2.09.112 Inventaris van de dossiers Naamloze en Besloten Vennootschappen van het Centraal Archief Vennootschappen van het Ministerie van Justitie, opgeheven tussen 1983 en 2008, 1839-1945 (2007)

De in deze toegang beschreven bescheiden betreffen de zgn. NV en BV-dossiers van het Ministerie van Justitie uit de periode 1838-1945 (2008).

Algemeen

Deze vorm van rechtspersoonlijkheid wordt alleen gebruikt door commerciële ondernemingen. Wanneer een onderneming het eigendom is van één of meerdere natuurlijke personen, heeft deze onderneming meestal de rechtsvorm ‘eenmanszaak’, ‘vennootschap onder firma’ of ‘commanditaire vennootschap’. Indien er bij een dergelijke onderneming iets misloopt, dan is een eigenaar altijd hoofdelijk aansprakelijk. Om dit risico te ondervangen kunnen de eigenaren (of eigenaar) van de onderneming voor de rechtsvorm naamloze vennootschap (NV) of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BV) kiezen. Deze rechtsvormen zijn krachtens het BW2 rechtspersonen en hebben dezelfde handelingsvrijheid als een natuurlijk persoon. Voor een eigenaar van een NV of BV betekent dit dat zijn/haar privé-vermogen niet wordt aangesproken in geval de onderneming failliet gaat.

De vestigingsplaats van een NV of BV wordt vastgelegd in de oprichtingsstatuten van deze rechtsvormen. In bijzondere omstandigheden kan de vestigingsplaats worden verplaatst, hetzij vrijwillig, hetzij op last van de regering, naar een ander land binnen het Koninkrijk der Nederlanden. Dit wordt ook wel zetelverplaatsing genoemd.

Naamloze vennootschappen

Een NV wordt opgericht bij notariële akte door een of meerdere personen. Deze akte bevat tenminste de statuten van de vennootschap, de benoeming van de eerste bestuurder(s) en het bedrag van het geplaatste kapitaal, het gestorte deel daarvan en het bedrag van de geplaatste aandelen, onderverdeeld per soort aandeel en per oprichter. In de statuten zijn in ieder geval opgenomen de naam, de vestigingsplaats, het doel van de vennootschap en een regeling voor het geval de onderneming een van zijn bestuurders moeten missen. Daarnaast vermelden de statuten de gegevens omtrent de opbouw van de organisatie en de juridische bevoegdheden uitgesplitst per organisatieonderdeel. Ook de gegevens over het maatschappelijk kapitaal (aandelen e.d.) worden in de statuten opgenomen.

Na het opmaken van de notariële akte vragen de oprichters (of oprichter) een verklaring van geen bezwaar aan bij het MvJ. Zonder deze verklaring is het niet mogelijk een NV op te richten. De Minister van Justitie kan een verklaring alleen weigeren als de antecedenten van de oprichter(s) daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld; een strafblad) of wanneer de akte (statuten) in strijd is met de openbare orde of de wet. Daarnaast wordt de verklaring niet afgegeven als de oprichter(s) de leges ten bate van de Rijksschatkist niet voldoen. Nadat het MvJ de verklaring heeft afgegeven, hebben de oprichters (of oprichter) nog drie maanden de tijd om hun voornemen uit te voeren. De bestuurders hebben de plicht om de opgerichte NV in te schrijven in het handelsregister bij de KvK. Een NV heeft minimaal de volgende organen; een bestuur, een Raad van Commissarissen (RvK) en een algemene vergadering van aandeelhouders (Ava). De Ava en de RvC controleren het bestuur en haar beleid. Zo moet de Ava gekend worden bij statutenwijziging, wijzigingen of aanvullingen op de aandelenportefeuille en bij fusie en splitsing. Daarnaast stelt de Ava onder meer de jaarrekening vast en heeft zij de bevoegdheid om bestuurder en twee derde van de commissarissen te benoemen, te schorsen of te ontslaan. De Ava komt minimaal een maal per jaar bijeen en wel binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. De RvC controleert het bestuur doorlopend en geeft daarnaast desgevraagd advies aan het bestuur. Tevens kan de raad het bestuur of een van de bestuurders schorsen en op eigen gezag de Ava bijeen roepen. Beide organen staan garant voor het interne toezicht op de onderneming (NV).

Besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid

Net als een NV wordt een BV opgericht bij notariële akte door een of meerdere personen. Deze akte bevat tenminste de statuten van de vennootschap, de benoeming van de eerste bestuurder(s) en het bedrag van het geplaatste kapitaal, het gestorte deel daarvan en het bedrag van de geplaatste aandelen, onderverdeeld per soort aandeel en per oprichter. In de statuten zijn in ieder geval opgenomen de naam, de vestigingsplaats, het doel van de vennootschap en een regeling voor het geval de onderneming een van zijn bestuurders moeten missen. Daarnaast vermelden de statuten de gegevens omtrent de opbouw van de organisatie en de juridische bevoegdheden uitgesplitst per organisatieonderdeel.

