Er zijn dus vijf varianten van toegang tot digitale archieven. Onderstaande overzichten laten per variant zien wie wat moet organiseren om toegang te realiseren.
Zowel archiefvormer als archiefinstelling hebben een rol in het realiseren van toegang na overbrengen. In sommige gevallen moeten taken samen met andere betrokken partijen worden opgepakt, zoals leveranciers van bron-, zoek-, documentmanagement- en e-depotsystemen. In samenspraak bepalen archiefvormer en archiefinstelling welke zaken in welke tijd en tegen welke kosten kunnen worden gerealiseerd.
NB: voor lokale overheden geldt soms dat de archiefvormer en archiefinstelling dezelfde rechtspersoon en zelfde organisatie met zelfde ICT-infrastructuur zijn. En dat de informatie bij overbrenging binnen de grenzen van de organisatie blijft. Vaak betekent dit dat minder zaken (anders) geregeld hoeven worden na overbrenging. Bijvoorbeeld bij varianten 4 en 5 kan het autorisatiebeheer eenvoudiger worden geregeld. De overgebrachte informatie blijft binnen dezelfde infrastructuur en toegang kan via dezelfde digitale werkplek plaatsvinden.
1. Realisatie van toegang op locatie bij de archiefinstelling
Alles uitklappen- Een balie en beschikbaar baliepersoneel tijdens kantooruren.
- Afspraken met de archiefvormer over gebruikersondersteuning/dienstverlening.
- Protocol voor het verlenen van toestemming voor inzage van beperkt openbare informatie. En een functionaris voor de uitvoering ervan.
- Identificatie door de medewerker van de archiefvormer valt hier ook onder.
- Viewers voor alle bestandsformaten.
- Reizen naar de archiefinstelling.
- Kennis van de beschikbare informatie in het e-depot.
- Afspraken met archiefinstelling over gebruikersondersteuning/ dienstverlening.
- Beheer en doorgifte van autorisaties met informatie over welke medewerker waartoe toegang heeft.
- Identificatiebewijs meenemen.
2. Realisatie van toegang na online aanvraag bij de archiefinstelling
Alles uitklappen- Website met aanvraagprocedure en afhandeling.
- Afspraken met archiefvormer over gebruikersondersteuning/ dienstverlening.
- Protocol voor het verlenen van toestemming voor inzage van beperkt openbare informatie.
- Controle op welke medewerker waartoe toegang heeft.
- Identificatie door de medewerker van de archiefvormer valt hier ook onder.
- Viewers beschikbaar voor alle bestandsformaten.
- Link naar het bestand bij de archiefinstelling.
- Kennis van de beschikbare informatie bij de archiefinstelling.
- Afspraken met de archiefinstelling over gebruikersondersteuning/dienstverlening.
- Beheer en doorgifte van autorisaties met informatie over welke medewerker waartoe toegang heeft.
- Viewer-functionaliteit als deze niet beschikbaar is bij de archiefinstelling.
3. Realisatie van toegang via de zoekpagina van de archiefinstelling
Alles uitklappen- Zoekfunctie op de website.
- Inlogmogelijkheid met zoekfunctie voor beperkt openbare informatie.
- Afspraken over gebruikersondersteuning/ dienstverlening.
- Inregelen van autorisatie op basis van afspraken met de archiefvormer. Dit kan per categorie verschillen.
- Instructies over en ondersteuning bij het zoeken op de website.
- Viewers beschikbaar voor alle formaten.
- Link naar het bestand bij de archiefinstelling.
- Kennis van de beschikbare informatie die is opgeslagen in het e-depot.
- Kennis van het zoeken van informatie op de website van de archiefdienst.
- Afspraken met de archiefinstelling over gebruikersondersteuning/dienstverlening.
- Beheer en doorgifte van autorisaties met informatie over welke medewerker waartoe toegang heeft.
- Viewer-functionaliteit als deze niet beschikbaar is bij de archiefinstelling.
4. Realisatie van toegang via het eigen zoeksysteem van de archiefvormer
Alles uitklappen- Functionaliteit voor het koppelen van zoekmachines aan het e-depot.
OAI-PMH is hiervoor de Nederlandse standaard. - Afspraken maken met de archiefvormer over de koppeling en technisch beheer en onderhoud, en ondersteuning van de koppeling.
- Autorisatie regelen voor het ophalen of inzien van de bestanden of metagegevens: Het systeem zo inrichten dat ‘iedereen’ te vertrouwen is (bepalen of dit op organisatieniveau of medewerkersniveau is)
- Viewers beschikbaar voor alle formaten.
- Een eigen zoeksysteem.
- Een koppeling van het zoeksysteem met het e-depot. OAI-PMH is hiervoor de Nederlandse standaard .
- Afspraken maken met de archiefinstelling over de koppeling en technisch beheer en onderhoud, en ondersteuning van de koppeling.
- Overzicht van welke medewerker waartoe toegang mag verkrijgen/ autorisatiebeheer.
- Autorisaties regelen in het zoeksysteem.
- Kennis van het zoeken van informatie in het zoeksysteem.
- Afspraken met de archiefinstelling over functioneel beheer en gebruikersondersteuning/ dienstverlening.
- Viewer-functionaliteit als deze bij archiefinstelling niet beschikbaar is.
5a: Realisatie van toegang via het bronsysteem van de archiefvormer op basis van een koppeling met het e-depot
Alles uitklappen- Een koppeling tussen het e-depot en het bronsysteem. Om zo de informatieobjecten beschikbaar te stellen op basis van het door de archiefvormer aan te geven identificatiekenmerk.
- Afspraken met de archiefvormer over technisch beheer en onderhoud, en ondersteuning van de koppeling.
- Een koppeling tussen bronsysteem en het e-depot om de informatieobjecten op te kunnen halen uit het e-depot.
- De zoekinformatie en de index van het bronsysteem moet behouden blijven in het bronsysteem. Ook bij het opnieuw opbouwen van de zoekindex.
- De verwijzingen naar informatie in het bronsysteem moeten omgeleid worden naar het e-depot.
- Afspraken over technisch beheer en onderhoud, en ondersteuning van de koppeling.
5b: Realisatie van toegang via het bronsysteem van de archiefvormer op basis van een zichtkopie van het informatieobject in het bronsysteem
Alles uitklappen- Afspraken over het beheer en gebruik van de (zicht)kopieën, bedoeld om de risico’s* van het aanhouden van (zicht)kopieën te minimaliseren.
* Risico’s zoals bijvoorbeeld; dubbele verantwoordelijkheid, meerdere (tegenstrijdige) openbaarheidsregimes of oneigenlijke bewerkingen op de (zicht)kopieën. Hierdoor kan proces- en/of imagoschade ontstaan.
- Afspraken over het beheer en gebruik van de (zicht)kopieën, bedoeld om de risico’s* van het aanhouden van (zicht)kopieën te minimaliseren:
- Zichtkopieën zijn als zodanig gemarkeerd.
- Zichtkopieën kunnen niet gewijzigd worden.
- Zichtkopieën mogen niet door archiefvormer uitgeleend worden. Dat moet altijd via de archiefinstelling.
- Zichtkopieën worden verwijderd als het gebruik minimaal is.