Handreiking E-mail archiveren

De handreiking E-mail archiveren gaat in op de specifieke kenmerken en aandachtspunten die relevant zijn voor het archiveren van e-mail. Verder komt een aantal archiveringsmethodes aan bod met daarbij steeds de voor- en nadelen voor duurzame toegankelijkheid van informatie.
De handreiking gaat niet in op e-mails die zich buiten een e-mailserver bevinden, zoals gearchiveerde e-mails op harddisks.

Alles uitklappen

Waarom deze handreiking?

Deze handreiking is bedoeld voor alle overheidsorganisaties – decentraal en Rijk. De handreiking helpt hen op tactisch niveau zelf keuzes te maken om de archivering van e-mails in te richten.

Uitgangspunt van deze handreiking is de volgende definitie :
Archiveren van e-mail is het beheren van e-mail zodat het duurzaam toegankelijk gehouden kan worden. (Bron: eigen definitie)

E-mail is een belangrijk medium in werkprocessen. Het wordt gebruikt voor communicatie tussen ambtenaren, met burgers en externe samenwerkingspartners, voor het maken van plannen en het nemen van besluiten. Het levert dus overheidsinformatie op die onder de Archiefwet valt. En raakt alle belangen waarvoor informatie gearchiveerd wordt.
Tegelijkertijd is het archiveren van e-mail nog steeds lastig in de praktijk. (Zie Aandachtspunten e-mailarchivering.) En zijn veel overheidsorganisaties nog bezig e-mailarchivering in te richten. Deze handreiking helpt daarbij.

Voor wie is deze handreiking?

Adviseurs bij overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor (het organiseren van) de archivering van e-mail. Zoals: documentaire informatieadviseurs, informatiemanagers en -beheerders, proces- of informatieanalisten en adviseurs digitale archivering.
Projectleiders die de opdracht voor het archiveren van e-mail uitvoeren.

De informatie op de startpagina van deze handreiking kan ook dienen als een managementsamenvatting. En daarmee relevant zijn voor managers verantwoordelijk voor de informatie in werkprocessen en de bijbehorende informatiesystemen. Zij nemen de besluiten over de eisen en ontwerpen en zien erop toe dat deze besluiten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld de directeur Bedrijfsvoering of CIO. Deze managers gebruiken de handreiking niet zelf, maar kunnen opdracht geven het toe te passen.

Hoe gebruik je deze handreiking?

Deze handreiking geeft een afwegingskader waarmee overheidsorganisaties een archiveringsaanpak voor e-mail kunnen inrichten. Deze handreiking benoemt stapsgewijs de verschillende aandachtspunten en keuzes bij e-mailarchivering (Zie: Aan de slag.) Via deze stappen maak je keuzes en afwegingen die helpen een archiveringsmethode te kiezen. En een aanpak voor de archivering van e-mail in te richten in de eigen organisatie.

Toepassingsgebied

Deze handreiking heeft betrekking op alle werkprocessen van alle overheidsorganisaties. Dus van ministeries, gemeenten, waterschappen, uitvoeringsorganisaties of provincies. En is van toepassing op:

E-mails die een overheidsorganisatie ontvangt of maakt bij het uitvoeren van haar taken. Deze vallen onder de Archiefwet. (Zie hiervoor Welke informatie archiveert de overheid en Archiefwet.) Dus geen privé-e-mails die worden verstuurd of ontvangen in de e-mailomgeving van een overheidsorganisatie.
E-mails die tijdelijk bewaard worden, en e-mails die blijvend bewaard worden, ongeacht de organisatie of applicatie waarin de e-mails beheerd worden.
E-mails die zich binnen e-mailclients en -servers bevinden. Dus niet op de functionaliteiten van de e-mailbox van de client, zoals contacten, agenda, of taken. Uitzondering hierop zijn agenda-uitnodigingen die verstuurd of ontvangen zijn als e-mails. (Zie daarvoor Aandachtspunt: agenda.)

Status van deze handreiking

#Het is voor alle overheden noodzakelijk om e-mailarchivering in te richten om aan hun wettelijke verplichtingen (zoals de Woo en de Archiefwet) te voldoen. Deze handreiking helpt daarbij.

De handreiking is geen norm. Er worden geen eisen in gesteld. We geven alleen voorlichting en advies. De informatie erin is bedoeld voor alle overheden en is dus breder dan de rijksbrede aanpak van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI).
Voor de Rijksoverheid is deze handreiking te beschouwen als een aanvulling op en te gebruiken naast de handreiking bewaren van e-mail Rijksoverheid en andere producten vanuit RDDI.
De sleutelfunctiemethode is bij de Rijksoverheid de voorkeursmethode voor e-mailarchivering. Het Nationaal Archief accepteert e-mail bij overbrenging volgens de geldende afspraken hiervoor.
Naast de sleutelfunctiemethode en automatische bulkopslag bestaan meer opties voor e-mailarchivering. Met name toepasbaar voor decentrale overheden, en mogelijk ook naast de sleutelfunctiemethode.