Ook de gegevens over het maatschappelijk kapitaal (aandelen e.d.) worden in de statuten opgenomen. Ten behoeve van de rechtsgeldigheid is het, net als bij de NV, noodzakelijk dat de oprichter(s) een verklaring van geen bezwaar aanvraagt bij het MvJ, zodra de notariële akte is opgemaakt. De Minister van Justitie kan een verklaring alleen weigeren als de antecedenten van de oprichter(s) daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld; een strafblad) of wanneer de akte (statuten) in strijd is met de openbare orde of de wet. Daarnaast wordt de verklaring niet afgegeven als de oprichter(s) de leges ten bate van de Rijksschatkist niet voldoen. Daarna moet de BV binnen drie maanden zijn opgericht en worden ingeschreven bij de KvK.

De BV heeft minimaal een bestuur en een Ava. Het is echter ook niet ongebruikelijk wanneer een BV een RvC heeft. Het functioneren van het bestuur, de Ava en de RvC (en hun onderlinge verhoudingen) binnen een BV komt overeen met een NV. Datzelfde geldt voor de regels omtrent jaarrekeningen en dergelijke. Het grootste verschil wordt veroorzaakt door het verschil in aandelensoort. Een BV kent geen aandelen aan toonder. Alle aandelen staan op naam en zijn alleen verhandelbaar met toestemming van de BV Het bestuur weet derhalve welke personen zitting hebben in de algemene vergadering, in tegenstelling tot een NV. Een BV kan dan ook niet het slachtoffer worden van een zogenaamde ‘vijandige overname’.

Bij het Ministerie van Justitie werden de stukken betreffende naamloze vennootschappen reeds vroeg in dossiers geborgen. Naar mededeling van het Ministerie van Justitie zou in 1842 tot dossiervorming zijn overgegaan.

In de oude dossiers bevinden zich echter stukken vanaf 1820, zodat dan van dossiervorming met terugwerkende kracht sprake geweest zou moeten zijn.

Ieder dossiers is voorzien van een uniek dossiernummer. De gehele serie betreft een reeks genummerd van 1 tot en met 1.650.100 nummers.

Het in deze inventaris beschreven archiefblok is in 2008-2009 bewerkt door de Centrale Archief Selectiedienst (CAS). Daarvoor beruste het archief in het Archievendepot van het Ministerie van Justitie in Rijswijk.
Het archief is na bewerking destijds door de CAS niet overgedragen aan het Nationaal Archief. Het archief bleef in opslag bij de CAS, later Doc-Direkt.

Het archief is in 2023 door overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995

In 1989 werd door het Ministerie van Justitie een archiefblok overgedragen aan het Nationaal Archief. Zie hiervoor de toegang: 2.09.46 Inventaris van de dossiers Naamloze Vennootschappen van het Ministerie van Justitie, opgeheven vóór 1983, 1820-ca. 1945

Dit archiefblok bevat de dossiers met de nrs. 1-58.000. Deze dossiers hebben uitsluitend betrekking op opgeheven vennootschappen, waardoor de serie de nodige hiaten bevat. De dossiers betreffende de nog bestaande vennootschappen zijn in 1989 bij het ministerie achtergebleven, omdat deze dossiers door het Ministerie van Justitie zelf nog regelmatig geraadpleegd werden voor administratieve doeleinden (informatie, verlenging, wijziging der statuten).

De in deze toegang opgenomen dossiers betreffen de dossiers die in 1989 nog niet zijn overgedragen. Dit houdt in dat het hier om dossiers gaat van NV’s die zijn opgericht in de periode tot en met 1945 en derhalve documenten uit deze periode bevatten. De dossiers kunnen, als gevolg van aanvullingen in het dossier echter wel jongere stukken uit de periode vanaf 1946 bevatten. De dossiers bevatten in grote lijnen de volgende stukken:

• Verzoekschrift tot oprichting
• Akte van oprichting
• Verzoekschriften tot wijziging
• Verklaringen van geen bezwaar
• Wijzigingsakten

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.

Voor dit archief is geen andere toegang beschikbaar

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Justitie: Centraal Archief Vennootschappen, BV/ NV-dossiers [blok 2], nummer toegang 2.09.112, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, Justitie / Vennootschappen BV/NV dossiers [blok 2], 2.09.112, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Geen bijlagen