Archief
Titel
2.05.463 Inventaris van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Canada, (1957) 1975-2013
Auteur
Doc-DirektVersie
04-11-2024
Copyright
Nationaal Archief, Den Haag
2022 cc0Beschrijving van het archief
Naam archiefblok
Nederlandse ambassade in Canada (Ottawa) BuZa/Ambassade Canada
Periodisering
archiefvorming: 1975-2013 oudste stuk - jongste stuk: 1957-2013
Archiefbloknummer
Z370Omvang
732 inventarisnummer(s) 21,20 meterTaal van het archiefmateriaal
Bevat stukken in het,en.
Nederlands
Engels
Frans
Soort archiefmateriaal
Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften. Bevat tevens foto's, tekeningen en digitale dragers.Archiefdienst
Nationaal Archief, Den HaagLocatie
Den HaagArchiefvormers
Ministerie van Buitenlandse Zaken (, 1975 - 2013)Samenvatting van de inhoud van het archief
Het archief bevat stukken ontvangen en opgemaakt door de Nederlandse ambassade te Ottawa en de consulaten-generaal te Toronto, Montreal en Vancouver in Canada over de periode 1975 - 2013.Archiefvorming
Geschiedenis van de archiefvormer
Staatsinrichting en politiek
De tien provincies van Canada en drie territoria maken deel uit van een federatie met als staatsvorm de parlementaire democratie. Canada is een zelfstandige constitutionele monarchie binnen het Gemenebest en omvat naar Brits (Westminster) model een Kroon, een Senaat en een Lagerhuis. De Britse koning of koningin wordt vertegenwoordigd door een voor 5-7 jaar benoemde gouverneur-generaal, die wordt bijgestaan door een kabinet, de zogenaamde ‘privy council’. De Gouverneur-Generaal benoemt en ontslaat ministers en leden van het federale Hooggerechtshof en bekrachtigt wetgeving, heeft consultatierecht in het kabinet en spreekt de troonrede uit. De grootste politieke partij levert de premier en de ministers, die uit de leden van het parlement gekozen worden. Voor het bestuur van het land is de premier de belangrijkste persoon. In 1982 werd een grondwetswijziging doorgevoerd, de Constitution Act 1982, die het Canadese parlement de bevoegdheid gaf zelf wijzigingen in de grondwet aan te brengen zonder voorafgaande toestemming van het Britse parlement. Voor wijziging van de Grondwet is een besluit vereist van het federale parlement en van zeven provincies, tezamen meer dan 50% van de bevolking.
In de Senaat geldt regionale vertegenwoordiging en de 105 leden worden net als in Groot-Brittannië door de premier benoemd. Het politieke gewicht van de Senaat is vrij gering omdat de regering over de kandidatuur van de senaatsleden beslist. Bovendien is het Canadese kabinet alleen verantwoording schuldig aan het Lagerhuis, niet aan de Senaat. De Senaat houdt zich vooral bezig met de wijziging van wetsvoorstellen. De verdeling van de 301 Lagerhuiszetels (House of Commons) geschiedt eveneens provinciegewijs en wordt bij elke volkstelling om de tien jaar aangepast. De leden worden voor vijf jaar bij algemeen kiesrecht gekozen en vertegenwoordigen elk een kiesdistrict (‘ridings’). Vanaf 18 jaar is er actief stemrecht.
De territories worden door een ‘commissioner’ bestuurd. Deze regeringsambtenaar legt verantwoording af aan het Canadese ministerie van Indian Affairs en Northern Development. Deze ‘commissioner’ wordt bijgestaan door een ‘Territorial Council’, waarvan de leden door de kiesgerechtigde bewoners van de territoria om de vier jaar worden gekozen. Deze bestuursraad heeft dezelfde functie als de wetgevende vergadering in de provincies. De territoria worden elk door een gekozen parlementslid in het ‘Federal House of Commons’ (Lagerhuis) in Ottawa vertegenwoordigd. Het federale gezag beheert nog steeds financiën, transport, economie, justitie, defensie en buitenlandse zaken.
