1.01.02 Inventaris van het archief van de Staten-Generaal, (1431) 1576-1796

Van Riemsdijk, pp.89-91 en 101-110.

De gang van zaken tijdens een vergadering van de Staten-Generaal veranderde niet wezenlijk in de periode van twee eeuwen, waarin dit archief gevormd werd. Resoluties kwamen tot stand in de vergadering van de Staten doordat er een "propositie" werd gedaan, waarna de zaak in "deliberatie" werd gebracht. Vervolgens gaven de provinciën hun adviezen en "concludeerde" de president na opneming van de stemmen. De griffier nam in de resolutie op: de propositie, de adviezen en de conclusie.

De deliberatie zal men dus niet in de resolutie aantreffen!!

Tot 1637 was het gebruikelijk dat de griffier de resolutie meteen opstelde en voorlas, waarna zij werd vastgesteld nog voordat men overging tot de behandeling van een volgende zaak. Vanaf mei 1637 werd de resolutie pas in de volgende zitting geresumeerd. De griffier las de resoluties van de vorige vergaderdag voor, aan het begin van de vergadering, waarna zij opnieuw in stemming werden gebracht en goedgekeurd. Deze veranderde manier van werken had tot gevolg dat er een nieuwe serie resoluties ontstond: de serie netresoluties, naast de reeds bestaande minuutresoluties.

Beter is in dit verband te spreken van een serie originelen of net-resoluties, naast de in 1637 nieuw gevormde serie minuutresoluties. Zo'n onderscheid doet immers meer recht aan de veranderde werkwijze, en maakt duidelijk dat er tussen 12 en 13 mei 1637 een duidelijke cesuur bestaat. Zie: Thomassen, Tabellarische inventaris, [1986] typoscript.

Ook in het jaar 1671 ontstond er een nieuwe serie resoluties, wederom als gevolg van een veranderde werkwijze. In de loop der jaren had zich een eenvormige redactie van de resoluties ontwikkeld. Het extenderen van de resoluties had nu plaats tijdens de vergaderingen van de Staten-Generaal.

Extenderen: in de vereiste vorm uitwerken. Van Riemsdijk, p.102: "(..) dat men voor de conclusie den korten inhoud plaatste van hetgeen door de propositie in deliberatie was gebracht, hetgeen men het extendeeren van de resolutiën noemde."

De griffier vermeldde alleen nog de conclusie over een propositie, die in deliberatie was gebracht. De aldus gevormde serie resoluties werd aangeduid met "eerste minuten". Na afloop van de vergadering extendeerde de griffier de minuut in een losse katern. Deze minuten werden tijdens de volgende vergadering geresumeerd, waarmee de serie "geresumeerde minuten" was ontstaan.

Inventaris SG, p.12.

Een belangrijk onderscheid werd gemaakt tussen de ordinaris en secrete resoluties van de Staten-Generaal. In de beginjaren werden alle resoluties in dezelfde registers geboekt. Inzage in deze registers stond eenieder vrij die toegang had tot de vergadering of de griffie. Al snel werd duidelijk dat staatsgeheimen geen echte geheimen meer waren. Toch duurde het nog tot 1615 vooraleer er een afzonderlijk register werd aangelegd voor de resoluties die geheim gehouden moesten worden. In deze registers werden ook de besluiten van de secrete besognes en geheime conferenties geregistreerd.

Tenslotte werden in enkele gevallen aparte series gevormd. Japikse noemt dit: "De ordinaris en secrete resolutiën over speciale onderwerpen" en plaatst deze rubriek in zijn inventaris na de ordinaris en secrete resoluties.

De resoluties zijn gedigitaliseerd en getranscribeerd binnen het project "Goetgevonden". De transcripties zijn integraal te doorzoeken via de Goetgevonden-projectwebsite.

In zijn inventaris brengt Japikse een scheiding in rubrieken aan tussen o.a. de "Bijlagen van de resolutiën van de Staten-Generaal" (met de liassen en de ingekomen delen en dossiers), de "Depêche- en Brievenboeken" en de "Acten van de Staten-Generaal". Voor een goed begrip van de structuur van het archief lijkt het me echter zinvol eerst Van Riemsdijk op de voet te volgen.

