Het archief van de voormalige Adviescommissie Water (AcW) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is volledig overgebracht naar het Nationaal Archief. En staat online! Een mooie mijlpaal die met gezamenlijke inspanning tot stand is gekomen en waarbij waardevolle leerervaring is opgedaan met hybride overbrenging.
Twee informatiestromen, één toegang
Het archief van de AcW, waarvan toen nog prins Willem Alexander een aantal jaren voorzitter was, bestaat uit zowel papieren dossiers als digitale informatie. Het doel was om van het hele archief één geïntegreerde inventaris te maken, zodat alle informatie vanuit één ingang toegankelijk is.
Dit bleek nog best een uitdaging. Allereerst moest de structuur van het digitale archief aangepast worden aan de ordening van het papieren deel om de schema’s in elkaar te kunnen schuiven. Beide delen van het archief werden vervolgens via een aparte workflow geïngest in het e-Depot van het Nationaal Archief. De toegangen die daaruit rolden moesten handmatig worden samengevoegd. Voor dit in omvang beperkte archief was dat nog behapbaar, maar voor hele grote hybride archieven is dat nauwelijks te doen.
Derde informatiestroom
Eigenlijk bestaat het AcW-archief uit drie verschillende informatiestromen. Naast papier en digitaal, is er nog informatie uit diverse verouderde informatiedragers, zoals CD-roms. Het grootste deel van de bestanden op deze dragers - voornamelijk afbeeldingen en pdf’s - is opgeslagen in het e-Depot en aan de toegang toegevoegd. Erg verouderde bestandstypen worden voorlopig bewaard bij het analoge archief.
Tips voor archiefvormers
Uit het project is veel waardevolle kennis geboren. De voornaamste lessen op een rij:
- lever archieven zoveel mogelijk volledig digitaal aan; dus ga over tot vervanging
- als dat niet kan maak dan (indien mogelijk) een knip tussen beide archiefdelen en zorg voor een aparte overdracht van papier en digitaal; voor de onderzoeker maakt het niet heel veel uit om op twee verschillende plekken te zoeken
- stel voor archief dat toch hybride wordt overgebracht een eigen inventaris op voor papier en digitaal, en toon deze onder elkaar i.p.v. in elkaar
Ook van plan om digitaal over te dragen? Kijk voor meer tips op hulp bij archiveren.
Teamprestatie
De realisatie van het project is een prachtige teamprestatie. Analoge en digitale specialisten werkten nauw samen en vormden één geolied team. Vooral de passie en motivatie om met elkaar een maatschappelijke bijdrage te leveren, inspireert om volgende nieuwe uitdagingen op te pakken.
Archief van de voormalige Adviescommissie Water
Het archief bevat de neerslag van de activiteiten van de AcW en van de Commissie Integraal Waterbeheer (CIW), haar taakvoorganger. Het archief bevat onder andere informatie over vergaderingen van de commissies zelf en van de United Nations Secretary-General's Advisory Board on Water & Sanitation (UNSGAB), adviezen aan bewindslieden en stukken over werkbezoeken in binnen- en buitenland. Ook zijn er enkele stukken over de organisatie.
Bekijk de inventaris van de Adviescommissie Water (2.17.37)
Bron: Een uitgebreid artikel over het overbrengen van dit hybride archief is verschenen in Od magazine (mei 2020).
