In mei heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed twee publicaties uitgebracht: het Jaarverslag over 2019 en De Staat van Overheidsinformatie en Erfgoed. Met deze publicaties wil de Inspectie het belang van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie en de zorg voor het erfgoed benadrukken. Het Jaarverslag 2019 is door de ministers van OCW aan de Eerste- en Tweede Kamer aangeboden.
De Staat van Overheidsinformatie en Erfgoed
De Inspectie houdt op grond van de Archiefwet toezicht op het beheer van papieren en digitale overheidsinformatie. In De Staat van Overheidsinformatie en Erfgoed blikt de Inspectie terug op wat zij de afgelopen vier jaar gezien en geconstateerd heeft. Een paar aandachtspunten:
- Het archiveren van websites blijft een verbeterpunt. Internet, e-mail en social media vallen allemaal onder de archiefwet. De bewustwording hierover groeit, maar het bewaren en archiveren van digitale communicatie is lastig vanwege de grote hoeveelheid vluchtige informatie. Toevoeging van het Nationaal Archief: De richtlijn voor het archiveren van websites kan hierbij helpen.
- Het archiveren van uitingen op social media blijft achter. Een belangrijke reden is dat archiefvormers social media niet in eigen beheer hebben. Ook de snelle technologische ontwikkelingen bemoeilijken het archiveren van deze vluchtige informatie. Toevoeging: Het Nationaal Archief heeft een informatieblad opgesteld dat de aandachtspunten voor archiveren van chatberichten in kaart brengt. Dit helpt overheidsorganisaties bij het maken van hun eigen keuzes. Het Rijksprogramma voor Duurzame en Digitale Informatiehuishouding (RDDI) ondersteunt centrale overheidsorganisaties bij het toepassen van de rijksbrede beleidslijn voor het gebruik van berichtenapps. De demonstratie op de Dam maakte onlangs weer eens duidelijk dat ook deze berichten onder de openbaarheid vallen.
- Digitaal werken is de norm. Toch verdient óók het beheer van papieren archieven nog altijd aandacht. Risico’s van de huidige papieren achterstanden zijn hogere kosten van archivering en het verlies van kennis over de betreffende archieven.
- Het is belangrijk dat organisaties duidelijk en transparant zijn over bewaartermijnen van informatie en de manier waarop die worden bepaald. Daarom is het belangrijk dat organisaties een actuele en toepasbare selectielijst hebben.
Jaarverslag 2019
In het Jaarverslag 2019 legt de Inspectie verantwoording af over het eerste jaar van het werkprogramma van de Inspectie 2019-2020 Overheidsinformatie en erfgoed beschikbaar voor iedereen. In deze zogeheten tussenrapportage komen onder andere de volgende onderwerpen aan bod:
• privaatrechtelijke ZBO’s en selectielijsten;
• archiveren in ketensamenwerking;
• papieren achterstanden;
• archiefbeheer bij scholen, een handleiding;
• archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); afstemming met archiefsector en AP.
In 2021 volgt het uitgebreide jaarverslag waarin de Inspectie verantwoording aflegt over de totale periode 2019-2020.