De grondslag van de besprekingen tijdens de vergadering van de Staten-Generaal werd gevormd door de brieven, ingekomen bij de griffie, maar ook de stukken die ter vergadering werden overlegd of aan de president werden overhandigd, zoals memories en (provinciale) resoluties. De ingekomen brieven vinden we (in meerderheid) terug in de rubriek LIASSEN, de stukken die rechtstreeks in de vergadering werden ingebracht vinden we nu terug in de rubriek INGEKOMEN DELEN EN DOSSIERS, AFZONDERLIJK VERZAMELD IN SERIES. Verschil is er ook in de registratuurkenmerken. De stukken die bij de griffie binnenkwamen werden voorzien van de ontvangstdatum en wel: Receptum. De stukken die ter vergadering werden overlegd werden ook voorzien van een ontvangstdatum, maar hiervoor gebruikte men de termen: Exhibitum of Lectum. Sinds 1584 was het gebruik dat alle uitgaande (gedepecheerde) stukken werden getekend door de president van de week met de toevoeging Vt. (=vidit) en de formule Ter ordonnantie waarna de griffier tekende.

Van Riemsdijk, p.94-95.

De in de vergadering genomen besluiten werden in de loop der eeuwen op verschillende redactionele wijzen meegedeeld aan de belanghebbenden. Hierdoor zijn diverse series "uitgaande stukken" ontstaan. In de eerste decennia van het bestaan van de Staten-Generaal was er sprake van een onderscheid in:

• brieven;
• acten (alleen getekend door de griffier) en apostillen;
• acten onder zegel en cachet.
  Deze acten waren voorzien van de handtekening van de griffier èn van het zegel of cachet van de staat; deze acten werden opgemaakt t.b.v. een groter publiek (landswetten b.v.) of t.b.v. particulieren om als bewijs te dienen t.o. derden. Van Riemsdijk, p. 92-93.

In de loop der tijd, vooral onder invloed van de ontwikkeling van een vaste redactie van de resoluties, werd het steeds meer gebruik de resoluties als extract uit het register uit te geven. Zo werden eerst de "gewone" acten en later ook de brieven verdrongen. Daarvoor in de plaats stuurde men de belanghebbende een extract-resolutie met een begeleidend schrijven. Slechts bij uitzondering werd in dit begeleidend schrijven de resolutie nog toegelicht. Het schrijven van brieven bleef nog wel in gebruik als een soort beleefdheidsvorm: aan vorsten en hooggeplaatste autoriteiten. Acten onder zegel en cachet werden niet vervangen door extract-resoluties. (Wanneer men dus in de tweede helft van de 17de eeuw sprak over een acte bedoelde men de soort mèt zegel.)

De series uitgaande stukken waren dus sinds de tweede helft van de 17de eeuw:

• extract-resoluties;
• brieven;
• acten onder zegel en cachet;

waarbij het accent was verschoven naar de extract-resoluties.

Van Riemsdijk, p.91-95.

In de rubrieken zien we deze ontwikkeling deels terug. Op grond van de aard van de stukken en de verdeling van de werkzaamheden op de griffie van de Staten-Generaal kunnen we, met Van Riemsdijk, onderscheid maken in de registratuur van de resoluties en de registratuur van de depêches. Zo kunnen we de registratuur van de resoluties omschrijven als: de stukken die direkt voortvloeien uit de handelingen van de Staten-Generaal. De resoluties dus, maar ook de originele (ingekomen) stukken. De registratuur van de depêches daarentegen betrof die stukken die een uitwerking waren van dat handelen. Met andere woorden: de (afschriften van de) uitgaande stukken. Zoals Van Riemsdijk en Japikse beide schreven, ontwikkelde deze "registratuur van de depêches" zich niet zo gelijkmatig als die der resoluties!

*Allereerst is het van belang te weten dat de minuten van uitgaande brieven zich bevinden in de LIASSEN: tot 1754 in de onderwerpsliassen, daarna in de "lias" -minuten van uitgaande brieven, 1754-1796 (inv.nrs.11072-11085).

LET OP: Japikse plaatst deze minuten als een aparte rubriek ná de rubriek "ingekomen delen en dossiers" (de verbalen etc.); Inventaris SG, p.493.

*In de DEPECHEBOEKEN treffen we originelen en afschriften aan uit de periode 1576-1614.

