2.14.56 Inventaris van het archief van het Hulpdepot van de Rijksarchiefdienst te Schaarsbergen, 1952-2002

Het gebouw van het Algemeen Rijksarchief aan het Bleijenburg in Den Haag was in 1931 nagenoeg geheel gevuld met archieven. De algemene rijksarchivaris suggereerde de minister tot aankoop van het leeg gekomen gebouw van de gemeentelijke HBS aan het Bleijenburg 38 - pal tegenover Bleijenburg 7 - en tot inrichting ervan tot archiefbewaarplaats. In 1937 werd het gebouw voor dat doel aangekocht, maar in maart 1938 werd het gebouw gevorderd door het Ministerie van Defensie als kantoorgebouw. De oorlogsomstandigheden en de bezetting maakten ingebruikneming van het gebouw in de periode 1939-1945 onmogelijk. Ook na de bevrijding bleef het Ministerie van Oorlog van het gebouw gebruik maken, waardoor voor uitbreiding van de depotcapaciteit naar andere mogelijkheden gezocht moest worden. Deze werden tijdelijk gevonden in een gebouw aan het Kortenbosch in Den Haag en in een kelder van het gele scheikundegebouw van de Technische Hogeschool te Delft.

In 1947 kwam een Duitse radar-bunker te Schaarsbergen in beeld die in gebruik was bij de ministeries van Oorlog en van Binnenlandse Zaken voor opslag en het onschadelijk maken van munitie. Omdat deze ministeries aanvankelijk bezwaren hadden tegen het afstaan van een deel van de bunker aan het Algemeen Rijksarchief, duurde het tot 1951 voordat de werkzaamheden tot het geschikt maken van een gedeelte van de bunker voor gebruik door het Algemeen Rijksarchief konden beginnen. In maart 1952 kon de bunker met dienstwoning in gebruik worden genomen en kort daarna werden de eerste archieven geplaatst in de daarvoor geschikt gemaakte ruimten.

Vijf jaar na de ingebruikneming, eind 1957, bleek het depot vol te zijn en konden geen archieven van enige omvang meer worden opgenomen. Na de nodige voorbereidingen en bouwwerkzaamheden werd begin 1969 het tweede gedeelte van de bunker als archiefdepot in gebruik genomen. Hierdoor werd de capaciteit van 15 kilometer op 40 kilometer planklengte gebracht. In 1976 werd de capaciteit van het Hulpdepot opnieuw uitgebreid, nadat de bouw van drie verdiepingen in het middengedeelte van de bunker voltooid was. Deze uitbreiding was hoofdzakelijk bestemd als opslagplaats voor museale voorwerpen, voornamelijk van het Nederlands Openlucht Museum.

De personeelsformatie van het Hulpdepot bestond aanvankelijk uit een beheerder en een hoofdschrijver-conciërge. In 1958 werd een assistent aan de formatie toegevoegd, in 1967 vervangen door een binder-restaurator. In de jaren 1970-1979 bereikte de formatie het hoogtepunt met elf medewerkers, waaronder enkele archivisten. In 1980, toen de archieven van het Algemeen Rijksarchief werden overgebracht naar het nieuwe archiefgebouw in Den Haag, werd de formatie teruggebracht tot vijf, later drie personen: een beheerder, een administratief medewerker, een technisch assistent, een binder en een huishoudelijk medewerkster. Sinds 1958 werd de beheerder bijgestaan door niet-formatief personeel: erkende gewetensbezwaarden, werkloze hoofdarbeiders en personen werkzaam krachtens al dan niet tijdelijke sociale regelingen zoals de Wet Sociale Werkvoorziening en de Regeling Tijdelijke Arbeidsplaatsen. Hun aantal varieerde van een tot twaalf personen.

De benaming van het Hulpdepot was aanvankelijk Hulpdepot van het Algemeen Rijksarchief. Begin jaren zeventig werd de naam gewijzigd in Hulpdepot van de Rijksarchiefdienst. Het Hulpdepot was, net als het Algemeen Rijksarchief, in 1968 onderdeel geworden van de Rijksarchiefdienst, en beheerde bovendien een steeds grotere hoeveelheid archieven van rijksarchieven in de provincie. Tot deze naamswijziging is niet formeel besloten, maar de nieuwe benaming is in het dagelijks gebruik gemeengoed geworden. Het Hulpdepot was tot 1980 ondergeschikt aan het Algemeen Rijksarchief. Vanaf april 1980 werd het Hulpdepot een onderdeel van de Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst.

