen binnenlandsch bestuur".
Een belangrijke rol speelden de Staten bij het toezicht op de waterschappen, met name de reglementering. Daarnaast bleef het bestuurlijk en vooral financieel toezicht op de gemeenten een hoofdtaak. Net als vóór 1850 bleven zij fungeren als kiescollege, echter niet meer voor de Tweede Kamer maar nu voor de Eerste Kamer. Van 1850 tot 1887 werden 7 van de 39 Kamerleden door de Zuid-Hollandse Staten aangewezen, van 1887 tot 1923 waren dat er 10 van de 50 en daarna 12 van de 50.
2. Gedeputeerde Staten
a. 1814-1850
Noch de Grondwet van 1814 noch de in augustus 1814 afgekondigde reglementen op de samenstelling van Provinciale Staten schreven de benoeming voor van een college van gedeputeerden uit de Staten voor de dagelijkse bestuurstaken. Dit was facultatief gelaten. Pas de Grondwet van 1815 bepaalde, dat de Staten uit hun midden een college van Gedeputeerde Staten benoemen ter afdoening van "alles wat tot het dagelijksch beleid der zaken en de uitvoering der algemeene wetten betrekking heeft".
Al in hun eerste vergadering hebben de Staten van Holland in een adres aan de Koning aangedrongen op de instelling van twee colleges gedeputeerden voor respectievelijk het Noordelijk en Zuidelijk deel van Holland. De "ondervinding zoo van vroegere als latere tijden" had hun het nut daarvan aangetoond. Men kan hierin een verwijzing zien zowel naar de periode vóór 1795, toen Noorder- en Zuiderkwartier van Holland elk een college van Gecommitteerde Raden kenden, als naar de jaren 1807 tot 1810, toen Noord en Zuid aparte departementen vormden. Willem I bewilligde al op 21 september 1814 in dit verzoek, zodat enkele dagen daarna, op 29 september, het Zuid-Hollandse college voor het eerst bijeen kon komen. In de Grondwet van 1815 werd een bepaling opgenomen, dat Holland "uit hoofde van derzelver uitgestrektheid en bevolking" twee colleges van Gedeputeerde Staten zou hebben.
Het college in Zuid-Holland telde in de jaren 1814-1825 negen leden, van wie elk jaar één derde aftrad. Na de herziening van het reglement op de samenstelling der Staten in 1825 bedroeg dit aantal zeven leden, die voor zes jaar zitting hadden en van wie om de twee jaar twee of drie leden aftraden. ( Het herziene reglement van 1825 is gepubliceerd in het Bijv. Stb. 1825 1e stuk p. 49 e.v. en in gedrukte notulen P.S. 1825 p. 213 e.v. Zie voor het reglement van 1817 noot 7. ) De samenstelling van Gedeputeerde Staten diende zoveel mogelijk een afspiegeling te zijn van de verhoudingen van de drie standen in de Staten. Tot 1825 had de Ridderschap in het college één of twee leden, de steden vier of vijf en de landelijke stand drie of vier. Van 1825 tot 1850 zijn deze aantallen gefixeerd op respectievelijk één, vier en twee. ( De samenstelling van Gedeputeerde Staten (afgekort G.S.) was tot 1825 aldus: Ridderschap van 1817-1819 en 1822-1825 twee leden, in de overige jaren één; landelijke stand van 1814-1817 vier leden, daarna drie; steden: van 1819-1822 vijf leden, in de overige jaren vier. ) De feitelijke zittingsduur, uiteraard mede afhankelijk van de herverkiezing als lid van Provinciale Staten, was in de periode 1814-1850 in het algemeen vrij lang. Ambtsperiodes van tientallen jaren achtereen waren geen uitzondering. Zo zat Jhr. L.R. Gevaerts van 1814-1849 zonder onderbreking in het college en Jhr. J. Quarles van Ufford van 1819-1849. Eerstgenoemde fungeerde in 1848 ruim vijf maanden als waarnemend gouverneur.
Gedeputeerde Staten vergaderden twee maal per week onder leiding van de gouverneur, die deelnam aan de stemmingen en bij staken van de stemmen een beslissende stem had. De meeste ter vergadering ingebrachte stukken werden aan een of enkele gedeputeerden overgedragen ("commissoriaal gemaakt"), om daarover in een volgende vergadering te adviseren.
De verordenende bevoegdheid van de Staten is in de praktijk vooral door Gedeputeerde Staten gerealiseerd. Het reglement van 1817 op het gezag der Staten bepaalde in artikel 36, dat Gedeputeerde Staten op dit terrein ook bevoegd waren als de zaak geen uitstel kon lijden. Wel trad daarbij vóór 1840 soms ernstige vertraging op als gevolg van meningsverschillen tussen de colleges in Noord- en Zuid-Holland, ook al omdat de competenties niet duidelijk waren afgebakend. ( F.G. Scha1kwijk, Provinciale wetgeving in de jaren 1814-1818; in: Themis jrg. 74 (1914) p. 495 e.v. ) Illustratief is de opmerking van gouverneur Van Tuyll van Serooskerken in de eerste vergadering van Provinciale Staten van Noord-Holland, 22 december 1840, dat de vorming van twee provincies "bepaaldelijk ten aanzien van het huishoudelijk bestuur wezentlijke voordeelen" met zich mee bracht.b. 1850-1945
Ingevolge de Provinciewet van 1850 was het zwaartepunt van het bestuur verschoven naar het college van Gedeputeerde Staten. Deze moesten de door Provinciale Staten genomen besluiten en verordeningen uitvoeren, de provinciale financiën en eigendommen beheren en namens de Staten het toezicht op de gemeenten uitoefenen (bij de Grondwet van 1887 werd dit toezicht uitdrukkelijk aan Gedeputeerde Staten opgedragen). De Provinciewet van 1850 bepaalde het aantal gedeputeerden op zes, van wie om de drie jaar de helft aftrad. De commissaris fungeerde als voorzitter van het college, dat als regel twee maal per week vergaderde, ondersteund door de griffier die notuleerde. Voor het onderzoek van de ingebrachte stukken en het opmaken van adviezen verdeelde het college zich elk jaar in afdelingen. ( Het reglement van orde voor de vergadering van G.S., voorgeschreven in art. 91 van de Provinciewet van 1850, is vastgesteld door P.S. op 20 nov. 1850 (gedrukte notulen p. 84 e.v.). Als regel vergaderden G.S. dinsdag en vrijdag (art. 1). Binnen G.S. zouden afdelingen komen voor a) provinciale en gemeentelijke financiën, "policie" en nijverheid, b) waterstaat, wegen, militie en schutterijen en c) onderwijs, armenzorg, kerkelijke zaken, reclames rijksbelastingen (art. 15). Besluiten werden genomen bij gewone meerderheid van stemmen (art. 26). ) De verhouding tussen Gedeputeerde en Provinciale Staten is geregeld in een instructie die in 1850 door de Staten is vastgesteld. Ten aanzien van de administratieve rechtspraak hebben de Staten in 1880 een regeling vastgesteld die werd opgenomen in de herziene instructie van 1850. In die aanvulling werden regels gegeven voor het ter inzage leggen van processtukken, de indiening van memories door belanghebbenden, de openbare behandeling en het met redenen omkleden van uitspraken. ( De instructie voor G.S. was voorgeschreven in art. 150 van de Provinciewet van 1850 en vastgesteld door P.S. op 15 nov. 1850 (zie gedrukte notulen P.S. p. 73 e.v.). Voor de aanvulling van 1880 zie: gedrukte notulen P.S. 21 juli 1880 nr. VI. ) In de zomer van 1941 werden de colleges van Gedeputeerde Staten door de Duitse bezetter opgeheven. De commissarissen konden zich naar believen laten adviseren door bestuursraden, die zij zelf mochten benoemen. In Zuid-Holland zijn de toen zittende gedeputeerden blijven fungeren.
3. Gouverneur/Commissaris des Konings
a. 1814-1850
De door Willem I benoemde gouverneurs waren "met zorg door het staatshoofd uitgezochte aristocraten", bekleed met een machtspositie die te vergelijken was met de Napoleontische prefecten. ( Algemene geschiedenis der Nederlanden, dl. 11, Weesp 1983, p. 239. Van de recente literatuur over de gouverneurs dienen vooral te worden genoemd de in de literatuurlijst vermelde studies van Van Kempen en Janssens. ) Willem I bouwde zijn regeringsapparaat op een al in de Bataafs-Franse tijd gevormde bureaucratische elite, die onder deze vorst het getij mee had in haar streven naar concentratie van macht en centralisatie van bestuur. Bureaucratische rompslomp en voortdurende administratieve veranderingen kenmerken de regeringsperiode van Willem I. Pogingen zoals in 1831 ondernomen om de uitdijende administratie in te dammen en tot "vereenvoudiging van bestuur" te komen, hadden in dit klimaat geen kans. Een bemoeizuchtige regering wenste tot in details geïnformeerd te worden over de gang van zaken in de provincies. De centrale figuur in dit proces was de gouverneur, informatiebron én vertrouwensman van de regering. ( De Zuid-Hollandse gouverneur A.F.J.A. van der Duyn van Maasdam omschrijft de bureaucratische rompslomp als "een waterval waar ieder paperas van de koning neerkomt bij de minister, en van de minister bij de gouverneur der provincie. Deze laatste deelt op zijn beurt het stuk mee aan de steden of plattelands gemeenten, of vraagt overwegingen en advies, en vervolgens herhaalt de gang zich, nu opklimmend" (geciteerd bij Van Kempen, Gouvernement, p. 306). ) Zijn invloed was gebaseerd op de voorlopige instructie van 23 juni 1814, die 15 december 1820 door een definitieve werd vervangen. Overigens tonen beide versies weinig verschil, zodat hierna van de instructie van 1820 wordt uitgegaan. ( Beide instructies afgedrukt in: Koenen, De Commissaris, p. 37 e.v. en p. 60. e.v. ) De gouverneur had het toezicht op "de rigtige uitvoering van alle wetten, reglementen en verordeningen" van het hoge gezag (artikel 15). Ook was hij verantwoordelijk voor de handhaving en uitvoering van alle maatregelen van bestuur, zowel die welke voortvloeiden uit wetten en verordeningen van het algemeen bestuur als die welke hun grond vonden in besluiten van de Staten (artikel 16). Hij had de supervisie over de gehele rijksadministratie in zijn provincie (artikel 21) en een belangrijk aandeel in benoemingen van rijksambtenaren (artikel 24). De provinciale ambtenaren, behalve de griffier, werden door hem benoemd (artikel 11), terwijl hij gemeentelijke ambtenaren bij "zeer gewigtige redenen" kon schorsen (artikel 23).
Om orde en veiligheid te handhaven kon hij beschikken over de marechaussee en, zoveel mogelijk in overleg met het plaatselijk bestuur, over de schutterijen. Bij oproer kon hij ook de "militaire magt" inschakelen (artikel 29). Hij moest waken tegen overtredingen van de grondwet en de wetten en had in deze de bevoegdheid plaatselijke besturen, waterschapsbesturen e.d. te schorsen, zij het na Gedeputeerde Staten daarover te hebben gehoord (artikel 28). De afbakening van zijn competentie in verhouding tot de Staten was weinig exact, maar in de praktijk werden de rechten van Provinciale Staten beknot ten gunste van de gouverneur. Wanneer hij meende, dat door de Staten genomen besluiten strijdig waren met de wetten of het algemeen belang van het rijk, kon hij de uitvoering ervan opschorten (artikel 27). In spoedeisende gevallen kon hij zaken buiten Provinciale en Gedeputeerde Staten om regelen (artikel 41), terwijl hij de aan hem gerichte stukken aan Gedeputeerde Staten kon overdragen dan wel zelf afdoen (artikelen 31-32).
Kwalijker was het dat de gouverneurs, aangespoord door de regering in Den Haag, niet zelden hun hoedanigheid van voorzitter van Provinciale Staten gebruikten, om de keuze van leden voor de Tweede Kamer te beïnvloeden, opdat te kritische personen buiten de Kamer zouden blijven. In 1841 droeg Willem II de gouverneurs op geen gebruik meer te maken van hun recht deel te nemen aan de stemming in de Statenvergadering bij de verkiezingen van Tweede Kamerleden. ( Toen A.F.J.A. van der Duyn van Maasdam, van 1817 tot 1844 gouverneur van Zuid-Holland, zijn eerste Statenvergadering moest leiden, zag hij vooral op tegen dit informele onderdeel van zijn taak. Na afloop kon hij opgelucht constateren, dat copieuze maaltijden de Statenleden gunstig hadden gestemd bij hun keuze. Later zou Van der Duyn zich overigens afzijdig houden van deze politieke beïnvloeding (Van Kempen, Gouvernement, p. 161). Voor de lastgeving van Willem II aan de gouverneurs zich te onthouden van deelname aan de stemming zie: gedrukte notulen P.S. van 8 juli 1841 p. 178. ) Het takenpakket van de gouverneur werd in 1824 aanzienlijk uitgebreid, toen hem de supervisie op de rijksbelastingen werd opgedragen. Hij werd daarin bijgestaan door de Raad van de gouverneur, bestaande uit de ambtelijke top in de provincie. ( K.B. van 4 sep. 1823 nr.9 (Bijv. Stb. X p. 1493) en van 16 nov. 1823 nr. 88 (idem X p. 1156), aangevuld bij K.B. van 16 sep.1825 (idem XII, 3e stuk, p. 123). De Raden van de gouverneurs werden ingesteld bij het K.B. van 16 nov. 1823. In Zuid-Holland was de Raad samengesteld uit: de provinciale directeuren (vanaf 1826 inspecteurs) der directe belastingen en der registratie, de (te Rotterdam residerende) gedelegeerd commissaris der in- en uitgaande rechten en accijnzen, de administrateur van 's-rijks schatkist, de procureur-generaal en de hoofdingenieur van de waterstaat, terwijl de griffier der Staten als secretaris fungeerde. Onduidelijk is, of een archief is gevormd: het is althans niet als zodanig bewaard gebleven. Volgens Van Kempen, Gouvernement, p. 302-303, kwam de Raad in Noord-Holland nauwelijks van de grond en heeft deze in Noord-Brabant geen sporen nagelaten. ) Met ingang van 1 januari 1844 werd de gouverneurs die taak weer ontnomen, omdat de regering tot centralisatie wenste over te gaan. ( K.B. van 25 okt. 1843 nr. 65 (Bijv. Stb. 1843 nr. 307) en 9 nov. 1843 nr. 69 (idem nr. 326). ) De gouverneurs waren verplicht regelmatig inspectiereizen in hun provincie te houden en daarover in een vertrouwelijk jaarverslag aan de Koning uitvoerig te rapporteren. Naast dit verslag was er het algemeen verslag, dat jaarlijks in de vergadering van de Staten namens het college van Gedeputeerde Staten werd uitgebracht.b. 1850-1945
De provinciewet van 1850 wijzigde de benaming gouverneur in commissaris des Konings. Zijn bevoegdheden werden ingeperkt ten gunste van de rol van Gedeputeerde Staten in het provinciaal bestuur. Zo verloor hij zijn (invloedrijke) stem in de vergadering van Provinciale Staten, die hij wel als voorzitter mocht adviseren. In het college van Gedeputeerde Staten behield hij wèl zijn stem, maar deze gaf niet meer de doorslag. In zijn relatie met de regering kreeg de commissaris veel minder met de Koning te maken en kwam hij feitelijk voor vrijwel alle zaken te staan onder de minister van Binnenlandse Zaken. Over alle zaken de provincie betreffende diende hij deze bewindsman "van berigt en raad" te voorzien (provinciewet 1850 artikel 7). Vooral na 1900 zou de commissaris zich echter geleidelijk aan steeds meer ontwikkelen van een rijkstoezichthouder op de provincie tot een invloedrijk provinciaal bestuurder. ( De instructie voor de commissaris des Konings: K.B. van 27 sep. 1850 (Stb. 62), ook gepubliceerd in Koenen, De Commissaris, p. 120-124. De ontwikkeling van de commissaris van rijkstoezichthouder tot "man der provincie" wordt uitvoerig geschetst in: Janssens, De commissaris. ) Door de regering werd de commissaris betrokken bij de uitvoering van het rijksbeleid: het afgeven van vergunningen, het fungeren als beroepsinstantie van beschikkingen van gemeentebesturen en als instantie waarbij beroepschriften tot de Kroon moesten worden ingediend. Anderzijds was hij verantwoordelijk voor de uitvoering van alle besluiten van Provinciale en Gedeputeerde Staten en moest hij erop toezien, dat besluiten van deze colleges niet strijdig waren met de wet of het algemeen belang. Niet onbelangrijk bleef de taak van de commissaris op het terrein van de handhaving van de openbare orde. Ten aanzien van de benoeming van burgemeesters vervulde hij een centrale rol, omdat hij de voordracht aan Binnenlandse Zaken verzorgde zonder enige inbreng van Gedeputeerde Staten.
In juli 1940 werd de benaming commissaris des Konings (der Koningin) door de Duitse bezetter vervangen door die van commissaris der provincie. Vanaf 1941 kon deze functionaris zelfstandig de provincie besturen, omdat de Staten werden opgeheven.
C. Provinciale griffie
De provinciale griffie is geen bestuursorgaan, maar het administratieve apparaat ten dienste van gouverneur/commissaris en Staten.