In het Franstalige Québec bestaat een sterke afscheidingsbeweging. Sinds 1981 hebben de Québécois al twee keer een referendum gehad over de vraag of de provincie zich moet afscheiden, en twee keer hebben ze tegengestemd, hoewel met een minieme meerderheid. In 1995 was er een zeer krappe meerderheid van 50,3%, ofwel 50.000 stemmen. De federale regering wil de separatisten langs politieke en juridische weg wind uit de zeilen te nemen. Op juridisch vlak werd aan het federale Hooggerechtshof de vraag voorgelegd of afscheiding van Québec grondwettelijk is toegestaan. De uitspraak hierover in 1998 gaf geen eenduidig antwoord: eenzijdige afscheiding van Québec van Canada is niet gewettigd, maar in geval van de wens daartoe van een 'ruime meerderheid' van de bevolking van Québec moeten onderhandelingen worden gestart gericht op amendering van de grondwet, zodat onafhankelijkheid mogelijk is.
Sinds 1995 is de steun voor het separatisme wat afgenomen, enquêtes tonen aan dat de meeste Québecois bij Canada willen blijven, maar wel een bestuur willen dat meer macht krijgt. Het ziet er naar uit dat een nieuw referendum voorlopig niet zal plaatsvinden.
Wetkundig zit Canada nogal ingewikkeld in elkaar. Statuten die zijn uitgevaardigd door het federale parlement, zijn in het hele land geldig; wetten van de provinciale wetgever gelden alleen in de desbetreffende provincie. Daarom zijn er van provincie tot provincie grote verschillen in wetten en voorschriften – voor zover ze zaken betreffen die onder de bevoegdheden van de provincie vallen uiteraard. Het strafrecht is een federale zaak en dus in heel Canada hetzelfde. De grondwet van 2004 voorziet in een meerpartijenstelsel, bescherming van de fundamentele rechten van de mens en een vrijemarkteconomie. Zowel het 250 leden tellende parlement als de president worden iedere 5 jaar direct gekozen.
Bron: https://www.landenweb.nl/canada/samenleving/
Geschiedenis, periode 1975 - 2015
Eind jaren zeventig van de vorige eeuw waren er economische problemen en ontstonden er grote problemen door de nieuwe grondwet, die de oude British North American Act uit 1867 verving. De provincies vonden dat er nauwelijks aandacht werd besteed aan de positie en de problemen van de provincies door de federale overheid. Onder andere door deze problematiek leed minister-president Pierre Elliott Trudeau in mei 1979 een nederlaag bij de verkiezingen.
De nieuwe premier van Canada werd de jonge conservatief Joe Clark van de Progressieve Conservatieve Partij. Door onervarenheid en het niet nakomen van beloften duurde de periode Clark maar kort. Al in december volgde een motie van wantrouwen van de Liberale Partij van Trudeau die aangenomen werd. Het parlement werd ontbonden en er werden nieuwe verkiezingen uitgeschreven van 18 februari 1980, die ruimschoots werden gewonnen door de partij van Trudeau.
Op 20 mei 1980 werd er in Québec een referendum gehouden over de plannen van de premier van Québec, Rene Lévesque. Hij wilde gaan onderhandelen over een zogenaamd soeverein bondgenootschap met eigen wettelijke bevoegdheden, zelf belastingen heffen en een eigen buitenlands beleid. Tot zijn verbijstering wezen zijn eigen aanhangers het voorstel af. Grote overwinnaar werd de Liberale partij van Claude Ryan, die tegen de plannen van Levesque was, en de Parti Québecois. In juni 1984 trad Trudeau af en de daaropvolgende verkiezingen werden gewonnen door de Progressieve Conservatieve Partij van Brian Mulroney. In juni 1993 trok hij zich terug uit de politiek en werd opgevolgd door de eerste vrouwelijke premier, Kim Campbell, een partijgenote van Mulroney.
Bij de verkiezingen in oktober 1993 werd Campbells conservatieve partij verpletterend verslagen door de Liberalen. De conservatieven hielden na hun negen jaar durende regeringsperiode van de 153 zetels er maar 2 over. De nieuwe premier werd Jean Chrétien van de Liberale Partij.