*De afschriften van de ingekomen èn uitgaande brieven treffen we aan in de rubriek BRIEVENBOEKEN bestaande uit vijf series (vanaf 1646).

*De rubriek ACTEN VAN DE STATEN-GENERAAL tenslotte, bevat verschillende series acten, zowel met als zonder zegel.

Van Riemsdijk, p.90-125.

Zoals hierboven al werd geschreven ontwikkelde de registratuur van de depêches zich niet zo gelijkmatig als die van de resoluties. Van Riemsdijk definieerde depêches als: (stukken die) "den inhoud der resoluties mededeelen".

Van Riemsdijk, p.216.

Hiermee is de samenhang tussen depêches en resoluties duidelijk geworden. In moderner Nederlands zouden we spreken van de uitgaande stukken, maar noch de definiëring van Van Riemsdijk, noch de vertaling dekt de lading. Nadat er in de beginperiode van de Staten-Generaal registers werden aangelegd waarin de ingekomen en uitgaande brieven werden afgeschreven, werd het in de eerste helft van de 17de eeuw gebruik de ingekomen en minuten van uitgaande stukken alleen als origineel in de liassen te bewaren. Een groot bezwaar tegen deze praktijk van het raadplegen van de originele stukken in de liassen was, dat de stukken gemakkelijk zoek konden raken.

Van Riemsdijk,p.117: "...De inrichting der liassen was echter weinig geschikt om het behoud der stukken te verzekeren. Om de laatste te kunnen raadplegen moest men ze uit de liassen lichten, waartoe deze laatste uit elkaar moest worden genomen. Daar antecedenten en retro-acta onder de beraadslagingen een groote rol speelden, moest dit gedurig geschieden. De losse papieren leden er zeer onder en liepen gevaar van niet op hunne plaats te worden teruggebracht..."

Zo hernam men in het midden van de 17de eeuw het systeem van het afschrijven van brieven en memories in registers.

Van Riemsdijk, pp.89-116.

Naast de brieven en later de extract-resoluties, waarin de inhoud van de genomen resoluties aan derden werd meegedeeld, vaardigden de Staten-Generaal ook akten uit. In verband met de bewijskracht van het stuk was het naast de handtekening van de griffier, voorzien van een zegel of cachet. Het afschrijven van de akten die door de Staten-Generaal werden uitgevaardigd, ontwikkelde zich tot een aparte "registratuur van de acten".

Van Riemsdijk, p.111.

Al in de late 16de eeuw werden de eerste registers aangelegd. Allereerste het zogenaamde "Acteboek": dit register bevatte alle akten, die onder zegel of cachet werden uitgegeven, met uitzondering van de akten van commissie tot civiele en militaire ambten. Deze commissies werden afgeschreven in het "Commissieboek".

Voor de akten zonder zegel of cachet uitgegeven, een vorm die in de loop van de 17de eeuw in onbruik raakte, legde men ook aparte registers aan: de "Ordonnantieboeken" dienden inzicht te geven in de stand van zaken in de generaliteitskas. In 1624 werd bepaald dat de Raad van State voortaan de ordonnanties zou uitvaardigen. De registers werden echter nog tot 1656 bijgehouden. Ook de "Instructieboeken" hadden tot doel snel inzicht te verschaffen, in dit geval in de instructies die men voor generaliteitscolleges en "dienaren" had vastgesteld. De geheime instructies voor de gezanten werden in de registers van de secrete resoluties beter geheim gehouden en aldus daarin opgenomen. Zo eindigde deze serie in 1760. De instructies voor de gezanten vindt men vanaf 1760 allemaal in de secrete resolutieboeken; de overige instructies treft men in de gewone "acteboeken".

OVERZICHT VAN DE AKTEN VAN DE STATEN-GENERAAL

1. De minuten van de acten (1623-1794)
2. "Commissieboeken" (1586-1794)
3. "Acteboeken" (1589-1794)
4. Registers van Paspoorten (1707-1778)
5. De formulieren van de acten
6. "Instructieboeken" (1588-1760)
7. Algemene instructies voor de Generaliteitscolleges en Generaliteitsdienaren
8. Registers van Tractaten (1585-1748)
9. "Ordonnantieboeken" (1586-1655)
10. De rekeningen van de ontvangers en de kwitanties van de klerken van de Staten-Generaal

Enkele series behoeven een toelichting:

Ad 2. "Commissieboeken" (1586-1794)

*Op de commissieboeken werd een systematische index vervaardigd, ingedeeld volgens de ambten.