Griffier
De griffier is het hoofd van de griffie. Tot 1850 werd hij benoemd door de Koning uit een voordracht door Provinciale Staten van drie kandidaten. Hij assisteerde de vergadering van Provinciale en Gedeputeerde Staten en stond voorts ter beschikking van de gouverneur. Vanaf 1850 werd de griffier door de Staten benoemd uit een door Gedeputeerde Staten opgestelde voordracht van drie personen. Voor hem werd in 1851 een instructie vastgesteld: hij was belast met de voorbereiding van de vergaderingen van Provinciale en Gedeputeerde Staten en het tekenen van alle uitgaande stukken. Voorts had hij de zorg voor het archief. ( Gedrukte notulen P.S. 22 juli 1851 p. 133. )Personeel
Het personeel van de provinciale griffie had voor een niet onbelangrijk gedeelte ook al gewerkt bij de Prefectuur (1811-1813) en het Commissariaat-Generaal (1813-mei 1814); bepaalde administratieve procedures uit die jaren zijn door de griffie dan ook overgenomen. De ambtenaren werden tot 1850 door de gouverneur benoemd en vanaf dat jaar door Gedeputeerde Staten. Direct onder de griffier stond de chef van de secretarie van Zuid-Holland, vanaf 1824 met de titel commies-chef der provinciale griffie. Begin 1825 waren naast de chef van het secretariaat elf adjunct-commiezen 1e klas en eveneens elf adjunct-commiezen 2e klas werkzaam voor het kabinet van de gouverneur, de expeditie, de index, het verbaal van de Staten, de comptabiliteit en het archief alsmede de militie en schutterijen. Verder fungeerden nog een aantal "mindere geëmploijeerden". ( Ten Zeldam Ganswijk, Staatsbestuur, p. 419 e.v, p. 449 e.v. In Rotterdam was bij het Commissariaat der in- en uitgaande rechten een commies werkzaam; onduidelijk is, of hij nog ambtenaren onder zich had. ) Vanaf 1841 is de griffie verdeeld in afdelingen met aan het hoofd van elke afdeling een commies. Volgens het griffie-reglement van 1859 waren zij belast met de verdeling van de werkzaamheden en het (doen) redigeren van rapporten, besluiten en brieven. Onder hen fungeerde een aantal adjunct-commiezen, belast met de redactie en het onderzoek van stukken alsmede het opmaken van staten. De klerken van de expeditie tenslotte verrichtten al het kopieerwerk van de afdelingen en het overschrijven van de notulen en brieven van Provinciale en Gedeputeerde Staten. ( Het reglement van 1859 is vastgesteld bij besluit van G.S. van 4 mei 1859 nr. 28 (in inv.nr. 3705). ) Vanaf 1903 kregen de afdelingshoofden de rang van hoofdcommies, vanaf 1913 die van referendaris en vanaf 1920 (1e en 2e afdeling) die van administrateur. Het griffie-apparaat is lang van bescheiden omvang gebleven: in 1850 waren er 39 ambtenaren, in 1915 was dit aantal tot niet meer dan 46 aangegroeid. ( J. van Viegen, 'Provinciaal bestuur van Noord- en Zuid-Holland van 1840 tot 1990', in: 150 Jaar Noord- en Zuid-Holland, p. 190. ) Pas daarna trad een snelle groei in als gevolg van de uitbreiding van het takenpakket.Afdelingen
Het is niet duidelijk of er vanaf 1817 sprake is van een aparte afdeling Militie en schutterijen; wel waren er vanaf dat jaar aparte series ingekomen stukken, agenda's en indices met deze benaming. Vanaf 1824 was ook het toezicht op de rijksbelastingen, de registratie en het kadaster aan de gouverneur opgedragen, wat in de praktijk leidde tot aparte deel-archieven. In een besluit van de gouverneur van eind 1824 is sprake van "de verschillende bureaux der provinciale griffie", die eigen registers van ingekomen stukken en indices moesten bijhouden. ( Besluit gouverneur van 31 dec. 1824 nr. 77/54 Z 57 (inv.nr. 1054). ) In 1841 werd de chef van de griffie D.J. ten Zeldam Ganswijk tot griffier benoemd. Zijn oude functie kwam te vervallen en er kwamen nu zes afdelingen, elk onder een leiding van een commies, voor respectievelijk algemene zaken (1e afdeling), militie en schutterijen (2e), directe belastingen, in- en uitgaande -rechten en accijnzen (3e), registratie (4e), gemeentelijke en provinciale comptabiliteit (5e), archiefzaken en huishoudelijke dienst (6e). ( Besluiten gouverneur van 31 aug. 1841 nr. 1982/1072 (in inv.nr. 1058) en 30 dec. 1841 nr. 1982/1612a (inv.nr. 1059); bij het laatste besluit een instructie voor het griffiepersoneel en een "Staat der Bureaux". Zie ook bijlage B. ) Toen in 1844 de belastingen en de registratie weer aan de gouverneurs werden onttrokken, vervielen de 3e en 4e afdeling. In november 1845 werd het aantal afdelingen ingekrompen tot drie, maar kwamen er naast de afdelingen een Algemeen secretariaat en een Algemeen bureau van expeditie. ( Besluit gouverneur van 20 apr. 1844 nr. 564/136 6e afd. (inv.nr. 1043) en missive van de gouverneur van 24 nov. 1845 nr. A 11456 4e afd. (inv.nr. 3003). ) Evenals voor de griffier werden voor de provinciale griffie reglementen vastgesteld. Deze regelden onder meer de verdeling van de werkzaamheden over de afdelingen en de wijze van postbehandeling. In 1856 is het uit 1845 daterende reglement herzien, waarbij een deel van de taken van de 1e afdeling overging naar de 2e en het Algemeen secretariaat (post- en archiefzaken en huishoudelijke dienst) tot 4e afdeling werd verheven. ( De herziening was ook nodig in verband met de Provinciale Wet van 1850 en art. 10 van de herziene instructie van de commissaris (inv.nr. 3613, besluit commissaris 10 nov. 1856 nr. A 10264 3e afd.). ) Al in 1859 moest het reglement worden herzien. Ingevolge het K.B. van 5 november 1858 (Stbl.76) moest in elke provincie een afdeling tot bureau van statistiek worden ingericht. In Zuid-Holland werd dat de 4e griffie-afdeling; het Algemeen secretariaat werd nu de 5e en het Bureau van expeditie de 6e afdeling. ( De 4e afdeling kreeg behalve de statistiek ook de zaken van armenzorg en de jacht en visserij te behandelen (besluit G.S. 4 mei 1859 nr. 28, in inv.nr. 3705). Zie ook het gedrukte Verslag over 1859 p. 36. ) Na een tussentijdse herziening in 1868 is in het reglement van 1873 door samenvoeging van de afdelingen 5 en 6 het aantal griffie afdelingen weer op vijf gebracht, welk aantal tot 1929 ongewijzigd bleef. ( De reglementswijziging van 1868: zie notulen G.S. 24 maart 1868 nr. 20 (inv.nr. 204); hierbij werd het takenpakket van de 4e afdeling ten dele overgeheveld naar een 5e afdeling (wat voor de archiefvorming overigens geen gevolgen had, omdat alle stukken werden ingeschreven in agenda's van de 4e afdeling). Het gedrukte reglement van 1873 is vastgesteld op 21 jan. 1873 en beoogde tevens een vermindering van personeel (zie ook de notulen G.S. van l okt. 1872). Eind 1929 werd een deel van het takenpakket van de 3e afdeling opgedragen aan de 6e afdeling. ) De verdeling van het takenpakket over de afdelingen doet nogal grillig aan en deze werd in de loop der jaren meermalen gewijzigd en uitgebreid (zie Bijlage B). Huisvesting
De griffie van Zuid-Holland was van 1814 tot 1823 gehuisvest in het voormalige logement van Haarlem aan de Korte Vijverberg. In 1823 betrok men het pand, dat later aangeduid zou worden met Korte Voorhout 9. In 1825 werd dit pand door het rijk aangekocht en ten behoeve van de provincie verbouwd, hoewel er geen aparte Statenzaal kwam. De Staten bleven aan het Binnenhof vergaderen. In 1907 werd het gebouw met een tweede etage uitgebreid. In dezelfde tijd kreeg de Provinciale Waterstaat een eigen huisvesting aan de Nieuwe Uitleg. In 1921 betrok de 3e afdeling in verband met ruimtegebrek het pand Koninginnegracht 16, waar men verbleef totdat in de jaren-1930 een geheel nieuw kantoorgebouw in de tuin van Korte Voorhout 9 werd betrokken. Deze nieuwe vleugel bleef gespaard bij het bombardement op het Bezuidenhout op 3 maart 1945, terwijl het voorgebouw alsmede de behuizing van de Provinciale Waterstaat aan de Nieuwe Uitleg in vlammen opgingen. ( Van der Gouw, Huisvesting, p. 15-34. )2. Taken van het bestuur
In deze paragraaf volgt een overzicht van de bemoeienissen van het provinciaal bestuur op de belangrijkste taakgebieden, waarbij niet naar volledigheid is gestreefd. Waar mogelijk is aangegeven, of een bepaalde taak door de gouverneur/commissaris dan wel Gedeputeerde Staten werd behartigd, maar een duidelijke afbakening is hier niet te maken. Tot 1850 immer kon de gouverneur aan hem gerichte stukken krachtens zijn instructie zelf afdoen dan wel overdragen aan Gedeputeerde Staten.
In het algemeen kan men stellen dat Gedeputeerde Staten zich met name bezig hielden met het bestuurlijke en financiële toezicht op gemeenten en waterschappen. Voor de periode tot 1850 bevatten de bestuursreglementen voor de steden en het platteland en voor de periode na 1850 de Gemeentewet van 1851 veel bepalingen over de bestuurlijke en financiële verhouding tussen provincie en gemeenten. Hoe de taken over de afdelingen van de griffie waren verdeeld kan blijken uit Bijlage B.
In veel zaken fungeerde het provinciaal bestuur als intermediair tussen de lokale instanties en de centrale overheid, soms met een adviserende taak, soms alleen als "brievenbus".
A. Armenzorg
Tot 1850 oefenden zowel de gouverneur als Gedeputeerde Staten een zeker toezicht uit op de plaatsing van behoeftigen in armenhuizen of in de "koloniën" van de Maatschappij van Weldadigheid. Geschillen tussen gemeenten en armbesturen of tussen gemeenten onderling over de uitkeringsplicht aan behoeftigen werden door Gedeputeerde Staten beslist. De benoeming van leden van armbesturen behoefde de goedkeuring van Gedeputeerde Staten.
Ook veel handelingen van armbesturen stonden onder toezicht van het college: zo konden verkoop en verpachting van bezittingen ("armengoederen") niet zonder toestemming van Gedeputeerde Staten plaats vinden, moesten begrotingen en rekeningen ter goedkeuring naar het college worden opgestuurd en konden de besturen alleen met machtiging van Gedeputeerde Staten gerechtelijke procedures aanspannen. ( Wet van 24 juni 1854 Stb. 100 (gewijzigd in 1886). )B. Belastingen
Het provinciaal bestuur had vooral in de eerste helft van de 19e eeuw vrij veel bemoeienis met belastingzaken. Van 1814-1819 was het college van Gedeputeerde Staten, als opvolger van de vroegere Raad van de Prefectuur, belast met de rechtspraak in belastingzaken ("judicature over de gemeene middelen"), totdat deze met ingang van 1 januari 1820 aan de gewone rechter werd opgedragen. ( K.B. van 6 sep. 1814 nr. 38 (o.a. in gedrukte notulen P.S. 20 sep. 1814 nr. 1 en 23 sep. 1814 nr. 1) en 24 dec. 1819 (Stb. 59). ) De gouverneur was van 1824-1843 belast met het toezicht op de inning van de rijksbelastingen. In de gehele periode hadden Gedeputeerde Staten beroepsrechtspraak inzake directe belastingen alsmede het toezicht over de gemeentelijke belastingen en de door waterschappen geheven polderlasten.
Rijk
Aanvankelijk bleven na 1814 veel Franse fiscale wetten van kracht. In 1821 werd het belastingstelsel herzien in de zogenaamde Grondslagenwet, die de volgende soorten belastingen kende:
Eind 1823 werd het toezicht op de inning van de rijksbelastingen opgedragen aan de gouverneurs, daarin bijgestaan door de Raad van de gouverneur (zie ook paragraaf 1). Van 1824-1843 fungeerden direct onder de gouverneur provinciale inspecteurs voor de registratie en voor de directe belastingen, terwijl voor de in- en uitvoerrechten en de accijnzen een gedelegeerd commissaris te Rotterdam was gestationeerd. In de jaren 1824-1832 werd onder leiding van een provinciale inspecteur voortvarend gewerkt aan de totstandkoming van het kadaster, dat was opgezet met het oog op de herziening van de grondbelasting. ( De inspecteur van het kadaster en zijn opvolger, de bewaarder van het kadaster, vormden aparte archieven, die geen deel uitmaakten van het archief van het provinciaal bestuur. Zie voor een uiteenzetting over de werkzaamheden aan het kadaster de inleiding op de inventarissen van die archieven. ) Alle belastingambtenaren in de provincie dienden hun correspondentie met het ministerie via de gouverneur te voeren.- Directe belastingen zoals de grondbelasting (op gebouwde en ongebouwde eigendommen), de personele belasting (naar rato van welstand) en de patentbelasting (op inkomsten uit beroep of bedrijf);
- Indirecte belastingen (en retributies): registratie-, zegel-, griffie- en hypotheekrechten alsmede het successierecht;
- Accijnzen op diverse levensbehoeften zoals op brood (gemaal), vlees (geslacht), bier, wijn, zout e.d.;
- Belasting op gouden en zilveren werken;
- In- en uitvoerrechten.
Overigens had de laatste een vrij beperkte bevoegdheid: de meeste beslissingen bleven bij de minister of de Koning. Zo had de gouverneur bij geschillen over uitleg of toepassing van belastingwetten en bij verzoeken om vrijstelling of vermindering van belasting veelal een adviserende stem en besliste de regering in Den Haag. Met ingang van 1 januari 1844 werd de taak van de gouverneur in deze beëindigd. De provinciale inspecteurs werden opgevolgd door arrondissementsdirecteuren voor de directe en indirecte belastingen, die weer direct onder het ministerie van Financiën ressorteerden.
Tegen belastingaanslagen in de directe belastingen kon men in beroep gaan bij Gedeputeerde Staten. Met name bij de heffing van de grondbelasting was het aantal beroepen aanzienlijk: men kon beroep aantekenen bij wijziging in de kohieren en vanaf 1870 ook tegen opmetingen en schattingen. ( Wetten van 22 mei 1845 (Stb. 22) en 26 mei 1870 (Stb. 82). )Gemeenten
Volgens de Grondwet van 1814 waren de gemeentelijke belastingen onderworpen aan de goedkeuring van de Staten, waaraan de grondwet van 1815 de goedkeuring van de Koning toevoegde. Als belangrijkste middel van inkomsten fungeerden de vijf opcenten op de hoofdsom van de grondbelasting en de personele belasting (beide door het rijk geïnd), zo nodig aangevuld met accijnzen en met opcenten op andere rijksbelastingen. Ook mochten retributies worden geheven zoals poort-, haven- en sluisgelden. Gemeenten met minder dan 2000 inwoners konden personele (hoofdelijke) omslagen heffen, waartoe kohieren moesten worden opgesteld. ( Al bij Soeverein Besluit van 23 dec. 1813 (Stb. 15) kwam een Reglement op het heffen van stedelijke en plaatselijke belastingen tot stand, herzien bij K.B. van 4 okt. 1816 (Stb. 54). De Wet van 17 feb. 1815 (Stb. 16) bood de mogelijkheid tegen de wijze van invordering van plaatselijke belastingen beroep aan te tekenen bij G.S.; in 1819 werd de rechterlijke macht bevoegd verklaard over dergelijke beroepen te oordelen (Koenraad, Administratief beroep, p. 34). ) De kohieren en ook de reglementen op de plaatselijke belastingen behoefden goedkeuring van Gedeputeerde Staten, bij wie belastingschuldigen in beroep konden gaan tegen afwijzing door de gemeente van hun bezwaren tegen de aanslag.
Waterschappen
Ter financiering van werken aan dijken, wegen en vaarten konden de waterschappen belastingen en retributies als tolgelden, sluisgelden e.d. opleggen aan de ingelanden. Voorstellen tot heffing van polderlasten en retributies moesten worden goedgekeurd door Gedeputeerde Staten, bij wie belastingschuldigen ook in beroep konden gaan als zij meenden te hoog te zijn aangeslagen.
C. Bestuur
De bestuursorganisatie van de provincie is in het vorige hoofdstuk al ter sprake gekomen: in deze paragraaf gaat het om de bemoeienis van de provincie met de gemeenten en de waterschappen.
