Archiefbescheiden bewaar of vernietig je. De selectielijst geeft duidelijkheid. Soms moet te vernietigen informatie voor een deel bewaard worden. Met een zogenoemde steekproef wordt een representatief deel van het archiefbescheiden geselecteerd en bewaard vanuit cultuurhistorisch belang. Hoe voer je zo’n steekproef nu correct uit, want daarvoor schrijft archiefwetgeving niets. Het Nationaal Archief schreef een handleiding. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) wilde als eerste met behulp van die handleiding een steekproef uitvoeren. Geert Leloup, coördinator Waardering en Selectie van het Nationaal Archief en Simone Hensen, beleidsadviseur recordmanagement bij het COA lichten toe hoe zij samen optrokken bij de hoe-vraag van het trekken van de steekproeven.
Samen aan de slag met de steekproef
“Het COA heeft contact opgenomen met het Nationaal Archief voor advies in verband met de archivering van onder andere de bewonersdossiers,” licht Hensen toe. “In de selectielijst staat dat wij een steekproef moeten uitvoeren, maar wij wisten alleen niet hoe en in welke vorm. Na het lezen van alle stukken uit het verleden waren er nog al wat losse eindjes met betrekking tot de steekproef. Via het Nationaal Archief vernamen wij dat zij een methodiek hadden opgesteld die ons wellicht zou kunnen helpen. Dat kwam precies goed uit, zowel voor ons als het Nationaal Archief!”
Leloup: “Het COA was zeker niet de enige zorgdrager die met steekproeven worstelde. In het verleden is al vaker in selectielijsten vastgelegd dat steekproeven getrokken moeten worden. Maar nooit werd (voldoende) verduidelijkt waarop en hoe deze streekproeven getrokken moesten worden, waardoor steekproeven in praktijk niet of niet helemaal volgens de regels werden toegepast. Het toeval was wel dat het COA opnieuw bij het Nationaal Archief aanklopte op het moment dat de handleiding quasi afgerond en vastgesteld was.”
De steekproef als stappenplan
De handleiding bestaat onder andere uit een stappenplan en een rekentool. Na het bepalen van de scope van de steekproef (jaarlijks, minimale hoeveelheid dossiers), kan de archiefvormer een rekentool gebruiken om objectief te berekenen welke dossiers er gelicht dienen te worden. Online zijn er ook rekentools te vinden. Doordat je niet weet hoe de formules op de achtergrond zijn ingesteld, kon je je voorheen als steeproefnemer nooit volledig verantwoorden. Nu kan dat wel. Het Nationaal Archief heeft een eigen rekentool gecreëerd en de onderliggende formule gedocumenteerd. Dan hoeft de archiefvormer zelf zich alleen te verantwoorden over het toepassen van de tool.
Makkelijker gezegd dan gedaan
Hensen geeft aan dat de uitvoering nog wel voeten in de aarde heeft. Zo was er bijvoorbeeld geen consensus over wat nu precies een bewonersdossier definieert. “Daar zitten onder andere verblijfsgegevens, gezinssamenstelling, gesprekken, incidenten, juridische gegevens en de betaling van weekgelden in. Dit is dus voor het COA een leerpunt: wat behelst zo’n dossier?” En wanneer is zo’n dossier nu gesloten? Het COA ziet het moment van uitstroom (uit de opvang) als sluitingspunt van het dossier. “Waarop baseer je nu precies de uitstroom voor het archief”, vraagt Hensen zich af. “Wij hebben namelijk gezegd in onze selectielijst dat wij bewonersdossiers voor 20 jaar na uitstroom bewaren en vervolgens vernietigen met uitzondering van de steekproef. Alleen wat bepaalt nu precies in de dossiers de uitstroom? Samen met een collega heb ik dit soort vraagstukken telkens zo goed als mogelijk beantwoord. We zijn overeengekomen dat het document dat gaat over de officiële beëindiging van de opvang, het punt is waarop het dossier kan worden gesloten.
Leloup herkent de vragen waar Hensen tegenaan loopt: “We hebben er als Nationaal Archief naar gestreefd om een heldere, praktische en statistisch verantwoorde handleiding op te stellen. Maar dat neemt niet weg dat elke organisatie een vertaalslag moet blijven maken, zowel voor de afbakening van de populatie als voor het aanduiden van de blijvend te bewaren informatieobjecten. Ook daar willen we als Nationaal Archief over mee (blijven) denken. We zijn uiteraard ook heel benieuwd of daar nog verbeterpunten voor de handleiding uit voortkomen. Hetzelfde geldt voor de opname van steekproeven in selectielijsten: hoe pak je dat best aan als je weet dat die vooral procesmatig opgesteld worden en die processen niet altijd (voldoende) aansluiten op de ordening?”
Wat zijn tot nu toe de belangrijkste lessen?
Hensen: “Dat je vooraf heel goed moet nadenken over wat je precies wilt bereiken met de steekproef. Dus bepaal je basis, doel en de richting. Neem de tijd en aandacht voor de steekproef. Het is geen klusje voor erbij. Blijf in gesprek met het Nationaal Archief maar blijf ook scherp naar jezelf en je collega’s. Durf ook beslissingen te nemen, knopen door te hakken. Begin gewoon en gaandeweg leer je steeds meer over het proces en zelfs over de inhoud. Die inzichten kun je altijd weer verder inzetten in andere werkzaamheden. Een steekproef moet altijd inzicht geven van de vertaling van beleid in uitvoering. Het is geen toelichting hoe we om zijn gegaan met individuele bewoners.”
Leloup vervolgt: “Dat een steekproef geen blind compromis mag zijn, maar een bewuste keuze waarbij alle betrokken partijen (zorgdrager, Nationaal Archief, externe deskundige) alle opties (alles bewaren, alles vernietigen, voorbeelddossiers bewaren, steekproef trekken) gewikt en gewogen hebben. Een steekproef is niet onmogelijk, maar vraagt best wat van een organisatie.”
Wordt vervolgd
Het traject om te komen tot een correcte, objectieve steekproef is nog niet afgerond. Hoe nu verder? “Wij blijven in gesprek met Geert en zijn collega’s van het Nationaal Archief,” ligt Hensen toe. “Ondertussen zoeken wij nog naar de juiste basis en met welke gegevens wij kunnen zeggen ‘dit is een bewonersdossier’. Dit reflecteert het beleid in de uitvoering in de hoop dat toekomstige onderzoekers hiermee aan de slag kunnen gaan. Ons streven is om medio eind dit jaar een complete set uit een eerste steekproef klaar te hebben voor een overdracht. Helaas bevinden wij ons nu in onzekere tijden [vanwege de uitbraak van corona – red.], zowel op het hoofdkantoor als in de opvang. Dit zal voor enige vertraging kunnen zorgen.”
Leloup sluit hierbij aan en voegt toe: “Het Nationaal Archief wil na afloop samen met het COA bekijken of er nog verbeterpunten zijn, zowel voor de toepassing van steekproeven door het COA als voor de handleiding.”
Meer informatie
Het OD zal het vervolgtraject op de voet volgen. Het volledige interview is te lezen in OD 3, Naar OD Magazine
Benieuwd naar de handleiding Steekproeven en de rekentool? Bekijk de handleiding op deze website.