In oktober 1995 was de status van Québec weer aan de orde, maar ook deze keer verwierpen de Québécois in een referendum nipt een voorstel om de Canadese federatie te verlaten. Jacques Parizeau trad na de nederlaag af als premier en leider van de Parti Québécois en werd in beide functies opgevolgd door Lucien Bouchard, de voormalige leider van het Bloc Québécois in het parlement van Ottawa. Bouchard nam een verzoenende houding aan jegens de regering in Ottawa en beloofde vóór 1999 geen nieuw referendum te zullen uitschrijven over de onafhankelijkheid van Quebec. In augustus 1998 kwam er een voorlopig einde aan de kwestie Québev toen het Hooggerechtshof bepaalde dat de provincie Québec volgens de grondwet niet gerechtigd was zich af te scheiden van Canada.
Bij de vervroegde parlementsverkiezingen van juni 1997 wisten de Liberalen een krappe meerderheid te behouden. In februari 1999 tekenden de federale regering en de negen Engelstalige provincies een verdrag waarin regels waren vastgelegd voor de federale en provinciale sociale zekerheid. Québec wees het verdrag af als ongewenste beperking van het provinciale gezag. In mei 1999 nam Canada deel aan de NAVO-luchtaanvallen op Joegoslavië, naar aanleiding van de situatie in Kosovo. Eveneens in 1999 trad de bestuurlijke eenheid Nanavutin in werking, waardoor de Inuit een grote mate van autonomie kregen.
De vervroegde verkiezingen van 27 november 2000 werden opnieuw gewonnen door de liberalen van Jean Chrétien.
Sinds februari 2006 werd de regering gevormd door de Conservatieven onder leiding van minister-president Stephen Harper. In oktober 2008 won Harper de verkiezingen opnieuw, maar haalde weer geen absolute meerderheid. In december 2008 probeerde de oppositie het minderheidskabinet van de conservatieven naar huis te sturen vanwege het falen bij de aanpak van de globale financiële crisis. Harper overleefde een motie van wantrouwen. In maart 2011 trokken de oppositiepartijen hun steun aan het minderheidskabinet in.
In mei 2011 wonnen de conservatieven onder leiding van Stephen Harper de parlementsverkiezingen, Harper bleef president, nu met een absolute meerderheid in het parlement. Justin Trudeau, leider van de liberalen won in november 2015 de parlementsverkiezingen en maakt zo een einde aan het 9 jaar durende tijdperk Harper.
Bron: https://www.landenweb.nl/canada/geschiedenis/
Betrekkingen tussen Nederland en Canada
Canada onderhoudt al lang zeer goede betrekkingen met Nederland. Deze zijn gebaseerd op goede banden op politiek en zakelijk vlak en contacten die zijn ontstaan tijdens de tweede wereldoorlog. Beide landen hebben een sterke parlementaire democratie en hechten veel waarde aan het recht en de mensenrechten.
Op het gebied van internationale politiek werken Canada en Nederland hecht samen in diverse internationale organisaties, met name de Verenigde Naties en diens zusterorganisaties, de Wereld-Handelsorganisatie (WTO), Interpol, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO), de Euro-Atlantisch Partnerschapsraad (EAPC), de Organisatie voor veiligheid en samenwerking in Europa (OVSE) en het Stabiliteitspact voor Zuidoost-Europa. Nederland is een van de oprichters van de Europese Unie. Canada werkt met Nederland als EU-lid samen op het gebied van non-proliferatie, wapencontrole en ontwapening, en markttoegang.
Canada en Nederland werken ook op andere terreinen samen, bijvoorbeeld in Afghanistan. Nederland heeft vanaf juli 2006 de leiding over een provinciaal reconstructieteam (PRT) in het zuiden van Afghanistan (Uruzgan). Canada leidt het PRT in Kandahar vanaf Augustus 2005. Beide landen werken ook nauw samen op het gebied van de bestrijding van de proliferatie en de eliminatie van antipersoneelsmijnen en kleine en lichte wapens, de uitroeiing van de ergste vormen van kinderarbeid en andere mensenrechtenschendingen, ondersteuning van het Internationaal Gerechtshof en de ad-hoc tribunalen (Joegoslavië, Rwanda en Sierra Leone) en de verstrekking van snelle reactie-eenheden voor de Verenigde naties. De legers van beide landen hebben samengewerkt in Bosnië (SFOR) en Ethiopië en Eritrea (UNMEE). Op dit moment zijn beide landen mede-voorzitter van de vriendengroep voor het Grotemerengebied en volgen beide landen het vredesproces in Sudan van dichtbij.
