Terug naar zoekresultaten

2.05.513 Inventaris van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken en Hoofddirectie Personeel en Organisatie, personeelsdossiers, (1945) 1985-2010

Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaalBijlagen

Archief

Titel

2.05.513
Inventaris van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken en Hoofddirectie Personeel en Organisatie, personeelsdossiers, (1945) 1985-2010

Auteur

Doc-Direkt

Versie

18-09-2024

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2019 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Buitenlandse Zaken: Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken (HDBZ), Personeelsdossiers
BuZa / HDBZ en HDPO / / Personeelsdossiers

Periodisering

archiefvorming: 1985-2010
oudste stuk - jongste stuk: 1945-2010

Archiefbloknummer

Z420

Omvang

1333 inventarisnummer(s) 46,50 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten. Geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief, Den Haag

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Buitenlandse Zaken, Directie Buitenlandse Dienst (DBD) (, 1945 - 1970) Ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoofdafdeling Personeel Departement (APD) (, 1951 - 1970) Ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoofdafdeling Personeel Ministerie (APM) (, 1971 - 1985) Ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoofddirectie Buitenlandse Zaken (HDBZ) (, 1986 - 2000) Ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) (, 2001 - 2010)

Samenvatting van de inhoud van het archief

De inhoud van dit archief bestaat uit personeelsdossiers van medewerkers met salarisschalen (voor 1981 rangen) 14 en hoger die werkzaam zijn geweest in internationale functies. Daarnaast bevat dit archief personeelsdossiers van overige ambtenaren van het ministerie die maatschappelijk belangrijk zijn geweest tussen de jaren 1945 - 2010. In dit archief bevinden zich benoemingen van ambassadeurs.
Vooral voor 1970 waren de ambassadeurs en diplomaten afkomstig uit adellijke Nederlandse families zoals Beelaerts van Blokland, Van Pallandt, Van Voorst tot Voorst e.a.
De dossiers bevatten onder andere persoonsgegevens, conduites, verslagen, klachtenbrieven, stukken met betrekking tot bezwaar en beroep en financiële bescheiden.
In diverse dossiers bevinden zich foto's van de desbetreffende personen.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een grote hoeveelheid medewerkers in dienst die in het buitenland werkzaam zijn. Voor uitgezonden medewerkers van het ministerie geldt het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken. Hierin worden bijzondere arbeidsvoorwaarden voor uitgezonden medewerkers vastgesteld. De minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor dit deel van het personeelsbeleid en voert hierover ook overleg met de vakbonden.
De ministers van Binnen- en Buitenlandse Zaken zijn tezamen met de minister van Defensie, die de verantwoordelijkheid heeft over naar het buitenland uitgezonden militairen, verantwoordelijk voor het tot stand komen van dit deel van het rijksbrede overheidsbeleid.
Dit wordt beschouwd als het primaire beleid.
De taakvoorganger van de Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken (HDBZ) en de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) was sinds 1945 de Directie Buitenlandse Dienst (DBD). In 1951 werd de Afdeling Personeel Departement (APD) opgericht, die naast de DBD functioneerde,
De DBD is na de oprichting van de APD blijven bestaan tot en met 1970 als aparte personeelsafdeling voor diplomaten.
In 1971 werd de taak van de APD overgenomen door de Afdeling Personeel Ministerie (APM).
Vervolgens hield vanaf 1986 de Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken (HDBZ) zich bezig met het behandelen van personeelsaangelegenheden voor zowel diplomaten als niet-uitgezonden medewerkers. De taken van haar opvolger sinds 1999, de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) werden uitgebreid. Naast het ontwikkelen, uitvoeren en controleren van het personeelsbeleid verricht zij ook adviestaken op het terrein van personeel- en organisatieontwikkeling. Deze ondersteunende directies ressorteerden onder de plaatsvervangend secretaris-generaal.
Geschiedenis van het archiefbeheer
De vorming van dit archief is in 1985 gestart bij de oprichting van de Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken (HDBZ). De dossiers zijn overgegaan naar de taakopvolger, de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) in 2001. Eind jaren tachtig stapte men bij Buitenlandse Zaken af van de vorming van de zogenaamde 10-jaren archiefblokken op archiefcode. Vanaf die tijd werden per directie, bureau of afdeling afzonderlijke archieven gevormd en beheerd.