In 1985 ontstond een ernstig arbeidsconflict, waarbij uiteindelijk - in 1987 - de toenmalige beheerder ontslag heeft genomen. De functie van beheerder is vervolgens niet opnieuw ingevuld, maar opgedragen aan een supervisor, die werkzaam was bij de Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst in Den Haag. Het dagelijks beheer kwam bij de administratief medewerker, die de titel van opzichter kreeg.

Per 1 januari 1991 werd het hiërarchisch toezicht vanuit de Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst opgedragen aan de rijksarchivaris in Gelderland, die daarmee, tot eind 1999, formeel beheerder van het Hulpdepot werd. In 2000 werd het beheer van het Hulpdepot opgedragen aan de projectleider herpositionering Hulpdepot Schaarsbergen, die tot het Beleidsbureau (voorheen Centrale Directie) Rijksarchiefdienst behoorde.

Het Hulpdepot te Schaarsbergen was in de eerste plaats bestemd als uitbreiding van het Algemeen Rijksarchief te Den Haag, maar ook archieven van andere archiefinstellingen en organisaties zijn er enige tijd in beheer geweest. Vanaf het begin heeft het Rijksarchief in Gelderland er archieven ondergebracht, terwijl de archieven, berustende in het in 1944/45 zeer gehavende gebouw van de arrondissementsrechtbank te Arnhem er eveneens van 1952 tot 1964 een tijdelijk onderdak vonden.

In de loop der jaren hebben vrijwel alle rijksarchieven in de provincie archieven in het Hulpdepot geplaatst, in omvang variërend van enkele tientallen meters tot een paar kilometer, en in tijd variërend van enkele maanden tot vele jaren. Tot begin 1980 vormden de archieven van het Algemeen Rijksarchief de hoofdmoot van de beheerde archiefcollectie. Sinds maart 1980 werden voornamelijk archieven beheerd uit de provinciale rijksarchiefbewaarplaatsen, die met ruimtegebrek kampten.

Vanaf 1980 was een grote hoeveelheid ruimte beschikbaar voor de opslag van archieven. Deze ruimte werd geleidelijk in gebruik genomen door instellingen die niet tot de Rijksarchiefdienst behoorden, aanvankelijk om niet. Later werd de ruimte tegen kostprijs verhuurd, teneinde de exploitatielasten voor de Rijksarchiefdienst te verminderen. Het geplaatste materiaal bestond niet uitsluitend uit archieven: enkele instellingen brachten andersoortig materiaal in, zoals museale voorwerpen, geluidsdragers, computertapes. Ook hier varieerden de omvang van de bestanden, alsook de duur van het beheer: van enkele maanden tot enkele decennia.

De beheersactiviteiten ten aanzien van de archieven die formeel in beheer waren bij de Rijksarchiefdienst, bestonden uit plaatsing, registratie, verpakking, selectie ter vernietiging en inventarisatie van die archieven. Daarnaast werden dossiers en documenten aan belangstellenden beschikbaar gesteld in de vorm van inzage in de studiezaal en uitgeleend aan archiefdiensten en aan de oorspronkelijke archiefbeheerders. Tevens werd op ruime schaal schriftelijke informatie uit en over de in beheer zijnde archieven verstrekt. Educatieve activiteiten waren beperkt tot rondleidingen aan groepen en soms aan individuele personen. Het beheer van archieven van andere instellingen beperkte zich tot opslag en registratie, alsmede uitlening van dossiers op incidentele basis.

Nadat in 1997 het Rijksarchief in Groningen als laatste rijksarchief zijn archieven uit het Hulpdepot had teruggehaald, besloot de algemene rijksarchivaris eind van dat jaar het Hulpdepot binnen drie à vijf jaar te sluiten. Deze sluiting betekende dat de overeenkomsten met de instellingen die archief in het Hulpdepot hadden ondergebracht, ontbonden moesten worden. Bovendien zou het aanwezige personeel elders geplaatst of ontslagen worden. Het gelukte voor het personeel een acceptabele oplossing te vinden, waarna het Hulpdepot per 1 januari 2003 gesloten zou kunnen worden.