1814-1850:
In deze periode dient onderscheid te worden gemaakt tussen steden en plattelandsgemeenten. De eerste categorie had meer bevoegdheden dan de tweede, die wel heel sterk onder het dubbele toezicht stond van rijk en provincie. Voor beide groepen golden bestuursreglementen. ( Voor de steden bij K.B. van 5 nov. 1815 nr. 57 (in Bijv. Stb. 1815 3e stuk p. 1246-1267) en K.B. van 4 jan. 1824 nr. 110 (idem 1824 1e stuk p. 1-80. Voor het platteland bij K.B. van 9 okt. 1816 (in gedrukte notulen Provinciale Staten 1817 p. 268-287) en K.B. van 23 juli 1825 nr. 132 (idem 1826 p. 353-381). Zie ook: C.W. van der Pot, 'Gemeentelijke Bestuursorganisatie'; in: Tijdschrift voor Rechtsgeschiedenis, jrg. 13 (1934), p. 261-305. )Steden
In 1815 kwam een reglement voor de steden (met uitzondering van Amsterdam) tot stand. Het stadsbestuur zou bestaan uit een raad van 10 tot 24 leden, voor het leven benoemd door stedelijke kiescolleges. Uit de raad werden drie of vier leden door de Koning tot burgemeester benoemd, op voordracht van de raad. De secretaris en de ontvanger werden door de raad zelf benoemd.
Ingevolge het herziene reglement van 1824 zou er nog maar één burgemeester zijn, naast twee tot vier wethouders en een raad van 9 tot 22 leden. De Koning benoemde burgemeesters en wethouders uit de raad, waarbij de raad het recht van nominatie verloor, evenals de benoeming van de secretaris die de Koning tot zich trok.
De rol van het provinciaal bestuur was hier bescheiden. De Staten dienden geïnformeerd te worden over de benoeming van raadsleden, moesten de instructie van de ontvanger goedkeuren, konden (sinds 1824) deze functionaris ontzetten en (ook vanaf 1824) de secretaris schorsen. Voorts dienden de Staten ervoor te waken, dat door het stadsbestuur opgestelde verordeningen niet strijdig waren met de algemene wetten.
Plattelandsgemeenten
Hier was de rol van de provincie groter. Krachtens het reglement van 1816 benoemden de Staten de raadsleden, variërend in aantal van drie tot negen, uit een door het gemeentebestuur (in heerlijkheden door de heer) opgestelde voordracht. De schout werd door de Koning benoemd. Hij werd bijgestaan door twee assessoren, op voordracht van en uit de raad benoemd door de Staten, die ook de secretaris aanstelden (op voordracht van het lokale bestuur) en de benoeming van de ontvanger moesten goedkeuren.
Het herziene reglement van 1825 wijzigde de benaming schout in burgemeester; de benoeming bleef bij de Koning. De assessoren werden nu door de gouverneur benoemd zonder voordracht door de raad, de raad zelf door de Staten, in heerlijkheden op voordracht van de heer, elders na horen van het lokale bestuur. De secretaris werd nu door de Koning benoemd en de ontvanger door de Staten, beide op voordracht van de raad en in heerlijkheden van de heer. Ook voor het platteland gold, dat de Staten moesten toezien op het al dan niet strijdig zijn van plaatselijke verordeningen met algemene wetten.
Waterschappen
Bij veel dijk- en polderbesturen geschiedde de benoeming van bestuursleden op advies van Gedeputeerde Staten door de Koning, uit een voordracht van het bestuur zelf. ( K.S. van 29 mrt. 1822 (Stb. 7). ) Ook bemoeide het college zich met het verdere functioneren van deze besturen door het goedkeuren van keuren en reglementen.1850-1945
Gemeenten
Ingevolge de Grondwet van 1848 en de Gemeentewet van 1851 verdween het onderscheid in steden en plattelandsgemeenten.
Volgens zijn in 1850 herziene instructie diende de commissaris des Konings eens in de vier jaar alle gemeenten in de provincie te bezoeken en daarover aan Gedeputeerde Staten en aan Binnenlandse Zaken verslag uit te brengen. Ten aanzien van de benoeming van burgemeesters vervulde hij een centrale rol, omdat hij de voordracht aan Binnenlandse Zaken verzorgde, zonder enige inbreng van Gedeputeerde Staten.
De gemeenten waren verplicht hun jaarlijks verslag aan Gedeputeerde Staten toe te zenden. Plaatselijke verordeningen moesten aan het college worden meegedeeld en konden, als de Staten deze strijdig achtten met de wet of het algemeen provinciaal belang, aan de Kroon ter schorsing of vernietiging worden voorgelegd. Particulieren konden bij veel besluiten van de gemeentebesturen in beroep gaan bij Gedeputeerde Staten.
Bij verkiezingen voor de gemeenteraden verdeelden Gedeputeerde Staten de gemeenten in kiesdistricten. Zij speelden een rol bij schorsing, ontslag en salariëring van bepaalde gemeentelijke functionarissen. Geschillen tussen gemeentebesturen werden in eerste instantie voorgelegd aan Gedeputeerde Staten, die ook het initiatief namen tot vereniging of splitsing van gemeenten. Op grond van de Archiefwet had de provincie het toezicht op de zorg van de gemeenten voor hun archieven. ( Archiefwet 1918 (Stb. 378) art. 16-18. Ook vóór 1918 had het provinciaal bestuur al enige bemoeienis met de archieven van de lagere overheden. )Waterschappen
Ter verbetering van het dijkbeheer hebben Gedeputeerde Staten nieuwe waterschappen opgericht. Een belangrijke taak van de Staten bleef de reglementering van de waterschappen, vooral na de totstandkoming in 1856 van het algemeen waterschapsreglement, en het goedkeuren van door de waterschappen uitgevaardigde keuren. Het college verleende ook vergunning voor verveningen.
D. Financiën en eigendommen
Provincie
De Grondwet van 1815 bepaalde, dat de kosten van de provinciale bestuursorganisatie ten laste van de staatsbegroting zouden komen. Uit vrees voor herleving van de gewestelijke soevereiniteit werd de provincies een eigen financiële huishouding ontzegd. Alleen voor aanleg en onderhoud van bepaalde openbare werken mocht de provincie de baten aanwenden ter dekking van de kosten. ( Grondwet 1815 art. 150 en 219. ) Nadat in 1819 enige waterstaatswerken door het rijk aan de provincies waren overgedragen, bleken de inkomsten al gauw niet toereikend. In 1821 kregen de provincies de beschikking over de opbrengst van zes opcenten over de grond- en personele belasting. Daarmee moesten ook bekostigd worden bepaalde voorzieningen op het terrein van de armenzorg en het onderwijs. Ook in 1821 kreeg de provincie de bevoegdheid leningen af te sluiten.
Vanaf 1823 waren er twee provinciale begrotingen: een huishoudelijke die onderdeel uitmaakte van de rijksbegroting en waarop de kosten van het bestuursapparaat stonden, en een algemene provinciale begroting, waarvan de uitgaven voor openbare werken het leeuwendeel vormden. Beide begrotingen behoefden de goedkeuring van de Koning, terwijl de administrateur van 's-rijks schatkist het geldelijk beheer voerde en alle uitgaven, althans vóór 1834, vooraf het fiat van de Algemene Rekenkamer nodig hadden. In 1826 werd een vast model voorgeschreven voor de provinciale begroting. ( Koeken, Provinciale financiewezen, p. 147 e.v. ) De Grondwet van 1848 bleef onderscheid maken tussen een begroting van "bestuurskosten" die door het rijk werden betaald (zoals het salaris van de commissaris, de gebouwen e.d.) en de "enkel provinciale en huishoudelijke uitgaven". Vanaf 1887 is alleen sprake van een provinciale begroting. Begroting en rekening moesten door de Kroon worden goedgekeurd. Inkomsten kwamen voor de provincie vooral uit opcenten op sommige rijksbelastingen zoals de grondbelasting en de personele belasting, voorts uit tol-, brug- en sluisgelden en uit leges. De uitgaven van de provincies bleven tot in de 20e eeuw vrij beperkt.
Gemeenten
Het toezicht op de financiën van de gemeenten werd vooral door Gedeputeerde Staten uitgeoefend. In de gehele periode 1814-1945 behoefden de gemeentelijke begrotingen en rekeningen hun goedkeuring.
1814-1850:
In deze jaren was de bemoeienis met het platteland intensiever dan met de steden. De plattelandsbesturen mochten, behoudens in spoedgevallen, geen onvoorziene uitgaven doen zonder toestemming van het college. Sinds 1815 was een model van een begroting voorgeschreven, hoewel de Grondwet van 1814 de plaatselijke besturen de vrije beschikking gaf over hun huishoudelijke belangen. ( K.B. van 31 jan. 1815 (Stb. 9). Vgl. ook Koeken, Stads- en plattelandsbestuur, p. 320 e.v. ) Voor aankoop, verkoop, ruil en vervreemding van gemeentelijke eigendommen en het aangaan van leningen was de goedkeuring nodig van de Koning, na advies van de Staten. De steden konden zelf beslissen over verhuur en verpachting, maar de plattelandsbesturen waren hier afhankelijk van de instemming van Gedeputeerde Staten. De ontvangers ten plattelande werden door de Staten benoemd en zonodig ontheven, geschorst of ontslagen; in de steden konden de ontvangers alleen worden ontzet.
1850-1945:
In deze periode werd geen onderscheid gemaakt tussen steden en plattelandsgemeenten. Alle gemeentebesturen hadden nu voor niet-begrote uitgaven machtiging nodig van Gedeputeerde Staten evenals voor besluiten van inzake gemeentelijke eigendommen. Hun inkomsten verkregen de gemeenten vooral uit opcenten op sommige rijksbelastingen en, als deze de uitgaven niet konden dekken, uit hoofdelijke omslagen. ( Gemeentewet van 1851 (Stb. 85) art. 240,243-245. )Waterschappen
Provinciale Staten hadden ingevolge het K.B. van 17 december 1819 nr. 1 het toezicht over werken van dijk- en polderbesturen die zee- of rivierwaterkerende dijken en sluizen beheerden. Deze besturen dienden aan de Staten jaarlijks een opgave te zenden van de beraamde gewone onderhoudswerkzaamheden (voor buitengewone herstelwerken en nieuwe werken was toestemming van de Koning nodig). De Grondwet van 1815 had de Staten al het toezicht gegeven over de werken aan dijken, wegen en vaarten van de overige dijk- en polderbesturen. De financiering van de werken geschiedde soms met subsidie van rijk en/of provincie, maar moest gewoonlijk plaats vinden uit de polderlasten en uit retributies als tol- en sluisgelden.
E. Gezondheidszorg
De toezichthoudende taak werd op dit terrein tot 1865 primair uitgeoefend door de provinciale commissies van "geneeskundig onderzoek en toevoorzicht", in sommige steden bijgestaan door plaatselijke commissies. ( Voor de taken van de commissies zie het artikel van J.Th. Planten in: Medisch Contact, jrg. 35 (1980) nr. 27. ) In Zuid-Holland fungeerden twee provinciale commissies en wel te 's-Gravenhage en te Dordrecht. Gedeputeerde Staten adviseerden de Koning bij benoemingen van leden van de commissies, die regelmatig aan het college rapporteerden en voorstellen indienden, onder meer voor geneeskundige verordeningen. Voor de aanstelling van artsen en vroedvrouwen in gemeentedienst, het uitvaardigen van plaatselijke geneeskundige verordeningen en de aanleg van begraafplaatsen was de goedkeuring van de gedeputeerden nodig. Voor 1850 was de gouverneur als intermediair tussen centrale overheid, provinciale commissie en derden betrokken bij kwesties als oprichting van ziekenhuizen en afleggen van geneeskundige examens.
Na 1865 werd het staatstoezicht op de gezondheid meer gecentraliseerd. Daarnaast werden in grotere gemeenten geneeskundige commissies ingesteld die adviseerden aan het provinciaal bestuur. Gedeputeerde Staten benoemden, schorsten en ontsloegen de leden van deze plaatselijke commissies. ( Gezondheidswet van 1 juni 1865 (Stb. 60), gewijzigd wetten van 21 juni 1901 (Stb. 157), 27 nov. 1919 (Stb. 784) en 14 dec. 1933 (Stb. 687). ) Ingevolge de begraafwet van 1869 speelde het college een rol bij de aanleg van begraafplaatsen: zo kon het gemeenten ontheffing verlenen van de verplichting tenminste één algemene begraafplaats aan te leggen. Gedeputeerden adviseerden voorts de Kroon over de oprichting of opheffing van krankzinnigengestichten. ( Wet van 27 apr. 1887 (Stb. 96). ) Vanaf 1919 gaven de Warenwet en de Vleeskeuringwet aan Gedeputeerde Staten bemoeienis ten aanzien van verordeningen op gemeentelijke keuringsdiensten. ( Wetten van 25 juli 1919 (Stb. 524) en 19 sep. 1919 (Stb. 581). )F. Handel en nijverheid
De provincie had enige bemoeienis met de prijzen van levensmiddelen, onder meer op grond van de "broodzetting". ( Het K.B. van 25 jan. 1826 (Stb. 5) regelde de broodzetting: G.S. ontwierpen een tarief voor de vaste grondslag, ter inzending naar Binnenlandse Zaken; de gemeenten dienden aan G.S. periodiek verslag uit te brengen over de broodprijs en de kwaliteit. In 1854 (Stb. 68) zou de broodzetting weer een gemeentelijke zaak worden. ) Voor 1850 verstrekte de gouverneur vergunningen voor de oprichting van neringen en tapperijen die goederen verkochten waarop accijns werd geheven. Aanvragen voor vergunningen van markten moesten aan Gedeputeerde Staten worden gericht, al besliste (vóór 1850) de centrale overheid. Ook oefenden de gedeputeerden algemeen toezicht uit op het ijkwezen. Bij subsidieaanvragen van bedrijven fungeerde de gouverneur tot 1850 als "doorgeefluik" tussen plaatselijke besturen en het betrokken ministerie. Voor de plaatsing van stoomwerktuigen in fabrieken en op vaartuigen moest aangifte worden gedaan bij de gouverneur, waarna de centrale overheid de benodigde vergunning via de gouverneur aan belanghebbende verstrekte.
Vergunningen voor de oprichting van fabrieken en industriemolens of voor ingrijpende wijzigingen in de inrichting daarvan werden soms door de Koning afgegeven (bij gevaarlijke producten als gas, buskruit, wapens), soms door Gedeputeerde Staten en de lokale autoriteiten. Omwonenden of andere belanghebbenden konden tot 1875 bezwaren indienen bij de instantie die de vergunning uitgaf en, bij negatieve beschikking, reclameren bij de naast hogere autoriteit. Tot 1875 behandelden Gedeputeerde Staten dus beroepszaken van door de gemeenten verleende vergunningen. Na dat jaar werden vrijwel alle vergunningen door de gemeenten verleend en was beroep mogelijk op de Kroon (Raad van State), die Gedeputeerde Staten om advies vroeg. ( K.B. van 31 jan. 1824 (Stb. 19). Zie ook: Koenraad, Administratief beroep, p. 93 e.v. en F.F.J.M. Geraedts, De Hinderwetbescheiden 1811-1952 (Broncommentaren IX, Stichting Archief Publicaties, Hilversum 1990). )G. Justitie
In Zuid-Holland fungeerden naast het in Den Haag gevestigde Hof van Assisen (vanaf 1838 het Gerechtshof) tot 1877 een zestal rechtbanken in de hoofdplaatsen van de arrondissementen (Brielle, Dordrecht, Gorinchem, Den Haag, Leiden en Rotterdam) en een groter aantal vrede- en politiegerechten (vanaf 1838 kantongerechten). In 1877 en 1933 werd het aantal rechtbanken en kantongerechten ingekrompen. Bepaalde justitiekosten werden uit provinciale fondsen betaald. In gevallen waarin plaatselijke besturen wegens administratieve handelingen voor de rechter werden gedaagd, kon de gouverneur (tussen 1822 en 1844) na advies van Gedeputeerde Staten deze zaken aan de rechtbank onttrekken.
Volgens zijn instructie (artikel 25) had de gouverneur een zeker toezicht op de gevangenissen. In de praktijk fungeerde hij tot 1886 als intermediair tussen het ministerie en de gevangenisbesturen over zaken als de verzorging van gedetineerden, benoeming en ontslag van personeel en bevoorrading van gevangenissen. Over onderhoudswerkzaamheden aan gevangenissen, voor zover ten laste van de provincie, beslisten Gedeputeerde Staten.
H. Kerkelijke zaken
Veel financiële handelingen van kerkgenootschappen stonden onder toezicht van het college van Gedeputeerde Staten: hun goedkeuring of advies was nodig bij zaken als aan- en verkoop van goederen, bouw en onderhoud van kerkgebouwen, aangaan van geldleningen en aanvaarding van legaten.
Bij de Hervormde Kerk vigeerde het Provinciale Reglement op de administratie der kerkelijke fondsen, waarbij een provinciaal college onder voorzitterschap van de gouverneur namens de Koning het toezicht uitoefende op het beheer van de kerkelijke goederen. Ook een gedeputeerde had zitting in het college. ( Het reglement voor de commissie in Zuid-Holland in: Bijv. Stb. 1819 1e stuk p. 613-634. Het archief van de commissie berust in het Nationaal Archief. ) Als intermediair tussen de departementen van Eredienst en de kerkgenootschappen had de gouverneur bemoeienis met de beroeping van predikanten.I. Landbouw, veeteelt, jacht en visserij
De provinciale commissie van landbouw (-1851) leverde tweemaal per jaar bij Gedeputeerde Staten een verslag in over de toestand van de landbouw. ( Zie over de commissies van Landbouw: J.M.G.van der Poel, Heren en Boeren. een studie over de Commissiën van Landbouw 1805-1851, Wageningen 1949. Het archief van de Zuidhollandse commissie berust in het Nationaal Archief. ) Gedeputeerde Staten benoemden de leden van de colleges voor de Grote en Kleine visserij en onderzochten de rekeningen van beide colleges, die in 1857 werden opgeheven. Verder was het de taak van de gedeputeerden elk jaar het jacht- en visseizoen vast te stellen. De commissaris was belast met de uitgifte van jacht- en visakten. Vergunningen voor verveningen moesten bij gedeputeerden worden aangevraagd, die hierover advies uitbrachten aan de Koning. Over de uitvoering van de verveningen oefende het college toezicht uit.J. Militaire zaken
Met het staande leger had het provinciaal bestuur geen bemoeienis, wel met de nationale militie en de schutterijen die als ondersteuning dienden van het leger, terwijl de schutterij ook bij ordeverstoring kon worden ingezet.
