Veel overheidsinstellingen worstelen met het vernietigen van digitale informatie. Ondanks de wettelijk verplichting ervan gebeurt het te weinig. Om overheidsinstellingen op weg te helpen, hebben Nationaal Archief en Content Strategy een handreiking Digitaal vernietigen van overheidsinformatie ontwikkeld. De handreiking biedt inzicht in het proces van digitaal vernietigen en welke stappen daarbij horen, aldus de makers van het document. Het legt in praktische stappen uit wat digitaal vernietigen is en wat ervoor geregeld moet zijn. En ook hoe digitaal vernietigen er in de praktijk uit kan zien.
Alleen digitale overheidsinformatie
De handreiking richt zich op het vernietigen van digitale overheidsinformatie. Dus alle digitale, vastgelegde informatie die de overheid ontvangt of maakt bij het uitvoeren van haar taken. Digitale overheidsinformatie is er in vele vormen, zoals tekstdocumenten, presentaties, spreadsheets, video’s, foto’s, (chat)berichten, e-mails, gegevenssets in databases, etc. Door die informatie te vernietigen, maak je deze blijvend ontoegankelijk. En is dus niet meer vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar.
Slim bekeken
In de handreiking is vanzelfsprekend ook aandacht voor archiveren by design. Met archivering by design houd je al rekening met duurzame toegankelijkheid van informatie bij de aanbesteding en het ontwerp van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen. Het is slim om in die fase ook digitaal vernietigen mee te nemen.
Waarom is digitaal vernietigen zo lastig?
Er kunnen diverse redenen voor zijn waarom overheidsorganisaties het digitaal vernietigen van informatie uitstellen. Vaak heeft het te maken met gebrek aan kennis, de kwaliteit van de informatiesystemen en het informatiebeheer. Of het ontbreekt aan (helder) beleid. En soms speelt twijfel om informatie definitief te verwijderen een rol; weg is weg.
Maar er zitten ook voordelen aan vernietigen van informatie
Een groot gedeelte van alle overheidsinformatie komt voor vernietiging in aanmerking. Nadat de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken, is deze informatie ballast voor de informatiehuishouding. Door die te vernietigen behaal je een aantal voordelen:
- De kans neemt toe dat de juiste informatie naar voren komt bij een zoekvraag. Bijvoorbeeld bij een Wob-verzoek betekent dit een mindere administratieve last. Er wordt minder doorzocht, minder beschikbaar gesteld en daarmee ook minder geanonimiseerd.
- Doordat volumes niet meer zo groot zijn, draaien back-ups sneller en efficiënter. Hier zijn lagere kosten mee gemoeid.
- (Toekomstige) conversie- en migratietrajecten zijn minder complex en minder kostbaar.
- Kostenbesparing en milieu. De enorme toename aan digitale overheidsinformatie die organisaties verzamelen leidt tot een steeds groter wordende vraag naar opslag. Wanneer digitaal vernietigen niet is geïmplementeerd, wordt de opslagcapaciteit deels besteed aan informatie die je niet meer nodig hebt.
Is de handreiking een blauwdruk?
Dat is het zeker niet. En er staan ook geen best practices in die je een-op-een kunt overnemen. De handreiking beschrijft wel twee praktijkvoorbeelden van de TU Delft en de gemeente Amsterdam. Het document geeft vooral praktische handvatten, vertellen de auteurs. En draagt als het goed is bij aan bewustwording in de eigen organisatie. Het is echt bedoeld als kapstok om het proces van digitaal vernietigen binnen organisaties (verder) vorm te geven.
Ook gaat de handreiking niet in op wát er vernietigd moet worden. Het vertrekpunt is dat organisaties al over een selectielijst beschikken.
Belangrijke basisprincipes
De selectielijst is een belangrijk beleidsdocument. Het speelt een essentiële rol bij digitaal vernietigen. In de selectielijst is opgenomen welke categorieën informatieobjecten blijvend moeten worden bewaard. En welke na een bepaalde termijn moeten worden vernietigd.