De betrekkingen tussen Canada en Nederland steunen ook op de persoonlijke banden tussen Canadezen en Nederlanders die veelal zijn ontstaan tijdens en na de Tweede Wereldoorlog. Prinses Juliana bracht met haar gezin een groot deel van de bezettingsperiode door in Ottawa. Het Canadese leger voerde de campagne voor de bevrijding van Nederland aan. De emigratie heeft eveneens in belangrijke mate bijgedragen tot de goede betrekkingen tussen Canada en Nederland. Meer dan 900.000 personen van Nederlandse herkomst zijn inmiddels geregistreerd als permanente inwoners van Canada. Voorts zijn 128.670 inwoners van Canada - 0.4 procent van de Canadese bevolking - geboren in Nederland, aldus de laatst beschikbare cijfers uit 1991. De ambassade schat dat er tussen de 4500 en 5000 Canadezen in Nederland wonen.
In de afgelopen jaren vonden ook veel uitwisselingsprojecten plaats en maakten beide landen diverse andere afspraken. Zo ondertekenden in 2003 Nederland en Canada een gemeenschappelijke verklaring over het versterken van de bilaterale betrekkingen en een MOU over jongerenuitwisseling. Deze maatregelen waren onderdeel van het 'nouvel élan', een Nederlands-Canadees initiatief om een nieuwe stimulans te geven aan de bilaterale relatie.
Economie
Het economische gewicht van Canada is aanzienlijk. Het is lid van de G7, is een energiegrootmacht en beschikt over enorme natuurlijke rijkdommen. Door het afronden van het Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA) nam de handel tussen Canada en Nederland toe. Dit vrijhandelsakkoord biedt volop kansen voor het Nederlandse bedrijfsleven, met name voor bedrijven uit de topsectoren energie, water, agri & food en logistiek.
Bronnen:
https://www.canadainternational.gc.ca/netherlands-pays_bas/bilateral_relations_bilaterales/index.aspx?lang=nld
https://www.nederlandwereldwijd.nl/landen/canada/over-ons
Ambassade te Ottawa
Overzicht van ambassadeurs:
- 1973 - 1977: Thorn Leeson, W.
- 1977 - 1980: Jalink, P. W.
- 1980 - 1985: Dijl, N. van
- 1985 - 1991: Breman, J. F. E.
- 1991 - 1993: Vos van Steenwijk, G.W., Baron de
- 1993 - 1997: Fietelaars, J.H.W.
- 1997 - 2001: Houten, D.J. van
- 2001 - 2005: Hellenberg Hubar, J.G.S.T.M. van
- 2005 - 2008: Beer, K.P.M. de
- 2008 - 2013: Geerts, W.J.P.