Ad 4. Registers van Paspoorten (1707-1778): "Bevatten extract-resoluties houdende beschikking op requesten, waarbij paspoorten in verband met de heffing van convooien en licenten werden aangevraagd" Tot 1771 sprak men van "Kohieren van de Paspoorten".

Inventaris SG, p.545. Van 1705-1716 werden de resoluties op de paspoortaanvragen alleen in deze "registers van paspoorten" geboekt! Zie ook het overzicht van te raadplegen resoluties in bijlage ...

Ad 5. De formulieren van de acten: "Registers inhoudende alfabetisch gerangschikte voorbeelden van allerhande acten der Staten-Generaal ten gebruike bij de griffie. 18e eeuw".

Inventaris SG, p.549.

Ad 8. Registers van Tractaten (1585-1748):

Van Riemsdijk, pp.135-139.

Eigenlijk is deze serie een onderdeel van de secrete kas. De stukken werden ook op exhibitumdatum gerangschikt. "In het jaar 1700 was de Secrete kast van de Staten-Generaal geheel vol geraakt zodat naar andere middelen werd gezocht om de dossiers en stukken van geheim karakter op te bergen. Er werden nu drie afzonderlijke verzamelingen gevormd n.l. van:

• De tractaten van de Staten-Generaal met andere mogendheden gesloten, van 1701-1797.
• De ratificaties van deze tractaten door de Staten-Generaal en deze mogendheden uitgevaardigd, van 1701-1797.
• De ingekomen secrete brieven van 1701-1796. Deze brieven zijn thans beschreven onder de inventarisnummers 5462-5477, 5719-5722, 5750, 5816-5817, 6003-6015, 6584-6690, 6743-6746, 6864-6887, 6997-7009, 7037-7041, 7161-7168, 7224-7237, 7303-7310, 7355-7360, 7397-7410, 7454-7460, 7463, 7464-7471.

Ad 10. De rekeningen van de ontvangers en de kwitanties van de klerken van de Staten-Generaal: "Hoewel geen akten in eigenlijke zin zijn de rekeningen van de ontvangers en de kwitanties van de klerken van de Staten-Generaal hier opgenomen omdat zij even als de ordonnantieboeken de administratite bij de griffie betreffen. De rekeningen van de ontvangers bevatten de boekhouding van exploiten en boeten die werden verlangd bij het aanbinden van processen voor de Staten-Generaal. De ontvanger van deze exploiten en boeten had tevens de taak het recht te innen op de octroiien van de Staten-Generaal verleend aan personen die over hun goederen in Staats-Vlaanderen bij uiterste wil wensten te beschikken. Het geheel van deze ontvangsten vormde een geheim fonds waarvan de de bestemming door de Staten-Generaal telkens werd geregeld. De kwitanties van de klerken ter griffie raken het depêchegeld dat aan hen door de griffier als schrijfloon werd uitgekeerd."

Inventaris SG, p.553.

Naast de stukken die het direkte gevolg waren van de handelingen van de Staten-Generaal (de resoluties, de bijlagen, de brievenboeken, etc.) bevonden zich nog grote hoeveelheden "losse stukken" op de griffie: "vele documenten die bij het onderzoek van allerlei zaken in hunne handen waren geraakt."

Van Riemsdijk, p.126.

De herkomst van de stukken was zeer divers. Van de archieven van de voormalige Raad van State, via de stukken die de gezanten en gedeputeerden overdroegen tot allerlei afgedwaalde stukken uit de liassen.