Om digitaal vernietigen van informatie goed in te regelen, is het belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan. En dat er beleid wordt gemaakt dat goed informatiebeheer borgt. Vernietigen van digitale informatie is namelijk geen incidentele activiteit, maar een continue proces dat moet worden geregeld. Het digitaal vernietigen maakt dus integraal deel uit van het informatiebeheer. De handreiking biedt dan ook handvatten om het gesprek met betrokkenen aan te gaan hoe digitaal vernietigen binnen overheidsorganisaties geïmplementeerd kan worden. En keuzemogelijkheden voor digitaal vernietigen, zodat iedere overheidsorganisatie de voor haar passende maatregelen kan nemen.
Dus, voordat je aan de slag gaat met digitaal vernietigen moet het volgende aanwezig zijn:
- Een selectielijst.
- Beleid over digitaal vernietigen.
- Voldoende mensen en middelen. En heldere verantwoordelijkheden. Deze worden bijvoorbeeld vastgelegd in het strategisch informatieoverleg.
- Overzicht in informatieobjecten, processen en informatiesystemen en hun samenhang.
- Een procedure voor het uitvoeren van een risicoanalyse voor digitaal vernietigen.
- Een protocol voor digitaal vernietigen.
- Een vernietigingsfunctionaliteit.
- Kwaliteitsmanagement voor en toezicht op digitaal vernietigen.
Thermometer informatiebeheer
Mariëlle ten Berge, provincie Utrecht, was betrokken bij de totstandkoming van de handreiking: “Het aan de slag gaan met digitaal vernietigen, aan de hand van deze handreiking, werkt eigenlijk als een soort thermometer. Wanneer je start met digitaal vernietigen breng je de stand van zaken op het gebied van informatiebeheer in kaart. Je hebt dan de mogelijkheid om bijvoorbeeld bij verkeerde of verouderde procesinrichting, bij te sturen. Dat is een groot voordeel. Het is een extra moment om te toetsen op kwaliteit van de betrokken processen binnen de informatiecyclus; plan, do, check and act. En stil te staan bij welke informatie wanneer vernietigd is en waarom. De beheersing van het informatieproces geeft een duidelijk beeld van wat er wel en niet vernietigd is. Daarom is de beheersbaarheid van informatie een belangrijke reden voor digitaal vernietigen.”
Aan de slag
Het gebruik van de handreiking is niet verplicht, maar wordt wel aanbevolen. Met name aan adviseurs die digitaal vernietigen in portefeuille hebben. Zoals architecten, informatiemanagers, informatieanalisten, adviseurs ICT, adviseurs digitale archivering, documentaire informatieadviseurs en informatiebeheerders. En projectleiders die de opdracht voor het realiseren van het proces en voorzieningen voor digitaal vernietigen uitvoeren.
De handreiking staat inmiddels op de website van het Nationaal Archief. Heb je vragen over de handreiking of naar aanleiding van dit artikel? Stuur een bericht naar info@nationaalarchief.nl.
|
Behoefte-onderzoek Om de handreiking Digitaal vernietigen van overheidsinformatie goed aan te laten sluiten op de behoefte van de doelgroepen, heeft het redactieteam individuele diepte-interviews gehouden met experts van provincie, gemeenten en waterschappen. Naast de interviews zijn conceptversies van de handreiking door deze groep gereviewd. En door experts uit het bedrijfsleven, archiefinstellingen, Rijksoverheid , Openbaar Ministerie en RDDI. |
|
Aanleiding handreiking Digitaal vernietigen In december 2019 heeft de standaardisatieraad een discussie gevoerd over nut en noodzaak van digitaal vernietigen. Deze discussie was – samen met de KIA-thematiendaagse Vernieting – het startpunt voor de ontwikkeling van de handreiking digitaal vernietigen. |
