Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Nederlandse Zorgautoriteit, UWV en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben als eerste COVID-19 officieel vastgesteld als hotspot. Andere organisaties volgen binnenkort. Als hulpmiddel bij dit proces, lanceerde het Nationaal Archief bij de start van de coronacrisis een webpagina Hotspot COVID-19: relevante informatie blijvend bewaren.
Het belang van een hotspot
Algemene rijksarchivaris Marens Engelhard, legt in zijn column in iBestuur uit wat COVID-19 als hotspot betekent: “…dat ook materiaal dat anders niet voor bewaring in aanmerking zou komen, verzameld wordt. Daarmee wordt een primaire taak van archivering gediend, namelijk het mogelijk maken van reconstructie en verantwoording van overheidshandelen.”
Hotspotlijst is anders dan een selectielijst
Een hotspot wordt niet opgenomen in een selectielijst, maar in een afzonderlijke hotspotlijst. Geert Leloup van het Nationaal Archief: “De betreffende organisaties hebben eerst prioriteit gegeven aan het in kaart brengen en veiligstellen van belangrijke COVID-19-gerelateerde informatie. Als dit inhoudt dat volgens de selectielijst te vernietigen gerelateerde informatie alsnog blijvend bewaard wordt, dan moeten zij deze afwijking van hun selectielijst onderbouwen met een hotspotlijst. De publicatie van die hotspotlijst op de website van het Nationaal Archief maakt deze aanpassingen inzichtelijk, ook voor de burger.”
Veel uitdagingen
Maar in tijden van crisis is het niet makkelijk de informatiehuishouding op orde te houden, legt Leloup uit. “Om greep te houden op de enorme informatiestroom, moeten rijksorganisaties snel schakelen. Dat brengt allerhande uitdagingen met zich mee. Hoe baken je deze overdonderende en continue evoluerende hotspot af? Wat is relevante informatie? Hoe archiveer je nieuwe samenwerkingskanalen? Welke prioriteiten stel je als organisatie?”
Bij het departement VWS worden deze uitdagingen gevoeld; hoe borgen ze de informatiehuishouding zonder de actoren in de crisisorganisatie teveel te belasten? “Positief hierbij is dat het ook gezonde druk geeft op vernieuwing van informatiehuishouding”, aldus Peter Kaandorp en Nico Baars die betrokken zijn bij de hotspot-vorming van VWS.
Interdepartementale werkgroep
Ter ondersteuning is een interdepartementale werkgroep archivering hotspot COVID-19 opgericht. Deze viel eerst onder de hoede van de Nationale Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid. En sinds juli onder de koepel van het Programma-DG Samenleving & COVID-19. Dat laatste organiseert met hulp van RDDI verdiepende kennissessies, waarop specifieke onderwerpen uitgebreider aan bod komen. Het Nationaal Archief schuift op alle niveaus en voor verschillende onderwerpen aan als adviseur.
Meer informatie en kennis delen
De hotspot COVID-19 gebruiken? Ga dan naar de webpagina Hotspot COVID-19: relevante informatie blijvend bewaren.
De hotspotlijsten van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Nederlandse Zorgautoriteit, UWV en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn ook te vinden op de website van het Nationaal Archief.
Binnen het kennisplatform waardering en selectie van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) worden kennis, expertise en vragen over COVID-19 gedeeld.