In 1605 werd enige orde aangebracht. Vanaf die tijd volgde men de procedure dat, nadat een zaak was afgedaan, de stukken ter 'seponering' aan de agent ter hand werden gesteld. Deze vouwde de stukken in de lengte, bond ze bij elkaar (bundelde de stukken), voorzag de bundels van een opschrift en plaatste ze in de daartoe bestemde "loketten". Evenals bij de liassen was het al snel nodig de loketten in te delen in respecten. Waarschijnlijk werd er in 1620 een "opzettelijke" ordening aangebracht en werden de toen aanwezige stukken geïnventariseerd. In 1656 werd het aanwezige archief opnieuw geïnventariseerd. De opschriften op de bundels werden overgenomen in de inventaris, de bundels werden voorzien van een volgnummer en chronologisch gerangschikt in de verschillende loketten; de indeling in respecten van de loketkas was vrijwel gelijk aan die van de liassen. Tegen het einde van de 17de eeuw werd de inventaris (van het hele archief) steeds onregelmatiger bijgehouden. Doordat de registratuur van de depêches goed functioneerde konden veel stukken in die registers geraadpleegd worden. Een gevolg daarvan was dat er veel minder "losse stukken" waren, die een plaats kregen in de loketkas.

Van Riemsdijk, pp.126-130.

De naam van de rubriek is dus de vanouds gebruikte verwijzing naar de plaats van de stukken in het archief. Het verschil tussen de rubrieken "loketkas" en "secrete kas" zit ook hier in het uitgangspunt: de ordinaris resoluties voor de loketkas, de secrete resoluties voor de secrete kas. In de secrete kas bevinden zich vooral de diplomatieke stukken.

Japikse veranderde de ordening van dit deel van het archief ingrijpend.

"Ten einde de overzichtelijkheid van de inhoud van de Loketkast en de Secrete kast te bevorderen .." Inventaris SG, p.556.

De belangrijkste ingreep die hij pleegde, was het (onderwerpsgewijs) samenvoegen van de "dossiers" uit de loketkas en de secrete kas. Bovendien maakte hij een indeling in drie perioden:

1. Stukken afkomstig van de Spaanse Regering in de Nederlanden, opgenomen in de Loketkast van de Staten-Generaal, 1431-1576 augustus.
2. Stukken afkomstig van de regeringsarchieven van de Geünieerde en Nader-Geünieerde Nederlandse Provinciën, opgenomen in de Loketkast en de Secrete kast van de Staten-Generaal, 1576 september - 1588 mei.
3. Stukken afkomstig van de Staten-Generaal onder verschillende respecten opgenomen in de Loketkast en de Secrete kast van dit Staatscollege, 1588 juni - ca. 1795.

De stukken werden opnieuw geordend en werden voorzien van een nieuw volgnummer.

*Bij raadpleging of verwijzing moet men echter nog steeds het oude loketkas/secrete-kas nummer gebruiken, dat is samengesteld uit het nummer van het betrokken respect plus het nummer dat de dossiers en stukken oudtijds droegen.

Inv.SG, pp.556-558

OVERZICHT VAN DE LOKETKAS EN SECRETE KAS

(zoals Japikse deze ordende).

Voor de oude ordening zie bijlage ..

1. Loopende
   • De Staten-Generaal
   • De Raad van State
   • De Kamer der Tresorie en de Generaliteits-rekenkamer
   • Het Huis van Oranje
   • Handelingen van de Staten-Generaal
2. Particuliere stucken
3. Processen
4. Munte
5. Admiraliteyts Stucken
6. Convoyen en Licenten
7. Oostindische Compagnie
8. Westindische Compagnie
9. Generaliteitslanden
   • Staats-Limburg
   • Maastricht en de Landen van Overmaze en Overkwartier van Gelderland
   • Kopieën Maastricht en de Landen van Overmaze
   • Staats-Brabant
   • 's-Hertogenbosch (stad en meijerij), Breda, Bergen op Zoom
   • Kopieën 's-Hertogenbosch
   • Peelland
   • Oosterwijk
   • Kempenland
   • Maasland
   • Staats-Vlaanderen
   • Vlaanderen, algemeen
   • Omlopers Vlaanderen
   • Rekeningen Vlaanderen
10. Oostfrieslandt
11. Noord-, Midden-, en Oost-Europa, Oostzeegebied
    • Duitsland
    • Zweden
    • Denemarken
    • Polen
    • Rusland
    • Brandenburg
12. West-Europa, Atlantisch gebied
    • Frankrijk
    • Spanje
    • Engeland.
    • Portugal.
    • Italië, Savoye, Turkije, Marokko, Venetië, Zalee, Barbarije.

Tot slot bevat de inventaris nog de rubrieken