Inmiddels was de verhouding met de Rijksgebouwendienst ingrijpend gewijzigd, waardoor de Rijksarchiefdienst huurder was geworden van de bunker. Het huurcontract had een looptijd tot 1 januari 2014. Omdat er geen nieuwe huurder voor de bunker gevonden kon worden, was de Rijksarchiefdienst genoodzaakt de bunker nog een tiental jaren te beheren en daarvoor huur te betalen. Gedurende deze jaren is het beheer gevoerd vanuit het Nationaal Archief te Den Haag met ondersteuning van een locatiemanager vanuit het Gelders Archief te Arnhem. De ruimte werd zoveel mogelijk, ter dekking van de exploitatielasten, verhuurd aan (overheids)instellingen, ter plaatsing van archieven en museale voorwerpen. Uiteindelijk werd de bunker in 2013 door het Nationaal Archief ontruimd en is het in januari 2014 weder opgeleverd aan de Rijksgebouwendienst.

Het archief is gevormd door de beheerder, later de opzichter van het Hulpdepot. Aanvankelijk was het archief chronologisch geordend, doch vanaf maart 1974 was een eenvoudig rubriekenstelsel in gebruik, met zo'n vijf tot tien rubrieken. De ingekomen en uitgaande brieven werden in een agenda ingeschreven, waarop de beheerder een alfabetische naam- en onderwerpenklapper heeft laten vervaardigen.

De heer J.C. van Aartrijk die van 1969 tot 1975 in het Hulpdepot met de selectie van archieven was belast, heeft eigen dossiers gevormd, die hij mee naar Den Haag heeft genomen toen hij in 1975 naar het Algemeen Rijksarchief werd overgeplaatst. In 1980 is een gedeelte van de inlichtingencorrespondentie uit de jaren 1974-1979 overgegeven aan de rijksarchivaris van de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief.

In 2003, na de opheffing van het afzonderlijke beheer van het Hulpdepot, is het archief grotendeels verplaatst naar het Nationaal Archief. Eind 2008 werden de laatste nog aanwezige archiefbestanddelen in het depot van het Nationaal Archief geplaatst.

Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Het archief van het Hulpdepot is in 2024 door de zorgdrager, de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995 formeel overdragen aan de algemene rijksarchivaris ter bewaring in de algemene rijksarchiefbewaarplaats (Nationaal Archief).

Het archief bevat, naast een serie agenda's met klappers, stukken betreffende de organisatie van het Hulpdepot en betreffende de traditionele archieftaken van archiefdiensten als beheren, bewerken en benutten van archieven. Daarnaast zijn er stukken betreffende de specifieke taak van het Hulpdepot: het verhuren van archiefruimte aan derden.

Het archief is, afgezien van hetgeen vernietigd is, niet volledig. Veel van de bijlagen bij ingekomen en uitgaande brieven gevoegd, zijn niet aangetroffen. Deze stukken (rapporten, lijsten, overzichten) hebben het archief niet bereikt, waardoor alleen de geleidebrief aanwezig was. Dergelijke losse geleidebrieven zijn ter vernietiging uit het archief verwijderd. Desondanks kan gesteld worden dat geen grote hiaten in het archief zijn aangetroffen.

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Hulpdepot Rijksarchiefdienst Schaarsbergen, nummer toegang 2.14.56, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, Hulpdepot Schaarsbergen, 2.14.56, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Relevante en gerelateerde informatie kan gevonden worden in de archieven van die instellingen welke zich met het Hulpdepot hebben bezig gehouden, alsmede welke met het beheer belast zijn van de archieven die enige tijd in Schaarsbergen zijn beheerd:

• Algemeen Rijksarchief 1802-1966, toegang 2.14.03;
• Algemeen Rijksarchief 1967-2002, toegangen 2.14.04, 3.12.10, 2.14.102, 2.14.34;
• Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst 1967-2007, toegang 2.14.18
• Afdeling Rijksarchiefinspectie 1961-1991, toegangen 2.14.09.04, 2.14.09.05, 2.14.10;
• de rijksarchieven in de provincie, toegang via www.archieven.nl, met name het Gelders Archief, waarvan de voorganger, het Rijksarchief in Gelderland van 1991-1999 het beheer over het Hulpdepot heeft gevoerd