Hoe gaat de Rijksoverheid de groeiende digitale informatie zo opslaan dat ons collectief geheugen authentiek, duurzaam en toegankelijk blijft, terwijl de informatieberg groeit en de samenwerking steeds meer ‘vernetwerkt’? Niet met meer technologie, zeggen zowel Tech Minimalist Kia Kamgar als de algemene rijksarchivaris Marens Engelhard, Nationaal Archief. De sleutel tot het goed en duurzaam opslaan van data zit in de vaardigheden van mensen.
Meer complexiteit door netwerken
Niet alleen die groeiende hoeveelheden data zetten een ordelijke informatiehuishouding onder druk, ook de complexiteit groeit. Samenwerking binnen de overheid overstijgt nu al ministeries, departementen en publiek-private grenzen. Denkwerk over complexe vraagstukken wordt verspreid over een netwerk van verschillende partijen die via systemen met elkaar zijn verbonden. De vernetwerking brengt veel vragen met zich mee over verantwoordelijkheid en eigenaarschap rondom data, maar ook over opslag. Wat te bewaren en wat niet? En door wie?
Digitaal vereenvoudigen
Bij de Rijksoverheid groeit het besef dat het bewaren van ongestructureerde data vooral resulteert in onoverzichtelijke bergen aan informatie (en een stijgende energierekening voor datacentra). Het afwegen van wat wel en niet te archiveren wordt steeds moeilijker. Engelhard: 'Wij waren zo optimistisch over technologie. We dachten dat ze ambtenaren prima in staat zou stellen het archiefwerk te doen naast hun eigen werk, maar dat is niet zo gebleken.' De oplossing hiervoor zit hem niet in nog meer IT. 'Wat nodig is zijn mensen met verstand van informatiebeheer; mensen die weten welke informatie moet worden opgeslagen, die metadata begrijpen en onderhouden, die voor de verschillende formats van informatie de beste manier kennen.'
'Technologie moet werken op de manier waarop mensen het beste functioneren. Technologie moet niet mensen dwingen hun werk te doen omdat de software nu eenmaal zo werkt,' vertelt Kamgar. 'Om dit in goede banen te leiden zijn procesmanagers nodig: mensen die fungeren als de koppeling tussen IT aan de ene kant en de ambtenaar aan de andere kant. Sommige van hen zullen vooral informatiestormen monitoren en stroomlijnen, anderen zullen ontwerpers zijn van de processen tussen technologie en mens.'
By design
Engelhard legt uit dat het Nationaal Archief om die reden streeft naar archiveren by design: van tevoren archiveringsfuncties integreren in informatiearchitectuur. Denk aan elementen als duurzame toegankelijkheid, selectie, bewaartermijnen, privacy en openbaarheidsbepalingen. 'Wanneer we achteraf de benodigde metadata moeten gaan bedenken, zijn we te laat.'
RDDI beaamt dat de oplossing niet alleen gevonden kan worden in technologie. Naast technische projecten wordt daarom veel geïnvesteerd in het vergroten van de kennis en vaardigheden van zowel informatieprofessionals als rijksmedewerkers.
#daaromarchiverenHet belang van archiveren is voor informatieprofessionals duidelijk genoeg. Maar het is niet altijd makkelijk zichtbaar te maken naar anderen toe, zoals medewerkers in het primair proces of managers die besluiten nemen over de inrichting van processen en informatiesystemen. Zelfs voor professionals die zich met andere takken van informatie bezig houden – zoals privacy of beveiliging – staat archiveren niet altijd duidelijk op het netvlies. Op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) worden onder de noemer #daarom arciveren praktijkvoorbeelden verzameld die het belang van een goede informatiehuishouding illustreren. Iedereen kan deze verzameling aanvullen. Dus kom je een aansprekend voorbeeld tegen in de media dat het belang van archiveren duidelijk maakt? Voeg deze dan op dit platform toe zodat iedereen het kan gebruiken. Gebruik dan altijd de tag #daaromarchiveren. Zo maken we de waarde van ons werkveld samen inzichtelijk voor iedereen. |
Dit nieuwsbericht is gebaseerd op een artikel in RDDI-magazine.
