Wat is toegang?
Toegang is het hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie (NEN-ISO 15489-1:2016).
Waarom is goede toegang voor de archiefvormer belangrijk?
Informatie die is overgebracht naar een archiefinstelling kan in sommige gevallen nog van belang en waarde zijn voor de werkprocessen van de archiefvormer. Zeker wanneer het gaat om archief dat recent is overgebracht, kan dit het geval zijn. Het bedrijfsbelang van de informatie kan ertoe leiden dat medewerkers van archiefvormers de informatie in bijvoorbeeld een gesloten dossier ook na overbrenging moeten inzien. Op een gebruiksvriendelijke manier.
Goede toegang tot overgebracht archief is ook van belang om snel en makkelijk verantwoording af te kunnen leggen over het overheidshandelen, zoals bij een parlementaire enquête. Goede toegang tot informatie bespaart de archiefvormer tijd en geld.
Wat is goede toegang? Zeven kwaliteitscriteria
De hier beschreven (kwaliteits)criteria kan een archiefvormer overnemen als uitgangspunten/ maatstaven voor het beoordelen van de toegang. En gebruiken om afspraken te maken met een archiefinstelling over de realisatie van goede toegang.
1. Er is de mogelijkheid om laagdrempelig toegang te verkrijgen tot overgebrachte informatie
Laagdrempelige toegang is toegang die geen extra drempels opwerpt na overbrengen. De toegang is gelijkwaardig aan de toegang die medewerkers van de archiefvormer gewend zijn en sluit aan bij de manier van zoeken voor overbrenging. Er hoeven voor de toegang geen nieuwe (digitale) vaardigheden te worden aangeleerd.
2. Toegang kost de medewerker niet meer tijd dan voor overbrenging
Zowel het zoeken naar als het inzien van overgebrachte digitale informatie neemt niet meer tijd in beslag dan vóór overbrengen. Bijvoorbeeld omdat voor de medewerkers van de archiefvormer afstand, wachttijd en handelingen hetzelfde blijven na overbrenging.
3. Beperkt openbaar overgebrachte informatie is altijd beschikbaar voor de archiefvormer
Voor overgebrachte informatie kan een beperking op de beschikbaarheid gelden. Archiefvormers kunnen bijvoorbeeld voor een bepaalde tijd beperkingen op de openbaarheid aanbrengen. (Zie Archiefwet en openbaarheid op deze website).
Beperkt openbaar overgebrachte digitale informatie kan niet via een openbaar toegankelijke website beschikbaar worden gesteld aan de medewerker van de archiefvormer. Dit vraagt om (additionele) afspraken met de archiefinstelling over de toegang tot deze informatie.
4. Toegang wordt niet beperkt door de viewmogelijkheden
Voor de bruikbaarheid van informatie kan het nodig zijn dat bestanden in hun originele bestandsformaat ingezien kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Autocad-tekeningen.
5. Zoeken op velden met standaard metagegevens
Gestructureerd zoeken op metagegevens die in een standaard opgenomen zijn, maakt het mogelijk om toegang universeel aan te bieden. Dit is kostenefficiënt voor de archiefinstelling en schept helderheid over de minimale set van metadata die over informatie beschikbaar moet zijn.
Gangbare standaarden zijn op dit moment het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) voor lokale overheden en het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk) voor de rijksoverheid. Deze twee standaarden worden binnenkort opgenomen in de overheidsbrede standaard: Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO).
6. Zoeken op full text, zowel in de bestanden als op de metagegevens
Het vrij zoeken door tekst is mogelijk. Deze manier van zoeken passen medewerkers van archiefvormers ook bij andere informatiebronnen toe, zoals de Google-zoekmachine.
7. Zoeken op velden met domeinspecifieke metagegevens
Het zoeken op en inzien van domeinspecifieke metagegevens, die geen deel uitmaken van een standaard voor metagegevens is mogelijk. Domeinspecifieke metagegevens, bijvoorbeeld zoals vastgelegd voor gedetailleerde geo-informatie of zaakinformatie, komen voort uit specifieke werkprocessen.