Bron: CD-rom 'Historisch overzicht van de Nederlandse chefs de poste en hun standplaatsen', DDI 2003, actuele dossiers uit het archief en de StaatsalmanakConsulaten-generaal
Overzicht consulaten-generaal:
- Toronto, 1958 - heden
- Montreal, 1959 - 2009
- Vancouver, 1958 - heden
Overzicht (vice) consulaten:- Calgary, 1969 - 1981, vice-consulaat,
- Calgary, 1981 - heden, consulaat
- Chatham, 1945-1987, vice-consulaat
- Edmonton, 1960 - heden, consulaat
- Fort William, 1996 - …, consulaat
- Fredericton, 2004 - heden, consulaat
- Halifax, 1969 - heden, consulaat
- Hamilton, 1958 - 1984, vice-consulaat
- Kingston, 1965-2011, vice-consulaat
- London, 1950 - 2009, vice-consulaat
- London, 2010 - 2013, consulaat
- Montreal, 2009 - heden, consulaat
- Quebec, 1969 - heden, consulaat
- Regina, 1969 - 2009, consulaat
- Saskatoon, 1958 - 1987, vice-consulaat
- Saskatoon, 2009 - heden, consulaat
- St. John's, 1945 - 1969, vice-consulaat
- St. John's, 1969 - 2009, consulaat
- Thunder Bay, 1969 - 2005, vice-consulaat
- Winnipeg, 1945 - heden, consulaat
Bovenstaande informatie is afkomstig uit het door Buitenlandse Zaken samengesteld overzicht van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland, 1945-2014.Taken ambassade
De werkzaamheden van de bilaterale posten kunnen grofweg verdeeld worden in algemene zaken, consulaire aangelegenheden, economische aangelegenheden, ontwikkelingssamenwerking, pers- en culturele aangelegenheden en politieke aangelegenheden. Hieronder volgt een weergave van de taken:
- Algemene Zaken (AZ)
- Consulaire Zaken (CZ)
- Economische Zaken (EZ)
- Ontwikkelingssamenwerking (OS)
- Pers- en Culturele Zaken (PCZ)
- Politieke Zaken (PZ)
Algemene Zaken (AZ)
De afdeling Algemene Zaken (AZ) is belast met de ondersteunende, secundaire taken op een post, dat wil zeggen zaken met betrekking tot:
- personeel;
- informatievoorziening, automatisering;
- organisatie;
- financieel beheer;
- archief;
- communicatie;
- huisvesting;
- vervoer
Consulaire Zaken (CZ)
Ten behoeve van Nederlanders:
Het zorg dragen voor de Nederlandse kolonie en Nederlandse toeristen in het buitenland. De meest voorkomende werkzaamheden hiervoor zijn:
- het verstrekken, verlengen en wijzigen van reisdocumenten voor Nederlanders, alsmede diplomatieke, consulaire en dienstpaspoorten;
- het opmaken van legalisaties;
- het verstrekken van juridische adviezen;
- het leveren van bijstand bij het opstellen van notariële akten;
- het opmaken van akten van huwelijkstoestemming;
- het in bewaring nemen van holografische en geheime testamenten;
- het opmaken van volmachten;
- het registreren van opgemaakte akten in een repertorium;
- het opmaken van akten van de burgerlijke stand;
- het regelen van dienstplichtzaken;
- het zorgen voor repatriëring;
- het overbrengen van gerechtelijke stukken, het bijstaan van rogatoire commissies, het opmaken van legalisaties en het verrichten van andere juridische handelingen.
Ten behoeve van buitenlanders:- het verlenen van visa voor bezoeken aan Nederland korter dan drie maanden of het verstrekken van een ‘machtiging voorlopig verblijf’ bij een verblijf langer dan drie maanden;
- het doorzenden van asielverzoeken;
- het inlichten van buitenlandse autoriteiten over Nederland.
Economische Zaken (EZ)
De economische werkzaamheden kunnen worden onderscheiden in macro-, meso- en micro-economische.
Macro-economisch:
- het opstellen van algemene economische rapportages over macro-economische ontwikkelingen in het land van accreditatie, overheidsmaatregelen, monetaire kwesties, energievoorziening, milieuhygiëne, lucht- en scheepvaartaangelegenheden;
- het vergaren van handelspolitieke informatie en het leveren van inspanningen, met name daar waar de handel op beperkende maatregelen stuit;
- het toezenden van economisch-statistisch materiaal;
- het verstrekken van inlichtingen aan de overheid en het bedrijfsleven van het land van vestiging over economische ontwikkelingen en mogelijkheden tot economische samenwerking met Nederland;
- het uitdragen van het Nederlandse beleid op economisch terrein.
Meso-economisch:- het berichten over afzetmogelijkheden, ontwikkelingen in het bedrijfsleven, fusies, buitenlandse investeringen, concurrentie van derde landen;
- het geven van voorlichting over Nederlandse leveringsmogelijkheden van goederen en diensten;
- het doen van meldingen over ontwikkelingsprojecten en overheidsaanbestedingen;
- het aantrekken van industriële projecten voor Nederland door middel van voorlichting, bemiddeling, etc.;
- het berichten over economische missies die West-Europa bezoeken en hulp aan Nederlandse missies in het ambtsgebied;
- het berichten over beurzen en tentoonstellingen in het land van vestiging en hulp bij Nederlandse deelname aan beurzen.