Inzake de militie bepaalde de wet van 8 januari 1817, die tot 1861 globaal ongewijzigd bleef, dat Gedeputeerde Staten zouden beslissen over reclamaties tegen uitspraken van militieraden inzake verzoeken om vrijstelling of plaatsvervanging. ( Wet van 8 jan. 1817 (Stb. 1). Koenraad, Administratief beroep, p. 117 e.v. ) Het college oordeelde verder over de gegrondheid van de redenen van niet-opkomen van miliciens. Gevallen van desertie moesten aan de gouverneur worden gemeld. Na 1861 bepaalden Gedeputeerde Staten de contingenten die elke gemeente moest leveren in de Nationale Militie. Bij het college konden ook bezwaren worden ingebracht tegen de loting en tegen uitspraken van de militieraad inzake vrijstelling of uitsluiting. ( Wet van 19 aug. 1861 (Stb. 72). ) De begrotingen en rekeningen van de schutterijen moesten door Gedeputeerde Staten worden goedgekeurd. Tevens beslisten zij over reclames tegen besluiten van plaatselijke commissies over vrijstelling of uitsluiting en tegen vonnissen van de schuttersraden. ( Wet van 27 feb. 1815 (Stb. 20) art. 15 en Wet van 11 apr. 1827 (Stb. 17) art. IS, 16 en 65. Vgl. ook Koenraad, Administratief beroep, p. 211-212. ) Tenslotte was toestemming van of kennisgeving aan de gouverneur vereist bij zaken als vervoer van buskruit, aanvragen om ammunitie en verplaatsing van garnizoenen.K. Onderwijs
In elke provincie fungeerde tot 1857 een provinciale commissie van Onderwijs die toezicht uitoefende op het lager en middelbaar onderwijs. Van 1820 tot 1842 was de gouverneur voorzitter van de commissie, daarna een gedeputeerde. De leden, allen schoolopzieners, werden vanaf 1829 op advies van Gedeputeerde Staten benoemd. ( J. de Jong, Inventaris van het archief van het Rijksschooltoezicht in Zuid-Holland, 's-Gravenhage 1983, p. Xll-XIV. Het archief van de provinciale commissie berust in het Nationaal Archief. ) De gouverneur besliste over de admissie van de meeste onderwijzers; vanaf 1842 ging het meer algemene toezicht van de gouverneur over op Gedeputeerde Staten. In plattelandsgemeenten was toestemming van de gedeputeerden vereist voor de oprichting van scholen; in de steden konden de stadsbesturen zelf beslissen. Voor bouw en onderhoud en aan- en verkoop van schoolgebouwen en onderwijzerswoningen moesten de plaatselijke besturen toestemming hebben van Gedeputeerde Staten, die ook beslisten over plaatselijke schoolreglementen. Aan de bouw van scholen verleende de provincie soms subsidie.
Na 1878 konden Gedeputeerde Staten last geven tot uitbreiding van het aantal scholen in een gemeente dan wel tot sluiting van scholen voor bepaalde tijd alsmede vrijstelling van de verplichting tot het geven van onderwijs in bepaalde vakken. Ook had het college bemoeienis met salariëring, schorsing en ontslag van onderwijzers. Het adviseerde inzake het verlenen van rijksbijdragen aan gemeenten. Tenslotte was beroep op Gedeputeerde Staten mogelijk bij afkeuring van schoollokalen door de onderwijsinspectie. ( Wet van 17 aug. 1878 (Stb. 127). )L. Openbare orde en veiligheid
De handhaving van orde en veiligheid was tot 1850 in het bijzonder aan de gouverneur opgedragen. Artikel 29 van zijn instructie uit 1820 machtigde hem zo nodig de marechaussee en de schutterijen in te zetten, zo mogelijk in overleg met de lokale besturen. In geval van ernstig oproer kon hij ook een beroep doen op het staande leger, na een schriftelijke vordering bij de hoogste militaire commandant in de provincie.
In plattelandsgemeenten werden de veldwachters door de gouverneur benoemd. Over bijzondere voorvallen zoals rampen en besmettelijke ziekten, dienden de plaatselijke besturen hem onverwijld te informeren. De gouverneur zelf rapporteerde periodiek over de "publieke geest" aan de Koning en de ministers van Binnenlandse zaken en Justitie. ( Deze rapporten en andere stukken betreffende de openbare orde, berusten in het archief van het Kabinet van de gouverneur. Vgl. A.J.C. Rüter, Rapporten van de Gouverneurs in de Provinciën, 3 delen, Utrecht 1941-1950. ) Ook na 1850 bleef de handhaving van de openbare orde in het bijzonder aan de commissaris opgedragen. Hij behield de bevoegdheid de nodige bevelen te geven aan de marechaussee en de schutterijen; bij de laatste categorie zo veel mogelijk in overleg met de burgemeesters. De commissaris benoemde voorts de officieren van de schutterij en de veldwachters en werd gehoord bij de benoeming van leden van de rechterlijke macht. Zie voor de rol van de provincie bij de uitvoering van de Hinderwet onder Handel en nijverheid.
M. Verkeer en vervoer
Verzoeken voor het openen van beurt- en veerdiensten en postwagendiensten, om heffing van havengelden, jaaggelden, tolgelden en andere retributies op het verkeer moesten worden voorgelegd aan Gedeputeerde Staten, die in deze een beslissende of adviserende stem hadden.
Vanaf 1898 was de commissaris belast met het verlenen van vergunningen voor uitwegen en voor objecten op of langs rijkswegen en vanaf 1905 met de afgifte van nummerbewijzen voor auto's en van rijbewijzen. ( Rijksverkeersreglement van 1898 (Stb. 25) resp. Motor- en rijwielwet van 1905 (Stb. 69). De nummerbewijzen 1906-1950 zijn in 1994 overgedragen aan het Rijksarchief in Zuid-Holland; de registers van afgifte van rijbewijzen 1905-1980 zijn in 1994 vernietigd. ) De rol van de provincie ten aanzien van de wegen beperkte zich lange tijd tot toezicht op de aanleg door gemeenten en waterschappen en soms het verlenen van subsidie. In 1926 werden de provincies verplicht een provinciaal wegenplan op te stellen, dat in Zuid-Holland in 1927 gereed kwam. ( Motorrijtuigenbelastingwet van 1926 (Stb. 464). ) Ter verbetering van de bereikbaarheid van het platteland verleende de provincie voorschotten voor de aanleg van tramwegen. Met de verbetering van de scheepvaartwegen was de provincie al in de 19e eeuw actief. Het rapport van de griffier mr. F.H.J. Tavenraat uit 1881 over de feitelijke en rechtstoestand der vaarten stond aan de basis van veel voorstellen van Gedeputeerde Staten tot verbetering van de scheepvaartverbindingen. ( Gedrukte notulen P.S. najaarszitting 1881, bijlage 26. )N. Volkshuisvesting en ruimtelijke ordening
Op grond van de Onteigeningswet van 1851 konden bij Gedeputeerde Staten bezwaren worden ingediend tegen gemeentelijke onteigeningsbesluiten; in bepaalde gevallen konden gedeputeerden ook zelf onteigening bevelen. ( Wet van 28 aug. 1851 (Stb. 125). ) Een meer actieve rol ging de provincie spelen na de Woningwet van 1901, die bepaalde dat voorschriften van de gemeenteraad inzake de bouw van woningen de goedkeuring behoefden van Gedeputeerde Staten en dat grotere gemeenten een uitbreidingsplan moesten opstellen en aan gedeputeerden ter goedkeuring voorleggen. ( Woningwet van 22 juni 1901 (Stb. 158), nadien meermalen gewijzigd. ) Een in 1931 tot stand gekomen wijziging in de Woningwet gaf Gedeputeerde Staten bevoegdheden ten aanzien van streekplannen, wat in 1944 zou leiden tot de oprichting van de Provinciale Planologische Dienst.O. Waterstaat
De Grondwet van 1815 (artikelen 150 en 219) bood de provincies de mogelijkheid openbare werken in beheer te krijgen. Bij K.B. van 17 december 1819 nr.1 werden door het Rijk aan de provincie Zuid-Holland in beheer overgedragen haven- en dijkwerken in en bij Goedereede alsmede het rijksaandeel in de duinbeplanting in Delfland. Veel stelde dit niet voor, want alle belangrijke waterstaatsobjecten, zoals de rivierwerken en de grote wegen, bleef Rijkswaterstaat zelf beheren. Voor het beheer van de overgedragen werken moest de provincie tegen vergoeding ingenieurs van Rijkswaterstaat inschakelen. Op Goedereede had de provincie vanouds een eigen opzichter. ( J.L. van der Gouw, 'De voorgeschiedenis van de dienst van de Provinciale Waterstaat' in: Honderd jaar Provinciale Waterstaat in Zuid-Holland, 's-Gravenhage 1975, p. 9-42. ) Het bovengenoemde K.B. van 1819 gaf de Staten ook het toezicht over werken van dijk- en polderbesturen die zee- of rivierwaterkerende dijken, sluizen e.d. beheerden. De Grondwet van 1815 had de Staten al het toezicht gegeven over de werken aan dijken, wegen en vaarten van de overige dijk- en polderbesturen. In 1876 werden de in 1819 aan de provincie overgedragen rijkswerken weer teruggenomen door Rijkswaterstaat. Voor de beheerstechnische taken had de provincie steeds gebruik gemaakt van ingenieurs van de Rijkswaterstaat, totdat in 1875 een eigen Provinciale Waterstaatsdienst werd opgericht. Geleidelijk aan kreeg deze dienst meer eigen werken in beheer. Via de Provinciale Waterstaat oefenden Gedeputeerde Staten voortaan het technische toezicht uit op waterstaatswerken van dijk- en polderbesturen. Ter verbetering van het dijkbeheer hebben de Staten ook nieuwe waterschappen opgericht. Gedeputeerde Staten verleenden ook vergunning voor verveningen.A. Lijst van functionarissen
a. Gouverneurs/ Commissarissen des Konings
| Datum | Gebeurtenis |
|---|---|
| 1814-1817 | Mr.F.A.van Leijden van Westbarendrecht |
| 1817-1844 | Mr.A.F.J.A. graaf van der Duyn van Maasdam |
| 1844-1847 | Mr.J.A.van der Heim van Duyvendijke |
| 1848 | Jhr.L.R. Gevaerts (waarnemend) |
| 1848-1853 | Mr.E.J.A. graaf van Bylandt |
| 1853-1862 | Jhr.mr.J.A. ridder van der Heim van Duyvendijke |
| 1862-1871 | Mr.J. Loudon |
| 1871-1900 | Mr.C. Fock |
| 1900-1911 | Mr.J.G. Patijn |
| 1911-1928 | E.C.baron Sweerts de Landas Wyborgh |
| 1928-1942 | Jhr.mr.dr.H.A. van Karnebeek |
| 1942-1945 | Mr.E.J.M.H. Bolsius (tijdelijk) |
b. Gedeputeerde Staten
Bij gedeputeerden 1814-1850: LS = Landelijke Stand, RI = Ridderschap ST = Steden
| Datum | Gebeurtenis |
|---|---|
| 1814-1815 LS | Mr.F.W. Boers |
| 1814-1817 LS | B.M.J. van der Staal van Schakenbosch |
| 1814-1818 RI | H. Collot d'Escury van Heinenoord |
| 1814-1818 LS | Mr.J.H. de Lange |
| 1814-1819 ST | Mr.P Hoyer van Brakel |
| 1814-1821 LS | Jhr.W.G.J. van Boetzelaer |
| 1814-1826 ST | Mr.D. van Horbag |
| 1814-1827 ST | Jhr.mr.J.D. baron van Slingelandt |
| 1814-1849 ST | Jhr.L.R. Gevaerts |
| 1816-1839 LS | Jhr.mr.D.C. Gevers van Endegeest |
| 1817-1820 RI | Jhr.A.van Rhemen tot Rhemenshuizen |
| 1818-1819, 1822-1825 RI | Bylandt, jhr.J.C. graaf van |
| 1818-1827 LS | J.van Hees van Berkel |
| 1819-1822, 1826-1846 ST | Mr.P.F. Hubrecht |
| 1819-1849 ST | Jhr.J. Quarles van Ufford |
| 1820-1840 RI | Jhr.W.A.W. graaf van Limburg Stirum Noordwijk |
| 1821-1825, 1827-1834 LS | Jhr.R. baron Collot d'Escury |
| 1827-1838 ST | M.A. Wijnaendts |
| 1838-1845 ST | Mr.J. van Dam van Noordeloos |
| 1840-1846 RI | Caan, jhr.mr.H.J. |
| 1842-1850 LS | Mr.H.C.J. Hoog |
| 1846-1849 RI | Groeninx van Zoelen. jhr.mr.R.F. |
| 1842-1866 LS | Jhr.A.L. van Heteren Gevers |
| 1845-1865 ST | D. van Koetsveld |
| 1846-1879 ST | E.H. baron Rengers van Warmenhuizen |
| 1849-1850 RI | Mr.A. baron Mackay |
| 1834-1842, 1849-1865 LS | Mr.C.B. Nederburgh |
| 1849-1873 ST | Jhr.mr.J.L.C. van den Berch van Heemstede |
| 1850-1872 | R.J.C. Metelerkamp |
| 1865-1874 | Jhr.mr.A.J. van der Heim |
| 1865-1883 | Mr.C. van Vollenhoven |
| 1866-1873 | Mr.H.F. baron van Zuylen van Nijevelt |
| 1872-1888 | Mr.C.W. Hubrecht |
| 1873-1880 | Jhr.mr.H.A. Steengracht van Duivenvoorde |
| 1873-1899 | Jhr.mr.H.A.C. de Bassecour Caan |
| 1874-1876 | Mr.H.C. Verniers van der Loeff |
| 1876-1901 | Mr.P.L.F. Blussé |
| 1879-1905 | Mr.G.J. Goekoop |
| 1880-1897 | Mr.C.A. van der Kemp |
| 1883-1901 | Mr.C.J.E. graaf van Bijlandt |
| 1888-1901 | Mr.D.van Weel |
| 1898-1901 | Mr.A.C. Crena de Jongh |
| 1899-1901 | P.C. Evers |
| 1901-1904 | J.D. baron van Wassenaer van Rosande |
| 1901-1907 | J.J. Duijnstee |
| 1901-1911 | J. Krap |
| 1901-1912 | H.A.C.M.I. IJzermans |
| 1901-1919 | Mr.H.A. van de Velde |
| 1904-1908 | N.D. Kemink |
| 1906-1907 | H.J. Versteeg |
| 1907-1926 | Mr.J. Limburg |
| 1907-1939 | Jhr.mr.L.E.M. von Fisenne |
| 1908-1920 | Jhr.mr.D.J. de Geer |
| 1911-1916 | H.Ch. Vegtel |
| 1912-1913 | A.C.A. Nolet |
| 1913-1924 | Mr.M.C.J.M. Kolkman |
| 1916-1927 | H.de Wilde |
| 1919-1925 | Mr.V.H. Rutgers |
| 1920-1925 | Mr.J. Schokking |
| 1924-1933 | H.J. Borghols |
| 1925-1937 | H.van Boeijen |
| 1925-1946 | Th. Heukels |
| 1926-1932 | J.H.A. Schaper |
| 1927-1931 | Mr.A.C. Crena de Iongh |
| 1931-1938 | Mr.J.D. Verbroek |
| 1932-1946 | P.de Bruin |
| 1933-1952 | Mr.E.J.H.M. Bolsius |
| 1937-1958 | Mr.J.J.R. Schmal |
| 1938-1945 | C.J. Roos |
| 1939-1945 | Mr.dr.T.J. Verschuur |
c. Griffiers
| Datum | Gebeurtenis |
|---|---|
| 1814-1841 | Mr.J. van der Sleyden |
| 1841-1845 | D.J.ten Zeldam Ganswijk |
| 1845-1872 | V.A. Just de la Paisières |
| 1872-1878 | Jhr.mr.J. Röell |
| 1878-1913 | Mr.F.H.J. Tavenraat |
| 1913-1921 | Mr.S.J.R. de Monchy |
| 1921-1945 | Jhr.mr.B.W.Th. Sandberg |
d. Chefs Algemene Secretarie
| Datum | Gebeurtenis |
|---|---|
| 1814-1817 | Mr.A.H. Hartevelt |
| 1818-1841 | D.J.ten Zeldam Ganswijk |
e. Hoofdingenieurs Provinciale Waterstaat
| Datum | Gebeurtenis |
|---|---|
| 1875-1908 | Ir.J. van der Vegt |
| 1908-1927 | Ir.J.M.W. van Elzelingen |
| 1928-1952 | Ir.L.T. van der Wal |
B. Taakverdeling Griffie-afdelingen
Periode 1814 - 1841:
- Algemeen secretariaat (alle onderwerpen niet behandeld door andere afdelingen), 1814-1841
- Afdeling militie en schutterijen, 1817-1823, 1825-1841
- Afdeling directe belastingen, in- en uitgaande rechten en accijnzen, 1824-1841
- Afdeling registratie, kadaster en loterijen, 1824-1841
Periode 1841 - 1844:
- 1e Afdeling: algemene zaken (alle onderwerpen niet behandeld door andere afdelingen)
- 2e Afdeling: militaire zaken
- 3e Afdeling: directe belastingen, in/uitgaande rechten, accijnzen
- 4e Afdeling: registratie, kadaster en loterijen
- 5e Afdeling: provinciale en gemeentelijke financiën
- 6e Afdeling: inwendig beheer van de griffie
Periode 1844 - apr.1845:
- 1e Afdeling: idem als 1841-1844
- 2e Afdeling: idem als 1841-1844
- 3e Afdeling: provinciale en gemeentelijke financiën; rijksbelastingen
- 4e Afdeling: inwendig beheer van de griffie
Periode mei 1845 - 1900:
Vanaf 1845 gebaseerd op reglementen voor de griffie, vanaf 1890 op de Provinciale Almanak. De trefwoorden in de indices op de agenda's wijken hier soms van af; sommige onderwerpen komen alleen voor in de indices commissaris, andere alleen in die van Gedeputeerde Staten.
