Organisaties beschikken soms over honderden informatiesystemen die vaak geen vernietigingsfunctionaliteit bevatten. Een groot deel van de overheidsinformatie die in deze systemen is opgeslagen, moet toch op enig moment vernietigd worden. Je kan er hierbij voor kiezen om de vernietiging binnen het systeem zelf te laten plaatsvinden (indien hiervoor vernietigingsfunctionaliteit beschikbaar is), of (indien technisch mogelijk) dit centraal in te richten op basis van het principe van Common Ground. Bij deze laatste optie maakt een overheidsorganisatie gebruik van ‘generieke vernietigingsfunctionaliteit’ waarmee over verschillende informatiesystemen heen vernietigd kan worden. (zie ook Common Ground: Bouwen op dezelfde basis en Van documenten en de dingen die voorbijgaan).