Micro-economisch: Het ondersteunen en begeleiden van Nederlandse exporteurs in de vorm van:- handelsbemiddeling;
- voorlichting aan Nederlandse zakenlieden en introducties bij overheid en bedrijfsleven;
- bemiddeling bij handelsgeschillen.
Ontwikkelingssamenwerking (OS)
De werkzaamheden in het kader van ontwikkelingssamenwerking houden in:
- het analyseren van het ontwikkelingsbeleid van het betrokken land;
- het nagaan van de plaats die Nederland in de samenwerking op dit gebied zou kunnen innemen;
- het vaststellen van doelgroepen waarop het samenwerkingsbeleid gericht kan zijn;
- het adviseren omtrent de aanvaardbaarheid en uitvoerbaarheid van individuele projecten;
- het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van Kleine Ambassade Projecten (KAP);
- het toezicht houden op en berichten over de voortgang van projecten;
- het begeleiden van uit te zenden deskundigen, huisvesting, financiering, hulp bij import van goederen;
- het bemiddelen bij de invoer van materieel voor hulpprojecten;
- het behandelen van financiële aspecten.
Pers- en Culturele Zaken (PCZ)
Het bevorderen en verbreiden van kennis van het leven en denken van het Nederlandse volk, zijn staatkundige, economische en sociale structuur, zijn cultuur en zijn historie, en over de beginselen en feitelijke gegevens die daarbij een rol spelen. De diplomatieke post heeft tot taak het ontwikkelen van activiteiten en het aankweken en onderhouden van relaties die de banden tussen beide landen kunnen verstevigen. Concreter betekent dit:
- het medewerken aan de uitvoering van bilaterale afspraken en verdragen op cultureel en wetenschappelijk gebied;
- het deelnemen aan het internationale culturele verkeer;
- het profijt trekken uit multilaterale samenwerkingsvormen op dit gebied alsmede het uitdragen van Nederlandse standpunten;
- het onderhouden van contacten met de lokale pers teneinde publicaties over Nederland te stimuleren en waar nodig onjuiste voorlichting te corrigeren.
Politieke Zaken (PZ)
- het volgen van de binnenlandse en buitenlandse politieke ontwikkelingen in het land van accreditatie; het rapporteren aan de Nederlandse regering omtrent de voor Nederland relevante ontwikkelingen, opdat die bij het formuleren van haar beleid daar rekening mee kan houden;
- het uitdragen van het Nederlandse politieke beleid;
- het behartigen van de belangen van andere landen; dit omvat de behartiging van de politieke belangen van Luxemburg.
Geschiedenis van het archiefbeheer
De archieven van de buitenlandse posten van het ministerie van Buitenlandse Zaken werden geordend en geselecteerd conform instructies, opgesteld door de centrale archiefafdeling op het departement en neergelegd in een archiefinstructiebundel. De archiefinstructiebundel heeft in de loop der jaren grotere en kleinere revisies ondergaan. De belangrijkste was de introductie van de archiefinstructiebundel 'Archiefzorg op de posten' in 1999. Deze archiefinstructie introduceerde een nieuwe primaire, hiërarchische ordening op trefwoord en verving de oude ordening op basis van de Archiefcode BZ, afgeleid van de Universele Decimale Code (UDC).
In 2014 is besloten om alle postenarchieven uit de periode 1975 - 2013 te bewerken. Het zogenaamde archiefblok 'Postenarchieven' bestaat uit de volgende onderdelen:
- Archiefbescheiden over de periode 1975 – 1984, code-archief;
- Archiefbescheiden over de periode 1985 – 1990, code-archief;
- Archiefbescheiden over de periode 1990 – 2013.
Archiefbescheiden uit de periode voor 1975 zijn in een eerder stadium overgebracht naar het Nationaal Archief. Zie daarvoor 'Verwante archieven'. De archiefbescheiden over de periode 1975 - 1984 zijn grotendeels rond 2005 overgedragen aan Nederland. Ook het archief over de periode 1985 - 1990 is later voor een belangrijk deel overgedragen aan Nederland. De archiefbescheiden over de periode vanaf 1990 zijn voor aanvang van de archiefbewerking in zijn totaliteit overgedragen aan Nederland in het kader van actie 'Papier Hier' (dit project is gericht op het afbouwen van de bestaande papieren archieven op departementen en posten). Met deze actie werden eveneens de nog niet aan Nederland overgedragen dossiers uit de periode voor 1990 meegenomen.