| archieven | vanaf 1873: 4 |
| armwezen | 1, vanaf 1859: 4 |
| belastingen | 3 |
| erediensten | zie: kerkgenootschappen |
| financiën | |
| - gemeentelijke | 3 |
| - provinciale | 3 |
| gemeentebesturen | 1 |
| gemeenteverordeningen | 1 |
| geneeskundige dienst | 1, vanaf 1856: 2 |
| gevangenissen | 1, vanaf 1856: 2 |
| handel | 1 |
| jacht- en visserij | 4 |
| justitie | 1, vanaf 1856: 2, vanaf 1873: 4 |
| kerkgenootschappen | 1, vanaf 1856: 2 |
| keuren van waterschappen | 1 |
| kieswet/verkiezingen | 1, vanaf 1856: 1 en 3 |
| kadaster | 3 |
| krankzinnigenzorg | 1, vanaf 1859: 4 |
| kunsten | 1 |
| landbouw en veeteelt | 1, vanaf 1873: 2 |
| loterijen | 3 |
| markten en kermissen | 1, vanaf 1856: 2 en 4, vanaf 1873: 4 |
| militie, nationale | 2 |
| nijverheid | 1 |
| onderwijs | 1 |
| onteigeningen | 1, vanaf 1873: 1 en 2 |
| personeel provincie | 3 |
| politie | 1, vanaf 1856: 2, vanaf 1873: 4 |
| posterijen | 3, vanaf 1873: 1 |
| schutterijen | 2 |
| spoor- en tramwegen | 1 |
| statistiek | 1(?), vanaf 1859: 4 |
| strandvonderij | 1, vanaf 1856: 2, vanaf 1873: 4 |
| subsidies (rijk + provincie) | 1 |
| veren | 1, vanaf 1856: 3, vanaf 1873: 1 |
| vervoer, middelen van | 3, vanaf 1873: 1 en 2 |
| waterschapsbesturen | 1 |
| waterstaat | 1 |
| wegen | 1 |
| wetenschappen | 1 |
| ijk van maten/gewichten | 1, vanaf 1856: 2, vanaf 1873: 4 |
Periode 1901-1945
Zie voor toelichting de opmering bij de periode 1845-1900.
| arbeidswet | 1 |
| archieven | 4 |
| armenzorg | 4 |
| belastingen, rijks- en gemeentelijke | 3, vanaf 1930: 6 |
| collectes, loterijen | 4 |
| drankwet | 2, vanaf 1932: 4 |
| drinkwatervoorziening | vanaf 1932: 2 |
| erediensten | zie: kerkgenootschappen |
| financiën/eigendommen | |
| - gemeentelijke | 3, van 1929-1932: 3 en 6 |
| - provinciale | 3, van 1929-1932: 6, vanaf 1933: 2 |
| - waterschappen | zie: waterschappen |
| gas- en electriciteit | vanaf 1932: 2 |
| gemeentebesturen | 1 |
| gemeenteverordeningen | 2 |
| geneeskundige dienst | 2, vanaf 1931: 4 |
| hinderwet | 1 |
| jacht- en visserij | 4 |
| justitie | 4, vanaf 1933: kabinet |
| kerkgenootschappen | 2, vanaf 1933: kabinet |
| kieswet/verkiezingen | 1 en 3 |
| kadaster | 3 (-1930) |
| krankzinnigenzorg | 4 |
| landarbeiderswet | vanaf 1918: 1 |
| landbouw en veeteelt | 2 |
| markten en kermissen | 4 |
| militie/dienstplicht | 2 (-1930) |
| motor- en rijwielwet | 1, vanaf 1929: 2 |
| nijverheid | 1 (-1930) |
| onderwijs | 1, vanaf 1906: 4 |
| ongevallenwet | 1 |
| onteigeningen | 1, vanaf 1910 ook 3 |
| personeel provincie | 3, van 1929-1932: 6, vanaf 1933: 2 |
| politie | 4 |
| schutterijen | 2 (-1908) |
| spoor- en tramwegen | 1 |
| statistiek | 4 (-1928) |
| strandvonderij | 4 |
| subsidies openbare werken | 1 |
| subsidies, overige | 1, 3, 4 |
| uitbreidingsplannen | zie: woningwet |
| veren | 1 |
| vervoer, middelen van | ½ |
| wapenwet | 4 |
| warenwet | 3 |
| waterschapsbesturen | 1 |
| waterstaat | 1 |
| wegen | 1 |
| woningwet | 2 |
| ijkwezen | 4 |
C. Gedrukte bronnen en literatuur
Gedrukte bronnen:
-
Notulen Provinciale Staten van Holland, vanaf 1840 Zuid-Holland , 1814-1945. N.B. Met indices 1814-1834, 1835-1840, 1841-1860, 1861-1870, 1871-1885, 1886-1895, 1896-1905, 1906-1915, 1916-1925, 1926-1935, 1936-1941. N.B. Bevat ook gedrukte bijlagen. - Verslag der Handelingen van Provinciale Staten van Zuid-Holland , 1852-1941.
-
Circulaires , 1814-1850, N.B. Ook achteraf uitgegeven in 1845 over 1814-1827 en in 1856 over 1827-1850. -
Provinciaal Blad van Zuid-Holland , 1827-1945. N.B. Met register over 1827-1851 en met jaarlijkse indices. -
Bijvoegsel Provinciaal Blad , 1881-1945. N.B. Bevat beschikkingen van G.S. administratieve rechtspraak. -
Buitengewoon Provinciaal Blad , 1857-1944. N.B. Bevat verordeningen over waterschappen, veenschappen e.d. -
Provinciaal Verslag , 1815-1945. N.B. Het gedrukte verslag van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten; tot 1850 opgenomen in de gedrukte notulen van Provinciale Staten, vanaf 1834 ook apart uitgegeven. - Provinciale Almanak voor Zuid-Holland , 1889-1945.
-
Staatsblad van het Koningrijk der Nederlanden , 1813-1945. N.B. Met registers over 1813-1900 en per jaar. -
Bijvoegsel tot het Staatsblad , 1813-1945. N.B. Met registers over 1813-1860, 1861-1870 en verder om de tien jaar. -
Chronologische verzameling der wetten en besluiten betrekkelijk het openbaar bestuur(..) , uitgegeven door G. Luttenberg, 1850-1945. N.B. Met verschillende meerjarige registers.
Literatuur:
- Blok, L., Stemmen en kiezen, Het kiesstelsel in Nederland in de periode 1814-1850 . Groningen 1987.
- Fockema Andreae, S.J., Vorming en integratie der provincie Zuid-Holland . In: Zuidhollandse Studiën , VIII (1959), p. 24-38.
- Gouw, J.L. van der, Korte geschiedenis van de grenzen van de provincie Zuid-Holland . In: Verslag gedaan door Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland over 1962 (1963), p. 13-55.
- Gouw, J.L. van der en G.J. Verburg, Huisvesting van Provinciale Staten en hun administratie . In: Verslag gedaan door Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland over 1964 (1965), p. 15-34.
- Helmstrijd, F.A. e.a., De provinciale wet honderd jaar , 's-Gravenhage 1950.
- Honderd jaar Provinciale Waterstaat in Zuid-Holland , Den Haag 1975.
- 150 Jaar Noord- en Zuid-Holland (eindred. H.M. Brokken, J.A. Brugman e.a.), 's-Gravenhage 1990 (Stichting Hollandse Historische Reeks).
- Janssens, J.W., De commissaris van de Koningin; historie en functioneren , Den Haag 1992.
- Kempen, A.F.J. van, Gouvernement tussen Kroon en Statenfracties (..) 1813-1830 , Tilburg 1988.
- Kocken, M.J.A.V., Bijdrage tot de kennis van het provinciale financiewezen in zijn historische ontwikkeling , Alphen aan den Rijn 1933.
- Kocken, M.J.A.V., Van stads- en plattelandsbestuur naar gemeentebestuur , 's-Gravenhage 1973.
- Koenen, D.A., De Commissaris des Konings in de provincie, geschiedkundig ontwikkeld , Haarlem 1862.
- Koenraad, L.M., Uit het oogpunt eener goede policie. Het administratief beroep op Gedeputeerde Staten 1814-1850 , Nijmegen 1992.
- Lutters, A.H.A., Gedeputeerde Staten, hun taken en bevoegdheden , 's-Gravenhage 1976.
- Meyer, W., De financiën van de Nederlandse provincies en gemeenten 1850-1914 . In: Economisch en Sociaal Historisch Jaarboek , jrg. 33 (1970), p. 27-66.
- Monchy, S.J.R. de, Handboek voor het Nederlandsche provincierecht , Haarlem 1947.
- Pot, C.W. van der, Bestuurs- en rechtsinstellingen der Nederlandse provinciën , Zwolle 1949.
- Riel, H. van, Geschiedenis der Provinciale Staten van Zuid-Holland 1850-1914 , 's-Gravenhage 1979. NB. Bevat ook veel gegevens over de jaren 1840-1849.
- Riel, H.van, Handelingen van de Provinciale Staten van Zuid-Holland 1850-1914 , 4 delen, 's-Gravenhage 1979.
- Texeira de Mattos, L.F., De waterkeeringen, waterschappen en polders van Zuid-Holland , 11 delen, Den Haag 1906-1961.
- Verburg, G.J., 150 Jaar Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland 1813-1963 , 's-Gravenhage 1963.
- Zeldam Ganswijk, D.J. ten, Bijdragen tot de geschiedenis van het staatsbestuur in ons vaderland en meer in het bijzonder in het gewest Zuid-Holland, gedurende de jaren 1813 tot en met 1845 , 2 delen, Dordrecht 1847, 1849.
Geschiedenis van het archiefbeheer
Vrijwel zeker is verloren gegaan het archief van de griffie-afdeling Directe belastingen, in- en uitgaande rechten en accijnzen over de periode 1824-1844. Dit gedeelte is namelijk in 1863 samen met dat van de voorganger, de provinciale Directie der directe belastingen (1817-1823) door de provincie overgedragen aan de Directeur der belastingen in Zuid-Holland te Rotterdam. Bij die gelegenheid is een inventaris opgemaakt van de circa 750 "registers en portefeuilles", die overigens ontbreekt in het archief. ( Zie noot 67. ) Het overige archief tot 1850 maakt echter een vrij complete indruk. Behalve als resultaat van gerichte schoning zijn in het archief ook bestanden verloren gegaan als gevolg van het bombardement van 3 maart 1945: zo ontbreken agenda's en indices van verschillende griffie-afdelingen uit de jaren 1930-1944. Het archief van het Kabinet ging daarbij over de periode 1932 tot 1944 verloren, dat van de Provinciale Waterstaat zelfs over de gehele periode van bestaan, van 1875 tot 1944.
De gedrukte provinciale verslagen bevatten in de jaren 1853 tot 1887 in de paragraaf Provinciale Archieven regelmatig de volgende passage: "Het Provinciaal Archief begint te loopen van den 2den December 1813. Alle vroegere het Provinciaal bestuur betreffende stukken zijn overgebracht in het Rijksarchief.
Het zou tot 1907 duren voordat, in verband met een verbouwing van het provinciehuis, een eerste gedeelte van het archief aan het Rijksarchief zou worden overgedragen. Het betrof hier archief van de griffie-afdeling Registratie, loterijen en kadaster uit de periode 1824-1844. Hiervan is direct in 1907 door J.C. Beth een inventaris vervaardigd. In 1911 werd een aanvulling ontvangen.
Onduidelijk is in welk jaar de stukken, gevormd door Gedeputeerde Staten in verband met hun belastingrechtspraak 1814-1819 zijn overgedragen. Dit moet zijn gebeurd vóór 1917, in welk jaar een inventaris daarvan werd gepubliceerd.
In 1926 wensten Gedeputeerde Staten het resterend gedeelte 1814-1850 van het provinciaal archief over te dragen, tezamen met het nog altijd bij de griffie berustende archief van de Commissaris-generaal van het departement van de Monden van de Maas uit de periode december 1813 tot mei 1814. De overdracht werd geregeld bij K.B. van 15 februari 1927. ( Verslagen Omtrent 's Rijks Oude Archieven (VROA) 1907, p. 18-20 en 47-49; 1911, p. 42-44; 1917, p. 481-482; 1926, p. 63 en 1927, p. 56. ) Het in 1927 overgedragen hoofdarchief is door P.A. Meilink samen met de bestuursarchieven 1807-1813 beschreven in een inventaris, die waarschijnlijk in 1932 is voltooid: in de VROA van dat jaar is te lezen dat de inventaris "dit jaar voor den druk gereed (zal) komen". Het drukken is echter niet doorgegaan.
In 1971 zijn door het Provinciaal Bestuur overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief:
In 1982 is vervolgens het hoofdarchief overgedragen: het archief van de commissaris 1850-1945 (inclusief het kabinetsarchief 1819-1931) en dat van Gedeputeerde Staten 1850-1945. Naast de in chronologische series geordende stukken omvatte deze overdracht ook een groot aantal werkdossiers en collecties uit de zogenaamde S-serie en de RA-serie (RA = retroacta) alsmede een aantal commissie-archieven. ( Archief Rijksarchief in Zuid-Holland, acquisitiedossier 55. ) In 1990 tenslotte volgde een aanvulling van gedrukte stukken 1814-1945, leggers van wegen circa 1863-1974, en kaarten behorend bij het provinciaal archief van na 1850, waaronder een collectie kaarten behorende bij gemeentelijke uitbreidingsplannen. ( Nieuwe archieven, nieuwe toegangen, Rijksarchiefdienst 1990, p. 33. )- gemeenterekeningen, met bijbehorende dossiers, 1853-1958;
- rekeningen van gemeentebedrijven, vnl. vanaf 1920;
- militieregisters 1881-1941. ( Jaarverslag Rijksarchiefdienst 1971 p. 71, aanwinst XXII. )
Bovengenoemde overdrachten betreffen echter niet het complete archief uit de periode 1850-1945: stukken van vóór 1945 die deel uitmaakten van werkdossiers (Retro-Acta) die na 1945 nog in gebruik waren, zijn bij de griffie achter gebleven en opgenomen in het archiefgedeelte 1945-1975, in welke periode ze zijn afgedaan.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
Inhoud en structuur van het archief
Selectie en vernietiging De gedrukte provinciale verslagen over 1858 en 1859 maken melding van een forse schifting in het archief, zonder dat duidelijk wordt om welke stukken uit welke jaren het gaat. De uitgeschifte papieren werden na te zijn gescheurd in het openbaar verkocht. ( Jaarverslag van G.S. over 1859, p. 38. ) In 1896 gaf de minister van Binnenlandse Zaken aan de provinciale besturen voor het eerst richtlijnen voor de vernietiging van bepaalde categorieën archiefbescheiden. Deze vernietigingslijst werd regelmatig vervangen door een nieuwe versie en wel in de jaren 1910, 1928, 1944, 1952. Vernietigingsvoorstellen werden vanaf 1896 dan ook gerelateerd aan deze lijsten. Zo gaf in 1897 de griffier instructie aan de hoofden van de afdelingen om jaarlijks voorstellen te doen, gebaseerd op de lijst van 1896. ( Volgens de instructie aan de afdelingshoofden van 1897, ingevolge besluit G.S. van 21 dec. 1897 nr. 95, ging het voorshands alleen om vernietiging uit de collecties, dus de buiten de series gehouden stukken (archief Provinciaal Bestuur 1945-1975 (nog berustend bij de provincie) bergnr. 500262 (code. 07.353.221). Ook na 1945 werd nog vernietigd in 19e eeuwse stukken, zo bijv. in 1956 de opgaven van de gemeenten van de aantallen kiezers bij de verkiezingen voor de Tweede Kamer, P.S. en de gemeenteraden (Archief Provinciaal Bestuur 1945-1975 bergnr. 500299). ) In de chronologische series ingekomen en uitgaande stukken van de commissaris is vanaf 1901 en in de serie minuut-notulen met ingekomen stukken en uitgaande brieven van Gedeputeerde Staten is al vanaf 1853 vernietigd. ( De omvang van de serie ingekomen en uitgaande stukken van de commissaris verminderde van 39 pakken per jaar in de jaren 1891-1900 tot 2 pakken in het decennium 1901-1910. De omvang van de serie minuut-notulen met ingekomen en uitgaande stukken verminderde van 29 pakken in 1851-1852 tot 8,7 in 1860-1869 en 6,2 in de jaren 1870-1879. )
Verantwoording van de bewerking
Algemeen: Van het archief bestonden getypte plaatsingslijsten, die een zekere systematiek vertoonden en waarin de verschillende series waren onderscheiden en per inventarisnummer gespecificeerd. Een inleiding ontbrak echter. In het begin van de jaren 1980 verrichtte H.G. Oost enige tijd onderzoek naar de organisatie en de archiefvorming met het oog op inventarisatie. Circa tot 1985 werkte J. de Jong aan een gids voor onderzoek in het omvangrijke archief. ( Van hun bevindingen is voor het schrijven van de Inleiding gebruik gemaakt. ) In 1987 voltooide C. Venema een aparte inventaris van het archief van het Kabinet van de gouverneur/commissaris over de periode 1819-1931. Reeds eerder was een gespecificeerde plaatsingslijst beschikbaar gekomen van het archief van de gouverneur in zijn functie als toezichthouder op de Registratie, het kadaster en de loterijen 1824-1844. In 1991 tenslotte verscheen een plaatsingslijst van het archief van Provinciale Staten aangevuld met gedrukte stukken. ( Het archief van de gouverneur belast met het toezicht op de Registratie etc. zal te zijner tijd opgenomen worden in de onderhavige inventaris en wel als dat van de 4e griffie-afdeling. De plaatsingslijst van het archief Provinciale Staten bevat ook gedrukte stukken die in het archief gouverneur en G.S. thuis horen, zoals de gedrukte circulaires en het Provinciaal Blad, die uitgingen van gouverneur en/of G.S. )
Voor wat betreft het hoofdarchief zijn in 1990 enigszins aangepaste beschrijvingen ingevoerd in de computer van de archieven gouverneur 1814-1850, commissaris 1850-1945, Gedeputeerde Staten 1814-1850, maar tot een afronding is het niet gekomen in verband met het vertrek van de hiermee belaste archivist, mevr. A. van Bokhoven.
