Handreiking Digitaal vernietigen nu beschikbaar

Digitaal vernietigen van informatie? Hoe doe je dat? Veel overheidsinstellingen hebben vragen over dit proces. Nationaal Archief heeft daarom een handreiking Digitaal Vernietigen uitgebracht. De handreiking biedt o.a. een praktisch stappenplan om aan de slag te gaan met het vernietigen van digitale overheidsinformatie. De handreiking is nu beschikbaar op de website van het Nationaal Archief.

Bedoeld als kapstok

Vernietigen van digitale overheidsinformatie is een wezenlijk onderdeel van goed informatiebeheer. Maar gebeurt in de praktijk te weinig. De handreiking is dan ook opgesteld om organisaties bewust te maken en op weg te helpen. Het is geen blauwdruk. Maar bedoeld als kapstok om het proces van digitaal vernietigen binnen organisaties (verder) vorm te geven, aan de hand van de eigen selectielijst.

Waarom vernietigen?

Naast wetgeving zijn er ook andere belangrijke redenen om digitaal te vernietigen. Het verkleint de kans op bijv. datalekken en andere informatieveiligheidsrisico's. En het maakt informatie beter vindbaar; het vergroot de kans dat de juiste informatie boven komt bij een zoekvraag. Ook bespaart het back-up- en migratiekosten. En last but not least: dataopslag is een grote belasting, niet alleen financieel, maar ook voor het milieu.

Extra kwaliteitstoets

Om de handreiking goed aan te laten sluiten op de behoeften van de klant, is input van diverse partijen meegenomen. Zo ook van Mariëlle ten Berge, provincie Utrecht: “Het aan de slag gaan met digitaal vernietigen, aan de hand van deze handreiking, werkt als een soort thermometer. Het is een extra moment om te toetsen op de kwaliteit van de betrokken processen binnen de informatiecyclus.”

Wat kunnen de lezers verwachten?

De handreiking is geschreven voor iedereen die betrokken is bij het proces van en de besluitvorming over digitaal vernietigen van informatie. En gaat in op de volgende vraagstukken:

Waarom is digitaal vernietigen noodzakelijk?
Wat is digitaal vernietigen? En wat moet daarvoor geregeld zijn?
Hoe kan digitaal vernietigen er in de praktijk uitzien?