De archieven waren tot aan de overdracht aan het Nationaal Archief in beheer bij Doc-Direkt. In 2021 is het archief van de ambassade Canada bewerkt door Doc-Direkt, locatie Apeldoorn.
De verwerving van het archief
Het archief is in 2024 door Minister van Buitenlandse Zaken overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995
De archieven zijn tot aan de overdracht aan het Nationaal Archief in beheer bij Doc Direkt. In 2021 is het archief van de ambassade Canada bewerkt door Doc Direkt, locatie Tweelingenlaan 62, Apeldoorn
Inhoud en structuur van het archief
Inhoud
Het archief bevat stukken ontvangen en opgemaakt door de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Canada over de periode 1975 - 2013. Het betreft stukken over de organisatie en taken van de ambassade in Ottawa en van de consulaten-generaal in Montreal, Toronto en Vancouver op het gebied van consulaire, economische, pers- & culturele en politieke zaken.
Selectie en vernietiging
De selectie heeft plaatsgevonden aan de hand van de volgende vastgestelde selectielijsten:
Voor archiefbescheiden over de periode tot en met 1990 op de beleidsterreinen Buitenland en Ontwikkelingssamenwerking:
- [103B] Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Ontwikkelingssamenwerking over de periode 1965–1990, vastgesteld bij besluit van 18 december 2013 nr. NA/2013/13.045 Stcrt. 2013-36668;
- [103A] Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Buitenland over de periode 1965-1990, vastgesteld bij besluit van 18 december 2013 nr. NA/2013/13.044 Stcrt. 2013-36665;
Voor archiefbescheiden over de periode vanaf 1990 op de beleidsterreinen Buitenland en Ontwikkelingssamenwerking:- [186] Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de minister van Buitenlandse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Nederlands buitenlands beleid over de periode vanaf 1990, vastgesteld bij besluit van 18 december 2013 nr. NA/2013/12.299 Stcrt. 2013-36667.
Aanvullingen
Een aantal dossiers is tijdens de bewerking niet meegenomen doordat deze toentertijd uitgeleend waren of niet zijn aangetroffen. Het zou kunnen dat op een zeker moment alsnog dossiers worden nagezonden en daarom is het mogelijk dat er voor dit archief nog aanvullingen komen.
Verantwoording van de bewerking
Als basis voor de bewerking werd een Archiefbewerkingsplan (ABP Postenarchieven 1975 - 2013) opgesteld, dat in november 2013 werd ondertekend door Doc-Direkt, het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief. Hierin zijn de afspraken met betrekking tot de selectie, ontsluiting, materiële verzorging en overbrenging geregeld voor de postenarchieven in de periode 1975 - 2013. Vervolgens werd voorafgaand aan de bewerking een werkinstructie opgesteld.
Voor de bewerking van dit archief is ook rekening gehouden met het ABP voor de archieven van de buitenlandse posten van het ministerie van Buitenlandse Zaken in de periode vanaf 1990 (ABP posten 1990 - heden). Dit ABP, ondertekend door het ministerie van Buitenlandse Zaken en het Nationaal Archief, bevat de uitkomst van een onderzoek naar de gemaakte selectiebeslissingen op basis van de door de posten gehanteerde archiefinstructies ten opzichte van de geldende selectielijsten. Het resultaat was dat op de door de posten gemaakte beslissingen een aantal correcties moest worden doorgevoerd. De correcties hebben vooral betrekking op de rubriek Algemene Zaken, waarbij met name dossiers inzake de bedrijfsvoering (o.a. huisvesting, financiën en personeel), op grond van eerdergenoemde selectielijsten, alsnog voor vernietiging zijn aangemerkt.
De omvang van het archief voor aanvang van de bewerking was 157,500 meter. Na bewerking van het archief is 21 meter archief voor bewaring overgebleven.
