1. Toegang op locatie bij de archiefinstelling
In deze variant is de medewerker van de archiefvormer fysiek aanwezig bij de archiefinstelling. Voor het aanvragen van inzage in overgebracht materiaal en het ter plaatse inzien ervan. Om de juiste zoekvraag te kunnen stellen moet de medewerker van de archiefvormer weten welke informatie zich bij de archiefinstelling in welk archiefblok bevindt.. De medewerker van de archiefinstelling zoekt de informatie op via een lokale computer in het gebouw van de archiefinstelling. Hij/zij kan ook geholpen worden door een baliemedewerker van de archiefinstelling. En de informatie inzien op een lokale computer in bijvoorbeeld de studiezaal van de archiefinstelling.
2. Toegang na online aanvraag bij de archiefinstelling
In deze variant vraagt de medewerker van de archiefvormer vanaf zijn of haar eigen werkplek inzage aan in overgebracht materiaal via de website van de archiefinstelling. Ook hiervoor is enige kennis van welke informatie zich bij de archiefinstelling bevindt nodig om de juiste zoekvraag te kunnen stellen. De informatie wordt opgezocht door een medewerker van de archiefinstelling. Tussen het aanvragen en inzien zit enige tijd. De inzage kan betekenen dat de medewerker van de archiefvormer de opgevraagde informatie in een beveiligd portaal van het e-depot inziet via een link. De inzage gebeurt binnen de technische infrastructuur van de archiefinstelling.
3. Toegang via de website van de archiefinstelling
In deze variant zoekt de medewerker van de archiefvormer vanaf de eigen werkplek naar overgebracht materiaal. De medewerker zoekt en krijgt inzage via de website van de archiefinstelling. Hier staat de als openbaar beschikbaar gestelde informatie. De viewmogelijkheden van de website van de archiefinstelling zijn hierbij geldend. Omdat beperkt openbaar materiaal niet via een openbaar toegankelijke website beschikbaar wordt gesteld, moeten hiervoor aparte afspraken worden gemaakt.
4. Toegang via een eigen zoeksysteem van de archiefvormer
In deze variant kan de medewerker van de archiefvormer in de eigen werkomgeving zoeken naar overgebracht materiaal via een eigen zoeksysteem (bijvoorbeeld een enterprise search oplossing). En het materiaal vanaf die plek inzien.
Bij het zoeken via het eigen zoeksysteem bepaalt de archiefvormer zelf of er op full text en/of op domeinspecifieke metagegevens gezocht kan worden.
In deze variant kan het raadplegen plaatsvinden:
- In de viewer van het eigen zoeksysteem; de informatie wordt opgehaald naar de eigen omgeving (tijdelijke kopie) en dan in een eigen viewer getoond.
- Op het beveiligde portaal, in de viewer van de archiefinstelling, dat is ingericht voor inzage in de gevonden informatie in het e-depot. Dit gebeurt via een link, waarbij authenticatie en autorisatie geregeld zijn, binnen het eigen zoeksysteem naar het e-depot van de archiefinstelling.
De keuze bepaalt de archiefvormer in overleg met de archiefinstelling.
5. Toegang via het bronsysteem bij de archiefvormer
In deze variant kan de medewerker van de archiefvormer zoeken naar overgebracht materiaal via het bronsysteem in de eigen werkomgeving. De handelingen voor het inzien van digitaal materiaal zijn hetzelfde als bij niet-overgebracht materiaal.
Deze variant kan worden gerealiseerd:
- met een koppeling, waarbij de overgebrachte informatie pas bij inzien (raadplegen/viewen) uit het e-depot wordt opgehaald.
- zonder een koppeling, waarbij er na overbrenging een (zicht)kopie van de overgebrachte informatie in het bronsysteem van de archiefvormer achterblijft die kan worden geraadpleegd. Dit is een controversiële optie, waarmee beide partijen moeten instemmen. Er is bij deze optie namelijk risico op dubbele verantwoordelijkheid, meerdere (tegenstrijdige) openbaarheidsregimes of oneigenlijke bewerkingen op de (zicht)kopieën. Hierdoor kan proces- en of imagoschade ontstaan.
De vijf varianten samengevat aan de hand van twee DUTO-criteria
In het schema hieronder zijn de vijf varianten samengevat aan de hand van twee DUTO-criteria die het meest van toepassing zijn voor toegang:
- Vindbaarheid: de wijze van zoeken en vinden naar de overgebrachte informatie.
- Beschikbaarheid: de wijze van inzage verkrijgen in de overgebrachte informatie.
| Varianten | Vindbaarheid: zoeken en vinden via |
Beschikbaarheid: inzage via |
|---|---|---|
|
De archiefvormer zoekt, al dan niet met behulp van een baliemedewerker, via een lokale computer naar de informatie. | De archiefvormer krijgt via een lokale computer inzage in de informatie. |
|
De archiefvormer vraagt informatie op via de website van de archiefinstelling, via een open aanvraagformulier. De archiefinstelling zoekt de informatie op in het e-depot. | De archiefvormer krijgt via een link inzage in de gevonden informatie in een beveiligd portaal van het e-depot of ontvangt een e-mail met daarin een kopie van de informatie. |
|
De archiefvormer zoekt en vindt de informatie via het de website van de archiefinstelling. | De archiefvormer krijgt via de website van de archiefinstelling inzage in de gevonden informatie. |
|
De archiefvormer zoekt naar informatie via het eigen zoeksysteem. | De archiefvormer krijgt via het eigen zoeksysteem inzage in de gevonden informatie. |
|
De archiefvormer zoekt naar de informatie via het eigen bronsysteem. | De archiefvormer krijgt via (de native viewer) van het eigen bronsysteem inzage in de gevonden informatie. |