De Archiefwet regelt onder andere de bevoegdheden en de gronden voor beperkingen op de openbaarheid van overgebracht overheidsarchief. De belangrijkste bepaling is dat de archiefstukken in een archiefbewaarplaats in principe openbaar zijn. Iedereen kan de stukken raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen maken of laten maken.
Als zorgdrager kan uw organisatie voor een bepaalde tijd beperkingen op de openbaarheid aanbrengen op 3 gronden.
Beperkingen aan de openbaarheid
Alles uitklappenBij het stellen van deze beperking gaat het altijd over identificeerbare en levende personen. Alleen in bijzondere gevallen geldt de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van overleden personen.
Persoonlijke levenssfeer is een begrip dat voorkomt in de Grondwet, het Burgerlijk Wetboek en in de Archiefwet. Op persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Persoonsgegevens gaan over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De AVG maakt onderscheid tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens.
- Bij eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer gaat het er om dat er geen inbreuk wordt gemaakt. Het is niet altijd makkelijk vast te stellen wanneer er sprake is van inbreuk. Het kan gaan om reputatie, gedrag, financiële situatie of afbeeldingen.
- Er kunnen andere wetten van toepassing zijn, zoals de Wet geneeskundige behandelovereenkomst, de Wet politiegegevens of de Wet op de inlichtingen en veiligheidsdiensten, die de verwerking van bepaalde persoonsgegevens apart regelen.
Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens gaan over iemands godsdienst of levensovertuiging, afkomst, politieke gezindheid, gezondheid, geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag en de gevolgen daarvan. Ook genetische en biometrische gegevens worden tot de bijzondere persoonsgegevens gerekend, net als BSN-nummers.
Bij de maximale openbaarheidsbeperking onder de Archiefwet, worden dossiers met daarin bijzondere persoonsgegevens maximaal 75 jaar na creatie openbaar. Het kan voorkomen dat de betrokkenen dan nog leven. In die gevallen kan de minister van OCW besluiten de termijn van de openbaarheidsbeperking te verlengen tot bijvoorbeeld 100 jaar na creatie of na de (geschatte) geboortedatum van de betrokkenen.
Openbaarheidsbeperkingen op grond van het belang van de staat of zijn bondgenoten is geregeld in de Archiefwet 1995 en het Voorschrift informatie rijksdienst-bijzondere informatie VIR-BI (zie Belangrijke wetten voor openbaarheid). Ook regelgeving van de NAVO, de EU of andere internationale organen kan van invloed zijn op beperkingen op de openbaarheid van stukken.
Bij het belang van de staat of zijn bondgenoten kun je denken aan informatie rond (militaire) inlichtingen- en veiligheidsdiensten en de diplomatieke dienst. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over opbouw, paraatheid en inzet van de krijgsmacht, informatie van buitenlandse mogendheden van met name militair karakter, de beveiliging van onderdelen van de overheid en het bedrijfsleven die van vitaal belang zijn voor de instandhouding van het maatschappelijk leven, informatiebeveiliging, etc.
De beperkingsgrond het belang van de staat of zijn bondgenoten geldt maximaal 50 jaar. De zorgdrager moet de beperkingsgrond en de termijn kunnen onderbouwen. Ook moet het passen bij het soort informatie.
Deze grond tot beperking ziet toe op “het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden”.
Het is een algemene uitzonderingsgrond die deels overeenkomt met de Woo. Het is in de Archiefwet opgenomen om de openbaarheid te beperken op een aantal specifieke gronden die de Wob wel kent, maar de Archiefwet eigenlijk niet.
Beperkingen op deze grond gelden voor informatie over:
- de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties (voor zover dit niet zou vallen onder de beperkingsgrond Het belang van de staat of zijn bondgenoten)
- de economische of financiële belangen van de staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of in de Woo bedoelde bestuursorganen
- bevoor- of benadeling van natuurlijke personen.
Onevenredige bevoor- of benadeling is een begrip dat altijd per geval bekeken moet worden. Belangrijk hierin is de term 'onevenredig’. Onevenredigheid veronderstelt een situatie waarin een of meerdere partijen onevenredig worden benadeeld of bevoordeeld. Een voorbeeld hiervan zijn de ministerraadstukken. Deze worden doorgaans beperkt openbaar voor een de periode van 25 jaar na afsluiting van het dossier. Het komt voor dat de zorgdrager deze stukken wil beperken op grond van het belang van de staat of zijn bondgenoten. Maar dat is juridisch niet juist.