Omdat de bestaande plaatsingslijsten geen enkele uitleg verschaften over de wijze waarop met het archief moet worden gewerkt, is in de nu voorliggende voorlopige inventaris een uitvoerige inleiding over organisatie, takenpakket en archiefvorming opgenomen. In de eigenlijke inventarissen zijn geen wezenlijke veranderingen aangebracht.
Periodisering:
Omdat het hoofdarchief globaal gescheiden in twee perioden, 1814-1850 en 1850-1945, aan het Rijksarchief is overgedragen, zijn ook twee plaatsingslijsten opgemaakt, elk met een eigen nummering. Daarnaast zijn er aparte lijsten van het archief van Provinciale Staten en van de rekeningen van gemeenten en gemeentebedrijven, welke bescheiden te zijner tijd in de inventaris van het provinciaal archief moeten worden opgenomen.
Het beginjaar hangt samen met het vroeger genomen besluit de archieven van de commissaris-generaal (november 1813 t/m april 1814) en die van de commissarissen in de arrondissementen (november 1813 tot begin 1815) op te nemen in het al eerder gestarte inventarisatieproject Gewestelijke Besturen 1795-1814(1815). November 1813 betekende bestuurlijk en archivistisch geen cesuur; het optreden van de gouverneur in mei 1814 en van Provinciale en Gedeputeerde Staten in september van dat jaar daarentegen wel.
De inventaris over 1814-1850 is onderverdeeld in twee perioden, nl. mei 1814 tot en met juni 1844 en juli 1844 tot en met juni 1850, omdat vanaf juli 1844 gouverneur en Gedeputeerde Staten gescheiden archieven vormden, terwijl vóór die tijd de ingekomen stukken, de registers van ingekomen stukken en de indices daarop gemeenschappelijke series vormden. Bij de inventarisatie is niettemin 1850 als scheidingsjaar aangehouden, omdat het bestuurlijk een cesuur betekent: in dat jaar kwam de Provinciale Wet tot stand, die het zwaartepunt verlegde van de commissaris naar Gedeputeerde Staten. Archivistisch betekent 1850 echter geen cesuur: die zou eerder gelegd kunnen worden bij het jaar 1844. ( Waarom bij de overdracht aan het Rijksarchief juni 1850 als cesuur is aangehouden, is onduidelijk. ) Ordening:
In de voorlopige inventarissen zijn geen bestaande inventarisnummers gesplitst, samengevoegd of hernummerd. In de volgorde van de series is wel enige wijziging aangebracht.
De buiten verbaal gehouden stukken 1814-1850 zijn niet uitgesplitst naar behandelende instantie, gouverneur dan wel Gedeputeerde Staten, maar voorlopig ondergebracht bij de gouverneur en bij Gedeputeerde Staten pro memorie vermeld. In de inventaris 1850-1945 zijn deze stukken waarschijnlijk voor het overgrote deel door Gedeputeerde Staten gevormd.
Enkele werkdossiers in het archief 1814-1850 lopen door tot na 1850, terwijl omgekeerd een aantal dossiers in het archief 1850-1945 stukken van vóór 1850 bevatten. ( Dit geldt met name voor de zgn. Retro-Acta met lagere dossiernummers; zie: archief Provinciaal Bestuur 1850-1945 inv.nrs. 6449 e.v. ) Ook zou het nuttig zijn de werkdossiers 1850-1945 zoveel mogelijk te completeren met stukken uit die periode die nu nog bij de provincie berusten in het archiefdeel 1945-1975. Onduidelijk is nog, in hoeverre de series ook stukken bevatten over onderwerpen waarover een werkdossier werd aangelegd. Beschrijvingen:
Een aantal beschrijvingen is aangepast, maar een consequent nazien van alle beschrijvingen dient nog plaats te vinden. Met name de beschrijvingen van de werkdossiers zijn voor verbetering vatbaar.
Ordening van het archief
A. Periode 1814 - juni 1844
In de periode 1814 tot en met juni 1844 vormden de gouverneur en Gedeputeerde Staten ten dele een gemeenschappelijk archief, ten dele gescheiden archieven. Bij de ingekomen stukken, de registers van ingekomen stukken en daarop betrekking hebbende indices werd geen onderscheid gemaakt tussen gouverneur en Gedeputeerde Staten. Bij de afdoening is wel sprake van onderscheid tussen de besluiten en uitgaande brieven van de gouverneur en de notulen/besluiten en uitgaande brieven van Gedeputeerde Staten. Ook werd vanaf 1817 bij de ingekomen stukken, de registers van ingekomen stukken en de indices onderscheid gemaakt in stukken/registers van het Algemeen Secretariaat en van de afdeling Militie en Schutterijen. Bij de afdoeningstukken (uitgaande brieven, besluiten) werd dit onderscheid weer niet toegepast.
De afdeling Directe Belastingen vormde van 1824-1844 een apart archief, dat (hoogst waarschijnlijk) verloren is gegaan. ( Archief Provinciaal Bestuur 1850-1945, agenda's 3e afd. A, jaren 1859 (agenda nrs. 7443, 8106, 8413) en 1863 (agenda nrs. 6991, 7240, 7626 en 7811). Een exemplaar van de (globale) inventaris uit 1863 berust in het archief van het Provinciaal Bestuur 1945-1975, paknummer 501253 (code - 1.852.12). Het bestond in de jaren 1825-1844 uit registers van ingekomen stukken met indices daarop, en aparte series ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken; in het jaar 1824 uit een "verbaal" met een aparte serie bijlagen verbaal, en een index. ) Het archief van de afdeling Registratie, Kadaster en Loterijen uit dezelfde jaren is gevormd door de gouverneur in zijn hoedanigheid van toezichthouder op deze administratie. ( In de eerste maanden van 1824 is het archief van de afdeling Registratie nog duidelijk gevormd door de directeur der Registratie in Zuid-Holland. Op 12 juli 1824 bepaalde de gouverneur, dat de stukken bij de provinciale griffie zouden worden geagendeerd en met een "extract uit de agenda" aan de directeur der Registratie ter behandeling zouden worden overgedragen (inv.nr. 1054, besluit van 12 juli 1824 nr. 124/15 M 57). ) Het jaar 1824 kent een apart systeem voor de archiefvorming, dat echter al weer na één jaar werd verlaten. Registers van ingekomen stukken; dagagenda's De aan het provinciaal bestuur gerichte stukken werden direct bij ontvangst geregistreerd in de registers van ingekomen stukken. Er waren aparte registers voor Algemeen Secretariaat, (vanaf 1817) Militie/Schutterijen en (vanaf 1825) Registratie. ( De serie registers van ingekomen stukken van de Nationale Militie begint pas op 12 mrt. 1817. Vóór die datum werden stukken betreffende de militie en de schutterijen ingeschreven in de registers van het Algemeen Secretariaat onder hetzelfde ordenummer. In inv.nr. 760 staat onder orde-nummer 140 op 11 mrt. 1817 vermeld, dat een apart register Nationale Militie zal worden aangelegd. ) Daarin werd over elk stuk een aantal standaardgegevens genoteerd:
- volgnummer (ordenummer)
- datum en nummer op het ingekomen stuk
- datum van registratie door de provinciale griffie
- naam afzender
- korte inhoud
- wijze van afdoening (expeditie)
ad 1: Ordenummer
Stukken over een zelfde zaak of een zelfde onderwerp werden ingeschreven onder een bepaald volgnummer, het zgn. ordenummer, en binnen dit ordenummer chronologisch. ( Het gebruik van orde-nummers (ook wel: ordernummers) is door de griffie overgenomen van de Prefect uit de Franse tijd 1811-1813, die bij de agendering een "numéro d'ordre" hanteerde. Men zou ook kunnen spreken van dossier- of rubrieknummers in volgorde van aanhangig worden, al werden de op verschillende data ingekomen stukken met eenzelfde orde-nummer als regel niet bij elkaar geborgen, zodat geen dossier- of rubriekvorming op trad. ) Men zou ook kunnen spreken van gerubriceerde agenda's. Het aantal onder een bepaald ordenummer geregistreerde stukken kon verschillen van één brief tot vele tientallen, over een langere periode ontvangen brieven. De eerste zaak van het jaar kreeg ordenummer 1, de volgende zaak ordenummer 2, enz. Elk jaar begon men een nieuwe reeks ordenummers; het aantal varieerde maar lag in de meeste jaren ruim boven de duizend. De ordenummers in de registers Nationale Militie kregen vanaf 1817 de toevoeging "N.M". ad 2: Datum en nummer van het stuk
Het betreft hier de datering en het agendanummer, dat de opsteller (afzender) van het ingekomen stuk daaraan heeft gegeven.
ad 3: Datum van registratie
Deze datum is van belang, omdat de ingekomen stukken (in principe) op deze datum werden geborgen.
ad 6: Expeditie
In de kolom "expeditie" is het verdere verloop van de zaak aangetekend. De afdoening door het provinciaal bestuur kon op verschillende manieren plaats vinden:
- door middel van een uitgaande brief van de gouverneur: in dat geval staat vermeld aan wie op welke dag en onder welk uitgaand nummer een brief is verzonden, bv. "kennis gegeven aan Binn.Zaken 20 aug. 1832 nr.21424";
- de gouverneur draagt de afhandeling op aan een andere instantie, of vraagt die instantie eerst om advies: ook dat ging met een uitgaande brief;
- door middel van een besluit van de gouverneur, met verwijzing naar het register van besluiten;
- door middel van een besluit van Gedeputeerde Staten, waarvan de belanghebbende een afschrift krijgt; in zo'n geval is aangegeven de datum van de vergadering en het volgnummer van het op die dag genomen besluit; soms wordt verwezen naar "Verb(aal) G.S. Nr ... ";
- soms werd geen actie genomen en werd het ingekomen stuk voor kennisgeving aangenomen: dat blijkt uit de vermelding "notificatie", terwijl ook in het geheel niets kan zijn vermeld.
Als over een zaak meermalen werd gecorrespondeerd, was de ruimte in de kolom "expeditie" soms onvoldoende om alle ingekomen en uitgaande stukken te vermelden. Men ging dan door op de volgende bladzijde of, ingeval deze was benut voor het volgende ordenummer, een aantal bladzijden verderop in het register (uiteraard onder verwijzing). Het komt voor dat een zaak doorloopt tot in het volgende jaar: in een register uit 1815 kunnen dus ingekomen stukken uit het jaar 1816 zijn ingeschreven!
Een agenda is een staat waarop in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende nummering aantekening wordt gehouden van het inkomen, afdoen en uitgaan van stukken. Omdat de registers van ingekomen stukken waren onderverdeeld in een groot aantal ordenummers, was de controle op de afdoening via deze registers ondoenlijk. Om de afdoening te controleren gebruikte men de dagagenda's. Deze zijn geborgen bij de ingekomen stukken: als regel een dubbel gevouwen vel papier dat als omslag om de op die dag behandelde (ingekomen) stukken is gevouwen. Van elk stuk werd op de dagagenda genoteerd: het ordenummer, de afzender, de korte inhoud en de wijze van afdoening.
Indices op de registers van ingekomen stukken
Om aan een ingekomen stuk een ordenummer te kunnen geven, moest de agendaris eerst het onderwerp bepalen en vervolgens nagaan, of daarvoor al eerder in het jaar een ordenummer was toegekend en zo ja welk nummer. Daartoe gebruikte men de jaarlijks vervaardigde index op de registers van ingekomen stukken. Ook hier zijn er verschillende series: Algemeen Secretariaat, (vanaf 1817) Militie/Schutterijen en (vanaf 1825) Registratie.
De trefwoorden in deze indices verwijzen naar de ordenummers in de registers van ingekomen stukken; ze betreffen niet alleen onderwerpen of (in engere zin) zaken, maar ook plaatsnamen en persoonsnamen (de index Militie/Schutterijen bevat overwegend persoonsnamen). De trefwoorden zijn alfabetisch op de eerste twee letters, daarbinnen op volgorde van de ordenummers.
Veel zaken worden onder meer dan één trefwoord in de index vermeld: stukken over de gevangenis in Rotterdam bv. onder de letter GE en de letter RO. Ook komen veel verwijzingen voor, bijvoorbeeld "begraafplaatsen, zie: kerkhoven".
Ingekomen stukken
Er zijn twee series met uitsluitend ingekomen stukken: die van het Algemeen Secretariaat en die betreffende de Nationale Militie. De serie ingekomen stukken betreffende de Registratie bevat tevens de minuten van uitgaande stukken.
De ingekomen stukken zijn per dag in een omslag geborgen, met voorin de dagagenda, waarop de ordenummers van de op die dag behandelde stukken staan vermeld alsmede de afzender, de korte inhoud en de afdoening. De ordenummers staan op de dagagenda niet in numerieke volgorde, terwijl de stukken zelf vaak weer in andere volgorde liggen.
Op alle ingekomen stukken is in rode inkt aangetekend: Exh(ibitum), datum van ontvangst/registratie en ordenummer . Bij de Registratie is (behalve in de beginjaren) de letter R toegevoegd aan het ordenummer. Op stukken die door Gedeputeerde Staten werden behandeld staat bovendien in de marge van de tekst in zwarte inkt genoteerd: Exh(ibitum), G.S. no ... en datum, wat verwijst naar de dag waarop de Staten het stuk behandelden en het besluitnummer van die zittingsdag.
Of men een ingekomen stuk op de datum van agendering ook werkelijk aantreft, hangt af van het verloop van de zaak, zoals vermeld in de kolom "afdoening" op de dagagenda's of in de registers van ingekomen stukken. De reden voor het niet aanwezig zijn van stukken kan uiteenlopen:
- soms zijn stukken later door griffie-ambtenaren gelicht en elders (in werkdossiers of "collecties") geborgen: dit staat als regel vermeld op lijsten die voorin de pakken liggen;
- bepaalde stukken zoals de rekeningen van gemeenten, werden al direct buiten de serie gehouden;
- soms is een stuk ter afhandeling overgedragen (gerenvoyeerd, doorgezonden) aan een andere instantie; met name bij de Registratie zijn veel stukken ter afhandeling overgedragen aan de Inspecteur van het kadaster;
- veel stukken zijn om advies naar een andere instantie gezonden en worden op een later tijdstip samen met dat ingekomen advies opgeborgen. ( Een voorbeeld van opschuiven van stukken vormt de brief van een heelmeester uit Nieuwkoop dd. 9 okt. 1833 (met klachten over de wijze van begraven in de gemeente), op 14 okt. 1833 onder orde-nummer 1582-32 geagendeerd in de registers van ingekomen stukken en in de dagagenda, niet aanwezig bij de ingekomen stukken van 14 okt. 1833. Het stuk is namelijk eerst om advies doorgezonden naar de burgemeester van Nieuwpoort en vervolgens naar de provinciale geneeskundige commissie te Dordrecht en mét deze adviezen opgeborgen op 13 dec. 1833, op welke datum het laatste advies is geagendeerd. De toevoeging -32 achter het ordenummer duidt erop, dat stukken over dit onderwerp (begraven) al vanaf 1832 in het register van ingekomen stukken, zijn geregistreerd. )
Besluiten gouverneur
De gouverneur kon op ingekomen stukken een uitgaande brief of een besluit laten uitgaan: in de registers van ingekomen stukken wordt in de kolom "expeditie" dan ook verwezen naar een uitgaand briefnummer of een besluitnummer . Het is niet duidelijk in welke gevallen een besluit werd genomen en wanneer met een uitgaande brief werd volstaan. Er is een serie minuut-besluiten over de gehele periode, naast een serie net-besluiten over de jaren 1814-1827 en 1841-1844.