Alle te bewaren stukken zijn van nietjes, plakband en overige hechtmiddelen ontdaan en verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije archiefdozen. Ze zijn daarna genummerd volgens de inventaris. De omslagen en dozen zijn voorzien van etiketten. Van de te vernietigen stukken zijn vernietigingslijsten opgesteld en deze zijn aan het ministerie van Buitenlandse Zaken overgedragen.
Ordening van het archief
Het archief is primair op rubriek geordend. De rubrieksindeling is gebaseerd op de in de archiefinstructiebundel "Archiefzorg op de posten" van 1999 geïntroduceerde primaire, hiërarchische ordening met trefwoorden. Binnen de rubrieken zijn de dossiers zoveel mogelijk chronologisch geordend. Dossiers oorspronkelijk geordend op basis van de Archiefcode BZ zijn, om een uniforme wijze van ordening te krijgen, overgezet naar de indeling op trefwoord. Dit was mogelijk, aangezien de overstap van een ordening op code naar die op trefwoord nagenoeg niets aan de bestaande dossiervorming veranderde. Daardoor was het mogelijk de oude code-ordening van een dossier om te zetten naar de nieuwe trefwoordordening.
Ordening van de dossiers op het gebied van ontwikkelingssamenwerking: de budgetten voor de ontwikkelingssamenwerking zijn gebundeld in de Homogene Groep Internationale Samenwerking (HGIS). Het uitgangspunt van de HGIS is het bevorderen van samenwerking en afstemming op het gebied van internationale samenwerking.
Een activiteitendossier op het vlak van ontwikkelingssamenwerking (OS) kan bestaan uit verschillende mappen, te weten:
- de A-map (basisdossier). In dit dossier bevinden zich de basisdocumenten.
- de B-map (dossier m.b.t. de uitvoering van het project). In dit dossier is mogelijk de correspondentie met betrekking tot de projectcyclus opgeborgen.
- de C-map (clearing and forwarding projectgoederen). Betreft documenten van douanefaciliteiten bij de import van projectgoederen.
- de D-map (deskundigen dossier). Dit dossier bevat de correspondentie met betrekking tot de individuele aanstelling en beëindiging van de tewerkstelling van de deskundige per OS-activiteit.
- de F-map (financieel dossier). Ten behoeve van een adequaat financieel beheer op de post dient per os-activiteit, naast de bestaande combinaties van mappen, een F-map gevormd en beheerd te worden.
- de R-map (rapportage dossier). In dit dossier zijn de rapportages inzake OS-activiteiten opgeborgen.
Aanwijzingen voor de gebruiker
Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (B), deels niet openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het Auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Andere toegang
Voor dit archief is geen andere toegang beschikbaar
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
- Creëer een account of log in.
- Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
- Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Nederlandse ambassade in Canada (Ottawa), nummer toegang 2.05.463, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, BuZa/Ambassade Canada, 2.05.463, inv.nr. ...
Verwant materiaal
Bewaarplaats van originelen
Niet van toepassing
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
Afgescheiden archiefmateriaal
Niet van toepassing
- Archiefbescheiden van de Nederlandse Ambassade te Ottawa en Consulaten te Edmonton, Montreal, North Bay, Toronto en Vancouver in Canada zijn in 2008 bewerkt en aan het Nationaal Archief overgedragen, nummer toegang 2.05.156.
- 2.05.50.01 Inventaris van het archief van het Nederlandse Gezantschap / Ambassade te Ottawa, 1939 - 1954; Nationaal Archief, Den Haag, archiefbloknummer Z26054, versie 8 november 2019
- 2.05.156 Inventaris van de archieven van de Nederlandse Ambassade en Consulaten in Canada, 1955 - 1974; Nationaal Archief, Den Haag, 2008, CAS 885, versie 18 juni 2018
- 2.05.48.10 Inventaris van het archief van het Nederlandse Consulaat-Generaal te Montreal, (1916) 1922 - 1954; Nationaal Archief, Den Haag, 1993, archiefbloknummer Z26055
- 2.05.48.11 Inventaris van het archief van het Nederlandse Consulaat te Winnipeg, (1937) 1946 - 1955; Nationaal Archief, Den Haag, 1993, archiefbloknummer Z26069
Bijlagen
Geen bijlagen