HDBZ en HDPO zijn begonnen met het aanwijzen en bewaren van een (deel) van de personeelsdossiers van de Directie Buitenlandse Dienst (DBD) vanaf 1945.
De dossiers betroffen benoemingen van functionarissen tot ambassadeur. De dossiervorming en het beheer werden eveneens door de proceseigenaren HDBZ en vervolgens HDPO uitgevoerd. Het archief was voordat het ter bewerking werd aangeboden aan Doc-Direkt opgeslagen in de archiefruimte van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De totale omvang bedroeg 64,250 meter.
De verwerving van het archief
Het archief is in 2019 door Ministerie van Buitenlandse Zaken overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
Het archief bestaat uit personeelsdossiers van medewerkers met salarisschalen 14 en hoger, zoals ambassadeurs, permanente vertegenwoordigers, gezanten, ambtenaren die werkzaam geweest zijn in internationale functies en overige ambtenaren van het ministerie die maatschappelijk belangrijk zijn geweest tussen de jaren 1945 - 2010.
De inhoud van het archief betreft onder andere persoonsgegevens, benoemingen, verslagen, klachtenbrieven, stukken met betrekking tot bezwaar en beroep en financiële bescheiden. In diverse dossiers zijn ook foto's aangetroffen van betreffende personen.
Selectie en vernietiging
Het archief is gewaardeerd op basis van selectielijst 168 Overheidspersoneel P-Direct, zorgdrager BuZa (168.3), vastgesteld bij besluit van 20 november 2007 Nr.225 Stcrt., handeling 27 'Het voor blijvende bewaring bestemmen van personeelsdossiers'. Medewerkers van de HDBZ en de HDPO van het ministerie van Buitenlandse Zaken hebben een deel van de dossiers in het archief aangewezen als zijnde te bewaren. Het betreft benoemingen van ambassadeurs. Doc-Direkt heeft deze aanwijzingen aangehouden.
De rest van het archief is door Doc-Direkt geselecteerd op onder andere: ambtenaren met salarisschalen 14 en hoger, ambtenaren werkzaam geweest in internationale functies en overige ambtenaren die maatschappelijk belangrijk zijn geweest of betrokken waren bij een incident waarbij de positie van de minister en/of de naam van het ministerie in het geding kwam.
De omvang van het te vernietigen gedeelte bedraagt 3,875 m; 12 m komt in aanmerking voor vernietiging op termijn.
Aanvullingen
Voor dit archief worden op termijn aanvullingen verwacht.
Verantwoording van de bewerking
Het archief van de HDBZ en de HDPO is eind 2012 bewerkt door Doc-Direkt. De omvang van het archief bedroeg in totaal 64,250 strekkende meter. Na bewerking bleef er 48,375 meter voor bewaring over. Het te bewaren archief wordt overgebracht naar het Nationaal Archief. Uit het archief is 12 meter op vernietiging op termijn afgesteld en is 3,875 meter ter vernietiging aangeboden.
De te bewaren dossiers zijn toegankelijk gemaakt in een inventaris, primair alfabetisch op naam van functionaris en secundair op onderwerp (deeldossier) geordend.
Alle stukken zijn van nietjes, plakband en overige hechtmiddelen ontdaan en verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozen. Ze zijn daarna genummerd volgens de inventaris. De omslagen en dozen zijn voorzien van etiketten. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken overgedragen.
Ordening van het archief
Het archiefblok is primair alfabetisch geordend op naam van functionaris en de secundaire ordening is op onderwerp. De dossiers zijn chronologisch opgebouwd.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het Auteursrecht.
Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (B).
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het Auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Andere toegang
Voor dit archief is geen andere toegang beschikbaar
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Buitenlandse Zaken: Hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken (HDBZ), Personeelsdossiers, nummer toegang 2.05.513, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, BuZa / HDBZ en HDPO / / Personeelsdossiers, 2.05.513, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Het archief van Buitenlandse Dienst/BUZA met inventarisnummer 2.05.51
Bewaarplaats van originelen
Niet van toepassing
Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Afgescheiden archiefmateriaal
Niet van toepassing
Verwante archieven
Niet van toepassing

Bijlagen

Geen bijlagen

Archiefbestanddelen