Voor de Registratie werd een aparte serie besluiten aangehouden: deze werden "appointementen" genoemd, omdat het hier gaat om beschikkingen op rekesten (verzoekschriften) met name om vermindering of kwijtschelding van boetes.
De besluiten werden per jaar genummerd van 1 tot x. Deze nummers staan boven elk besluit, gevolgd door het ordenummer. De volgorde van de besluiten is niet steeds strikt chronologisch. In de marge staat de korte inhoud vermeld. De net-besluiten zijn afgeschreven in registers en zijn toegankelijk via indices achterin de delen, zij het niet in alle.
Uitgaande brieven gouverneur
De brieven uitgegaan van het Algemeen Secretariaat en van de Militie/schutterijen vormen één serie. Ze werden per jaar doorgenummerd. Ook de zogenaamde renvooibriefjes, begeleidbriefjes waarmee een stuk werd doorgezonden, kregen een nummer. De uitgaande brieven zijn strikt volgens dit uitgaand nummer geborgen. Ook is steeds het ordenummer aangegeven. Links boven staan verder vermeld: de geadresseerde, de datum, het onderwerp en het aantal bijlagen.
Om de uitgaande brieven van één dag gevouwen is een omslag met daarop een staat van verzonden brieven in numerieke volgorde, de "Nota der uitgaande missiven" genoemd, in latere jaren met het opschrift "Expeditielijst". Niet elke minuut-brief is op een apart vel geschreven: de zeer beknopte renvooibriefjes zijn meestal met een aantal tegelijk op één blad geschreven. Ook bij de uitgaande brieven ontbreken nogal wat nummers. Soms is een verwijsblad aanwezig, maar meestal is dat niet het geval. De belangrijkste redenen voor het niet volledig zijn van de serie uitgaande brieven zijn:
- veel uitgaande briefnummers werden gebruikt voor afschriften van besluiten van Gedeputeerde Staten, die aan derden werden verzonden; in die gevallen is het uitgaand briefnummer vermeld op het minuut-besluit van de Staten (zie aldaar);
- in de jaren 1824-1844 ontbreken de uitgaande brieven die op de expeditielijst een letter R (= Registratie, zie hierna) of D (= Directe belastingen) achter het ordenummer hebben.
In de jaren 1814-1820 zijn de uitgaande brieven van het Algemeen Secretariaat en van de Militie/schutterijen nog eens in het net overgeschreven in registers.
Bij de Registratie zijn de minuten van de uitgaande brieven geborgen in de serie ingekomen stukken. Ze zijn eveneens per jaar doorgenummerd, maar geborgen op de datum van het bijbehorende ingekomen stuk. Achter het ordenummer is de letter R toegevoegd.
Notulen/besluiten Gedeputeerde Staten
Het college van Gedeputeerde Staten vergaderde als regel tweemaal per week. Aan het begin van een vergadering werden de notulen van de voorgaande zitting "geresumeerd en gearresteerd", dat wil zeggen de tekst ervan werd nog eens voorgelezen en definitief vastgesteld. De genomen besluiten werden per zittingsdag opnieuw vanaf 1 genummerd. Ze zijn per zitting in numerieke volgorde geborgen, met eromheen of voorin een vergaderagenda. Voorin de omslag zitten soms concepten van adviezen van gedeputeerden of griffieambtenaren.
De tekst van de besluiten heeft vaak een vast stramien: "gelezen de ingekomen missive van .. " of "gehoord het gerapporteerde door .. " (meestal een lid van G.S.) " ... is goed gevonden .. " (volgt besluit). Uit de aanhef kan dus worden afgeleid, of er sprake is van een ingekomen stuk. Over de inhoud van de discussies in de vergadering wordt in de tekst niets meegedeeld, zodat de benaming notulen hier feitelijk misplaatst is. In de meeste besluiten is te lezen, dat belanghebbende zal worden geantwoord met een afschrift of extract (uittreksel) van het besluit.
Op elk minuut-besluit staat vermeld de datum van de vergadering, het besluitnummer, het ordenummer van het ingekomen stuk (als dit er is) en het uitgaand briefnummer. In de jaren 1814-1827 en 1841-1844 zijn de notulen/besluiten nog eens overgeschreven in registers, in dezelfde volgorde als de minuut-besluiten. In de marge staat de korte inhoud. Tot juli 1817 is tevens de tekst van uitgaande missiven opgenomen in de tekst.
Uitgaande missiven Gedeputeerde Staten
In de voorgaande paragraaf is uiteengezet, dat in verreweg de meeste gevallen volstaan werd met toezending van een afschrift van- of extract (uittreksel) uit het besluit, dat voorzien werd van een uitgaand briefnummer. We vinden dat nummer op het minuut-besluit. Het zijn deze nummers, die in de serie uitgaande brieven van de gouverneur ontbreken. Er is in deze gevallen geen sprake van een aparte serie uitgaande brieven van Gedeputeerde Staten: dat was niet nodig, omdat de tekst immers al in de minuut-besluiten was te vinden.
Bij autoriteiten als de minister van Binnenlandse Zaken vond men het zonder meer toesturen van een extract-besluit kennelijk minder passend: zij kregen een aparte uitgaande missive, waarvan de minuut gevoegd is bij het minuut-besluit. ( Zie bijvoorbeeld G.S. 14 jun. 1820 nr. 6 (in: inv.nr. 1545): in het besluit wordt vermeld, dat aan de minister een missive zal worden gezonden; de minuut daarvan is gevoegd bij het besluit. ) In de jaren 1817-1830 werden ze tevens afgeschreven in registers van uitgaande missiven (tot juli 1817 werd de tekst ervan opgenomen in de net-resoluties). Het jaar 1824: afwijkend archief systeem Het jaar 1824 kent een apart systeem voor de archiefvorming als gevolg van twee Koninklijke Besluiten van najaar 1823, die voorschreven, dat op de ministeries en ook de provinciale griffies slechts "één algemeen archief' mocht worden gevormd. In 1825 echter keerde men weer terug tot de wijze van archiefvorming uit de periode 1814-1823. ( K.B. van 4 sep. 1823 nr. 7 en K.B. van 16 nov. 1823 nr. 88 (in Bijv. Stb. deel 10 blz. 1156 e.v.). Ook werd voorgeschreven, dat alle stukken naar datum en dagnummering moesten worden geordend en "nimmer naar de verschillende onderwerpen". Het besluit van de gouverneur van 31 dec. 1824 nr. 77/54 Z 57 (in: inv.nr. 1054) schreef voor, dat elk der "bureaux" van de griffie registers van ingekomen stukken en indices daarop moest aanhouden, zoals die vóór 1824 in gebruik waren. )
De gescheiden series registers van ingekomen stukken van het Algemeen Secretariaat en de Militie/Schutterijen vervielen. Ze werden vervangen door één uitgebreide index (repertorium), onderverdeeld in een groot aantal rubrieken (hoofden), waarbinnen de stukken chronologisch worden ingeschreven. De ordenummers vervielen: achter de datum van inschrijving vinden we nu het nummer van de dagagenda. De korte inhoud van de stukken is vermeld alsmede de afdoening. Bij de index hoort een alfabetische hoofden (rubrieken)-lijst en een klapper op namen van personen en plaatsen.
De afdeling Registratie kende een soortgelijke index. De bijbehorende klapper verwijst naar een rubriek in de index en daarbinnen naar datum en nummer.
De ingekomen stukken van het Algemeen Secretariaat en van de Militie/schutterijen vormen in 1824 samen één serie. De stukken zijn per dag in een omslag geborgen, met voorin een dagagenda ("Algemeene agenda" genoemd). De stukken zelf zijn per dag opnieuw genummerd van 1 - x. De uitgaande brieven van de gouverneur (aparte serie) kregen het agendanummer van het bijbehorende ingekomen stuk: hier dus niet meer een doorlopende nummering per jaar, maar per dag.
Bij de Registratie vormen de ingekomen stukken en de minuten van uitgaande stukken één serie; de uitgaande stukken hebben het agendanummer van bijbehorende ingekomen stuk.
Buiten de series gehouden stukken
De in de 19e eeuw gebruikelijke archiefstelsels kenmerken zich door chronologische series besluiten of notulen, met daarbij horende ingekomen en uitgaande stukken. Deze ordening voldeed goed bij administraties die eindbeslissingen namen over kortlopende zaken. Bij kwesties van langere duur, waarbij de administratie meer begeleidde dan besliste, had men behoefte alle stukken over een zaak of onderwerp bij elkaar te houden. Dit leidde in de praktijk tot het aanleggen van "werkdossiers" of "collecties" buiten de chronologische series om.
In de jaren 1814-1844 is het aantal aldus gevormde "dossiers" nog vrij beperkt. Wel werden de rekeningen van de gemeenten, die door Gedeputeerde Staten moesten worden goedgekeurd, als serie apart gehouden. Dit geldt ook voor de begrotingen van de provincie. Ook de door Gedeputeerde Staten in de jaren 1814-1819 gevormde bescheiden bij hun rechtspraak in belastingzaken zijn apart gehouden.
B. Periode juli 1844 - 1945
In deze periode vormden de gouverneur (na 1850 de commissaris des Konings) en het college van Gedeputeerde Staten geheel gescheiden archieven. De gouverneur/commissaris vormde naast zijn gewone archief een apart Kabinetsarchief. Omdat het zwaartepunt van de werkzaamheden zich na de Provinciale Wet van 1850 verplaatste naar Gedeputeerde Staten, is het archief van dit college het meest omvangrijk.
De registers van ingekomen stukken en de indices daarop vervielen in 1844. Ze werden vervangen door gewone agenda's en indices op de agenda's. Bij de gouverneur/commissaris werden de ingekomen en uitgaande stukken nu in één serie bijeen gehouden. De aparte serie besluiten kwam te vervallen. Ook bij Gedeputeerde Staten werden de ingekomen en uitgaande stukken in één serie geborgen samen met de minuut-notulen (minuut-besluiten).
De organisatie in griffie-afdelingen werd vanaf 1844 zichtbaar in de afdelingsagenda's, hoewel tot 1872 ook algemene agenda's werden bijgehouden. Vanaf 1873 werden de ingekomen en uitgaande stukken van de commissaris per afdeling geborgen. Bij Gedeputeerde Staten vervielen in 1869 de indices op de notulen en werden in 1872 de notulen vervangen door de meer beknopte besluiten. ( In de jaren 1845-1859 was de archiefvorming gebaseerd op het gedrukte Reglement Provinciale Griffie van 24 nov. 1845 (art. 28-92), dat vrijwel ongewijzigd bleef in de versie volgens het besluit van de commissaris van 10 nov. 1856 nr. A 10.264 3e Afd. (in inv.nr. 3613). In 1859 verscheen (ingevolge besluit G.S. van 4 mei 1859 nr. 28) een herdruk van het Reglement, waarvan de art. 24-78 over de registratuur handelen. Er veranderde meer ingevolge de (gedrukte) Instructie voor de Provinciale Griffie van 21 jan. 1873. Het laten vervallen van de algemene agenda's A en B en de net-notulen van G.S. bespaarde drie ambtenaren volgens commissaris Fock in een missive aan zijn Gelderse collega dd. 21 nov. 1883 nr. 8093 kabinet (in archief Kabinet van de gouverneur/commissaris inv.nr. 82). ) Er is een tendens om steeds meer stukken buiten de algemene series te houden en in werkdossiers te bergen. Deze paragraaf beoogt niet een volledig overzicht te geven van alle wijzigingen in de werkwijze van de registratuur in de jaren 1844-1945. De informatie is gebaseerd op een aantal steekproeven in uiteenlopende jaren: in tussenliggende jaren kan uiteraard de praktijk enigszins afwijken.
1. Gouverneur/Commissaris des Konings
Agenda's
De stukken af te doen door de gouverneur/commissaris moesten in een algemene agenda, aangeduid met de letter A, worden ingeschreven volgens een doorlopende nummering per jaar. Elk ingekomen stuk kreeg nu een eigen agendanummer, in afwijking van de praktijk tot 1844 waarbij soms grote aantallen stukken over een zaak of onderwerp hetzelfde ordenummer kregen.
In de kolom "korte inhoud" is tevens vermeld aan welke afdeling de behandeling werd toegewezen. In de kolom "conclusies" staat genoteerd hoe de afdeling het stuk moest afdoen. Dit kon variëren van ter kennisgeving aannemen ("notificatie ") tot doorsturen naar een andere instantie of antwoorden met een brief ("meedeelen aan B. en W. van gemeente .. ").
Van de algemene agenda werden extract-agenda's opgemaakt voor de afdelingen. Deze laatste bevatten alleen de agendanummers die aan de afdeling zijn toegewezen. Vanaf 1873 (na de afschaffing van de algemene agenda) is bij elke afdelingsagenda sprake van een eigen nummering van 1 - X, zonder dat er hiaten zijn in de agendanummers. De kolom afdoening bevat informatie over de genomen actie ("meegedeeld aan B. en W. van gemeente .. 10 sept. 1875"). Als de zaak is aangehouden wordt verwezen naar een hoger agendanummer. Vanaf 1901 is in de agenda's met een rood stempel "vernietigd" aangegeven, dat er stukken zijn vernietigd.
Indices op de agenda's
Op de algemene agenda A werd van 1844 tot en met 1872 een index gehouden, waarin de stukken "onder respective rubrieken" in chronologische volgorde van de agendanummers met hun korte inhoud werden ingeschreven. Een aparte alfabetische hoofden- of rubriekenlijst ontbreekt. De kolom afdoening heeft vaak verwijzingen naar vorige en volgende agendanummers over eenzelfde zaak. Ook de afdelingen maakten indices op hun extract-agenda's. Hierin werd achter elk trefwoord een opsomming gegeven van alle bijbehorende agendanummers. Voorin de indices zit in de meeste jaren een hoofden- of rubriekenlijst.
Ingekomen en uitgaande stukken Op elk ingekomen stuk werd in rode inkt genoteerd: Rel (= relatief), de datum van agendering, het agendanummer voorafgegaan door de letter A, en het nummer van de griffie-afdeling die het stuk moest behandelen. De stukken zijn in principe numeriek geborgen (doorlopende nummering per jaar). Net als in de periode van vóór juli 1844 ontbreken nogal wat nummers, bijvoorbeeld omdat de stukken zijn opgeschoven naar een hoger nummer. ( Zo bevat Rel. 22 mei 1862 nr. 4019 (inv.nr. 3813) de volgende ingekomen stukken: ) ( - 9 apr. nr. 2846: missive van de dijkgraaf van de Krimpenerwaard ten geleide van een verzoekschrift van een particulier, dat om advies wordt gestuurd naar de Provinciale Waterstaat (PWS); ) ( - 7 mei nr. 3635: het advies van PWS, dat door de commissaris wordt doorgezonden naar Binnenlandse Zaken; ) ( - 22 mei nr. 4019: het besluit van Binnenlandse Zaken dd. 19 mei, dat aan de Krimpenerwaard en aan PWS wordt toegezonden en waarvan de commissaris een kopie houdt. ) Vanaf 1901 zijn veel stukken vernietigd.
De minuten van de uitgaande stukken zijn geborgen bij de ingekomen stukken onder hetzelfde nummer, maar hun datering is vaak een of enkele dagen later. Ook op de minuten staat vermeld welke griffie-afdeling het stuk opmaakte.
In de jaren 1850-1872 is er sprake van één serie ingekomen en uitgaande stukken, vanaf 1873 worden de stukken primair per griffie-afdeling geborgen. Het geheel wordt ook wel aangeduid met: "relatieven tot het verbaal". ( Dat de ingekomen en uitgaande stukken bij elkaar in één serie zijn geborgen is in afwijking van het voorschrift, dat de stukken van agenda A per (griffie-)afdeling zouden worden geborgen (inv.nr. 1043, besluit gouverneur 27 jun. 1844 A nr. 249/257 a, art. 53). ) 2. Gedeputeerde Staten
Agenda's
De door Gedeputeerde Staten te behandelen stukken werden in de jaren 1844-1872 ingeschreven in een algemene agenda, aangeduid met de letter B. Net als bij de gouverneur is sprake van een doorlopende nummering over een heel jaar en is bij de korte inhoud van elk stuk tevens aangegeven welke afdeling de behandeling kreeg toebedeeld.
Van de algemene agenda B werden ten behoeve van de afdelingen ook hier extractagenda's gemaakt: deze bevatten alleen de agendanummers die aan de afdeling werden toegewezen. Vanaf 1873 (na de afschaffing van de algemene agenda) is bij elke afdelingsagenda sprake van een eigen nummering van 1 - X. De kolom "korte inhoud" verwijst in veel gevallen naar een voorgaand agendanummer ("missive op nr.4185.") De kolom "genomen besluit of gegeven gevolg" verwijst ofwel naar datum en nummer van een besluit van de Staten ofwel naar een volgend agendanummer.
