De nieuwe Archiefwet is in aantocht. Volgens deze nieuwe wet wordt de overbrengingstermijn verkort van twintig naar tien jaar. Hoe zorg je ervoor dat je als archiefvormer na overbrengen naar een e-depot,nog steeds zonder problemen de overgebrachte digitale informatie kunt raadplegen? Om daarbij te helpen biedt het Nationaal Archief de Handreiking toegang na overbrenging digitaal archief aan. De handreiking is nu online beschikbaar op onze website.
‘Vaak dient een archief nog ter ondersteuning van de bedrijfsvoering.’ vertelt Rudy Verhulsdonck, recordmanager bij het Waterschap Hollandse Delta. ‘Als het archief niet goed toegankelijk is, kunnen schaduwarchieven ontstaan, met alle problemen van dien. Dan lopen de beheerkosten op en ontstaat het risico om foutieve documenten te delen en te gebruiken. Daarbij is het belangrijk dat de toegang laagdrempelig is, zodat de archiefvormers de informatie ook na overbrengen kunnen vinden.’
Geschreven voor
De handreiking is geschreven voor overheidsorganisaties. En dan met name adviseurs en projectleiders die betrokken zijn bij de informatiehuishouding. Zoals informatieadviseurs en architecten van archiefvormers en -instellingen. En hun ICT-leveranciers.
De handreiking biedt inzicht in de verschillende vormen van toegang die mogelijk zijn na het overbrengen van digitale informatie. In samenspraak bepalen archiefvormer en archiefinstelling welke zaken in welke tijd en tegen welke kosten kunnen worden opgepakt.
Handreiking in het kort
De handreiking is heel overzichtelijk. Het behandelt vijf varianten van toegang. En per variant de voor- en nadelen. Ook beschrijft het de noodzaak van goede toegang. En wat archiefvormers en archiefinstellingen kunnen doen om de toegang tot overgebrachte digitale informatie goed te regelen.
Wanneer te gebruiken?
De handreiking is op elk moment te gebruiken. Bij de start van een overbrengproject van digitale informatie naar een archiefinstelling. Maar ook als digitaal archief al is overgebracht, kan deze handreiking helpen bij het maken van afspraken hierover tussen archiefvormer en archiefinstelling.
Bekijk de Handreiking toegang na overbrenging digitaal archief op deze website.