Indices op de agenda's
Er zijn alleen indices op de afdelingsagenda's, niet op de algemene agenda. Omdat deze indices pas aanvangen in de jaren-1850 is de index op de notulen (zie hierna) in de eerste jaren na 1844 de belangrijkste ingang op het archief van Gedeputeerde Staten. In de indices werden de stukken onder hoofden ingeschreven en daarbinnen op de afzonderlijke zaken. Binnen de rubriek "Wegen" bijvoorbeeld worden op plaatsnaam de verschillende wegen aangeduid, gevolgd door de agendanummers die daarop betrekking hebben.
Voorin zit meestal een alfabetische hoofden- of rubriekenlijst. Grote rubrieken zoals "Plaatselijke verordeningen" of "Raadsbesluiten lager onderwijs" zijn vaak niet onder hun letter (P resp. R) opgenomen, maar achterin aan de index toegevoegd. ( Bijvoorbeeld de index 1e afd. 1868-1869 (inv.nr. 3118): voor deze grote rubrieken gebruikte men voorbedrukte lijsten met alle gemeentenamen in Zuid-Holland. De index 2e afd. 1911-1913 (inv.nr. 3201) heeft voorin een concordantie van agendanummer naar G.S.-besluitnummer. ) Verbaal: minuut-notulen (vanaf 1872: minuut-besluiten), ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken
Periode 1844-1871:
De ingekomen stukken werden vanaf 1844 bij de minuut-notulen en uitgaande stukken van Gedeputeerde Staten gevoegd; het geheel werd ook wel aangeduid met "verbaal G.S.".
De notulen bevatten de door het college genomen besluiten, die per zittingsdag vanaf 1 werden genummerd. De stukken werden per zitting in numerieke volgorde geborgen, met eromheen of voorin een vergaderagenda. Op elk minuut-besluit is behalve datum en nummer van het besluit ook het agendanummer en de behandelende afdeling vermeld. In veel besluiten is aan het slot te lezen, dat aan belanghebbende(n) "extract" zal worden gezonden: in die gevallen fungeert het minuut-besluit feitelijk als minuut van een uitgaande brief. Alleen als vermeld staat, dat een missive zal uitgaan is de minuut-tekst daarvan geschreven achter het minuut-besluit.
Op elk ingekomen stuk staat in rode inkt vermeld: Rel.(= relatief), datum van agendering, letter B, agendanummer en afdeling. In de marge is in zwarte inkt genoteerd; Verg.(= vergadering), datum en besluitnummer. In de jaren 1844-1871 werden de notulen ook in het net afgeschreven in registers. Voor de afschriften van de uitgaande missives was er een aparte serie registers.
Periode 1872-1945:
Met ingang van het jaar 1872 werden de notulen van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten vervangen door de veel beknoptere besluiten. Het verbaal van een vergadering bestaat vanaf dit jaar uit de volgende onderdelen:
- een gedrukt blad met het opschrift "Notulen der vergadering ... gehouden den ... " (volgt datum), met een presentielijst;
- de vergaderagenda, waarop de stukken in numerieke volgorde staan vermeld (elke vergadering heeft een eigen nummering); de meest rechtse kolom bevat het genomen besluit;
- de ingekomen stukken die tot de besluiten hebben geleid, geborgen in de volgorde van de besluiten van Gedeputeerde Staten; bij één besluit kunnen meerdere ingekomen stukken horen; op elk stuk is in rode inkt genoteerd: Rel. ( = relatief), de datum van agendering, het agendanummer en de behandelende afdeling alsmede in zwarte inkt: de datum en het nummer van het besluit.
- korte briefjes ("apostilles") waarbij de commissaris aan een of meer leden van Gedeputeerde Staten om advies over een stuk vraagt, soms met notities van die leden.
- de minuten van de uitgaande brieven, geparafeerd door de commissaris en de griffier, en geborgen in de volgorde van de besluiten; op elke minuut is genoteerd datum en nummer van het besluit alsmede datum en agendanummer van het bijbehorende ingekomen stuk; ( Tot en met het jaar 1871 werden uitgaande missives aan ministeries (vooral Binnenlandse Zaken) en provinciale besturen in brievenboeken afgeschreven (inv.nrs. 3341-3361). Nummering volgens G.S.-besluit. )
Nogal wat minuten van uitgaande stukken met bijbehorende ingekomen stukken ontbreken, omdat:
- veel stukken in aparte werkdossiers of collecties zijn geborgen of later zijn gelicht (wat blijkt uit verwijsbriefjes), maar niet zijn terug geplaatst.
- de stukken zijn gevoegd bij een later besluit (wat kan blijken uit de agenda).
- er na 1850 vernietiging heeft plaats gevonden (wat is aangetekend in de registers met net-notulen/besluiten);
Net-notulen/net-besluiten In de jaren 1844-1871 werden de notulen van Gedeputeerde Staten in het net overgeschreven in registers op dezelfde manier als vóór 1844 gebruikelijk was, en ondertekend door gouverneur/commissaris des Konings en griffier. In 1872 stopte men daarmee om te volstaan met het in het net afschrijven van de vergaderagenda uit het verbaal, waarvan de laatste kolom de essentie van het genomen besluit bevatte. ( Ingevolge zijn instructie van 1851 diende de griffier na de goedkeuring van de notulen ervoor te zorgen, dat deze in "doorlopend register" werden overgeschreven. De net-notulen konden vervallen, aldus commissaris Fock, in een missive aan zijn Gelderse collega, omdat "de minuten toch ook bewaard blijven": deze werden overgeschreven, door commissaris en griffier getekend, en na afloop van het jaar bijeengebonden (archief Kabinet van de gouverneur/commissaris, inv.nr. 9, briefnr. 8093 dd. 21 nov. 1883). ) Bij veel net-notulen/besluiten is in de registers vanaf 1853 het rode stempel "vernietigd" gezet.
Indices op de notulen/besluiten
Alle indices hebben het kenmerk letter B. Ze werden alleen aangehouden in de jaren 1844-1869. Omdat de ingekomen en uitgaande stukken vanaf 1844 bij de minuutnotulen van Gedeputeerde Staten zijn gevoegd, vormen de indices op deze notulen tegelijk ook de toegang op deze stukken.
In de indices werden de stukken onder hoofden (rubriekaanduidingen) ingeschreven in chronologische volgorde van de besluitnummers van Gedeputeerde Staten. Behalve de korte inhoud van het stuk is ook summier aangeduid welk besluit werd genomen ("toestaan", "W. Visser benoemd tot .. "). Voorin elk deel zit een alfabetische hoofdenlijst. Onder het trefwoord "provinciale statenvergadering " werden alle door dit college behandelde stukken per vergadering geregistreerd.
Buiten de series gehouden stukken In het besluit van de gouverneur van 27 juni 1844 over de wijze waarop de ingekomen en uitgaande stukken moesten worden behandeld wordt (in de artikelen 54-56) gesproken van "collectie-portefeuilles" voor de bewaring van periodieke rapporten, collecties, comptabele stukken e.d. die buiten de algemene series ingekomen stukken zouden blijven. De collecties bij de afdelingen kregen een doorlopende nummering. ( (Gedrukte) Instructie voor de Provinciale Griffie 21 jan. 1873 art. 41: "de overgelegde collectien, de periodieke rapporten, comptabele stukken en dergelijke worden niet onder de relatieven verzameld, maar afzonderlijk in collectie-portefeuilles"; art. 43: "aan de collectien, bij iedere Afdeeling aldus gedeponeerd, wordt een doorlopend nummer gegeven .. ". ) ( Ook een verzameling akten (o.a. aanbestedingen) werd al vanaf 1817 buiten de series gehouden: deze akten kregen een zgn. Repertorium nummer. In de inventaris 1850-1945 zijn de akten uit 1847-1905 opgenomen achter inv.nr. 7088 (zonder inv.nrs.). Bij de provincie berusten nog de akten na 1905 alsmede twee delen indices over 1817-1907 (mededeling Hr. Frans, afdeling Archief provincie Zuid-Holland okt. 1994). ) Ook achteraf zijn echter stukken uit de algemene series gelicht en gevoegd bij "werkdossiers". Veel vaker dan vóór 1844 zijn stukken buiten de algemene series gehouden en gevoegd bij "werkdossiers".
Aanwijzingen voor de gebruiker
Het zoeken in het archief kan het beste geschieden via een aantal stappen. De stappen A, B en C zijn bij elk onderzoek wenselijk, de met een cijfer aangeduide stappen zijn afhankelijk van de periode waarin wordt gezocht. Voor elke periode is na deze "Aanwijzingen" een schema opgenomen.
Stap A:
De gebruiker doet er goed aan eerst na te gaan, of in gedrukte bescheiden iets over het bewuste onderwerp is te vinden. Deze bescheiden zijn veel gemakkelijker raadpleegbaar dan de geschreven stukken. In Bijlage C kan men zien wat voor bescheiden het betreft.
Alle vanwege de provincie uitgegeven gedrukte stukken zijn gespecificeerd per jaar beschreven in toegang 3.02.20.02 ("Provinciale Staten, gedrukte stukken"). De Provinciale Almanak, het Staatsblad, het Bijvoegsel tot het Staatsblad en Luttenberg's Chronologische verzameling zijn te raadplegen in de bibliotheek van het Nationaal Archief.
Stap B:
Vervolgens komen de in deze inventaris beschreven archieven in aanmerking. Een deel van het archief bestaat uit buiten de chronologische series gehouden stukken. Omdat deze inhoudelijk zijn beschreven, verdient het aanbeveling deze eerst door te nemen.
Voor 1850 is de omvang van deze stukken vrij beperkt (de inv.nrs. 2549-2798, 3386-3468, 3471). Na 1850 zijn dat veel meer stukken (inv.nrs. 5687-7088). Op de werkdossiers na 1850 van de zogenaamde RA (retroacta-serie (inclusief de nog bij de provincie berustende dossiers) bestaat een alfabetisch register, dat als laatste deel achterin de inventaris is opgenomen. De gemeenterekeningen zijn via aparte lijsten te raadplegen (toegangen 3.02.28.01 t/m .03). Ook van de pas in 1990 overgenomen kaarten (Zie in de inleiding van deze toegang onder "Geschiedenis van het archiefbeheer") bestaat een aparte toegang (4.ZHPB).
Stukken die als vertrouwelijk werden beschouwd, zoals die betreffende de openbare orde of de voordracht van burgemeesters, werden door het kabinet van de gouverneur/commissaris behandeld. Het kabinet vormde een eigen archief (zie toegang: 3.02.30).
Stap C:
Ook al heeft men bij stap B relevante stukken aangetroffen, dan is dat geen garantie dat in de stukken in de chronologische series niet ook stukken zitten over het gezochte onderwerp. Deze series maken het overgrote deel uit van het archief. Alleen als men de precieze datum en nummer van een stuk weet, kan men direct in de inventaris opzoeken in welk inventarisnummer dat is geborgen. In alle andere gevallen moet men gebruik maken van de door de griffie zelf vervaardigde toegangen. Hoe deze toegangen zijn ingericht, hoe de ordening is van de ingekomen en uitgaande stukken en waarom de stukken kunnen ontbreken op de datum die men zou verwachten, is uiteengezet in paragraaf 3 van deze inleiding: kennisneming daarvan wordt sterk aanbevolen.
Kies vervolgens de periode.
Zoekschema periode juli 1850-1945 
Index Gedeputeerde Staten, 1e afdeling, jaar 1874: hoofden- of rubriekenlijst voorin de index. 
Index Gedeputeerde Staten, 1e afdeling, jaar 1874, blz. 253, rubriek Wegen: onder het trefwoord Voorhout wordt verwezen naar de agendanummers 39 en 581.
Agenda Gedeputeerde Staten, 1e afdeling, van 4 januari 1874: onder nr. 39 wordt verwezen naar het voorgaand agendanummer (4365 uit het jaar 1873), het volgend agendanummer (581) en naar het besluit van G.S. van 6 januari 1874 nr. 7.
Minuut-besluiten Gedeputeerde Staten, vergaderagenda van 6 januari 1874: nr. 7 betreft de legger der wegen van Voorhout, met in de kolom geheel rechts het genomen besluit. 
Minuut-besluiten Gedeputeerde Staten: ingekomen brief van B. en W. van Voorhout van 2 januari 1874 nr. 9, geagendeerd 4 januari 1874 nr. 39 en opgelegd bij besluit van 6 januari 1874 nr. 7. 
Minuut-besluiten Gedeputeerde Staten, minuut van uitgaande brief bij het besluit van 6 januari 1874 nr. 7.
Stap 1:
Omdat in deze jaren sprake is van gescheiden archieven, is het zaak eerst te bepalen wie bemoeienis had met het gezochte onderwerp: de commissaris of Gedeputeerde Staten. Na 1850 ligt het zwaartepunt van het bestuur duidelijk bij het college van Gedeputeerde Staten: hun archief is dan ook het meest omvangrijk (zie hiervoor de paragrafen 1 en 2 van de inleiding).
Stap 2:
Omdat na 1850 de afdelingen van de griffie eigen agenda's en indices aanlegden, dient men ook te weten welke griffie-afdeling bemoeienis had met het gezochte onderwerp: zie daarvoor in de inleiding van deze toegang onder "B. Taakverdeling griffie-afdelingen".
Bij bemoeienis commissaris:
Stap 3:
Bepaal eerst een trefwoord voor het gezochte onderwerp en zoek daarop in de indices van een van de griffie-afdelingen (inv.nrs. 5457-5686). Bij de trefwoorden wordt een opsomming gegeven van de stukken, met hun korte inhoud, en verwezen naar de agendanummers.
Index Gedeputeerde Staten, 1e afdeling, jaar 1874: hoofden- of rubriekenlijst voorin de index. Index Gedeputeerde Staten, 1e afdeling, jaar 1874, blz. 253, rubriek Wegen: onder het trefwoord Voorhout wordt verwezen naar de agendanummers 39 en 581. Stap 4:
In de agenda's (inv.nrs. 5067-5456) kan men zien van wie stukken zijn ingekomen en wat voor actie daarop is genomen, bijvoorbeeld door middel van een uitgaande brief.
Agenda Gedeputeerde Staten, 1e afdeling, van 4 januari 1874: onder nr. 39 wordt verwezen naar het voorgaand agendanummer (4365 uit het jaar 1873), het volgend agendanummer (581) en naar het besluit van G.S. van 6 januari 1874 nr. 7. Stap 5:
De ingekomen en uitgaande stukken (inv.nrs. 3362-5066) zijn in de jaren 1850-1872 in één serie bij elkaar geborgen en wel op agendanummer. Vanaf 1873 zijn er series per griffie-afdeling, maar ook hier zitten de ingekomen en uitgaande stukken bij elkaar op hetzelfde nummer. Vanaf 1901 zijn de meeste stukken vernietigd.
Bij bemoeienis Gedeputeerde Staten:
Stap 6:
Deze stap, raadplegen indices (inv.nrs. 3110-3340; zie illustraties bij stap 3); is conform stap 3,. Tot 1869 kan men ook zoeken in indices op de notulen.
Stap 7:
De agenda's (inv.nrs. 2602-3109; zie illustratie bij stap 4) verwijzen vaak naar eventuele voorgaande en volgende agendanummers alsmede naar datum en nummer van de door Gedeputeerde Staten genomen besluiten.
Stap 8:
In de serie minuut-notulen/minuut-besluiten (inv.nrs. 564-2601) vindt men tegelijk ook de bijlagen in de vorm van de ingekomen stukken en, in bepaalde gevallen, de uitgaande brieven, beide geborgen in de volgorde van de besluiten. Per zitting is er ook een vergaderagenda. Veel stukken ontbreken (Zie hiervoor in de inleiding van deze toegang onder "Verbaal: minuut-notulen (vanaf 1872: minuut-besluiten), ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken").
In de serie net-notulen/net-besluiten (inv.nrs. 134-540) vindt men alleen de tekst van de genomen besluiten, tot 1872 in een uitvoerige versie, daarna heel summier; in deze registers is met een rood stempel per besluit aangegeven of de bijbehorende stukken zijn vernietigd.
Minuut-besluiten Gedeputeerde Staten, vergaderagenda van 6 januari 1874: nr. 7 betreft de legger der wegen van Voorhout, met in de kolom geheel rechts het genomen besluit. Minuut-besluiten Gedeputeerde Staten: ingekomen brief van B. en W. van Voorhout van 2 januari 1874 nr. 9, geagendeerd 4 januari 1874 nr. 39 en opgelegd bij besluit van 6 januari 1874 nr. 7. Minuut-besluiten Gedeputeerde Staten, minuut van uitgaande brief bij het besluit van 6 januari 1874 nr. 7.Aanwijzingen voor de gebruiker
Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
- Creëer een account of log in.
- Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
- Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland [blok 1850-1945], nummer toegang 3.02.27.01, inventarisnummer ...
Nationaal Archief, Den Haag, Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland [blok 1850-1945], nummer toegang 3.02.27.01, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Prov. Bestuur Zuid-Holland, 1850-1945, 3.02.27.01, inv.nr. ...
NL-HaNA, Prov. Bestuur Zuid-Holland, 1850-1945, 3.02.27.01, inv.nr. ...
Verwant materiaal
Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Verwante archieven
Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland [blok 1814-1844], nummer toegang 3.02.20
Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland [periode 1845-1850], nummer toegang 3.02.20.03
Bijlagen
-
-
-
1-133 Vervallen
-
-
-