Relevante informatie rond het coronavirus COVID-19 wil het Rijk zorgvuldig vastleggen. De selectielijsten bieden niet altijd de ruimte om alle relevante informatie over dit onderwerp blijvend te bewaren. Met een hotspot bepaalt u of volgens de selectielijst te vernietigen informatie door een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat toch in aanmerking komt voor eeuwige bewaring.
Let op: Deze aanbevelingen gelden alleen voor de centrale overheid. Decentrale overheden kunnen gebruik maken van de handreiking Periodieke hotspotmonitor decentrale overheden.
Rol van de zorgdrager
Elke zorgdrager moet op korte termijn voor zichzelf de afweging maken of en welke informatie binnen het eigen verzorgingsgebied rond COVID-19 in aanmerking komt voor uitzondering van vernietiging. Dat kan in dit uitzonderlijke geval ook los van het reguliere hotspotproces. Maak daarvoor gebruik van het onderstaande stappenplan.
Neem hoe dan ook zelf zo snel mogelijk de nodige maatregelen om relevante informatie onder beheer te brengen en veilig te stellen. Vluchtige media als berichtenapps hebben in deze crisis een belangrijke meerwaarde voor organisaties. Door het werken op afstand maken organisaties creatief gebruik van onbeheerde producten uit de markt.
Het is overigens niet de bedoeling dat u alle informatieobjecten samenvoegt en een thematisch corona-archief creëert. De oorspronkelijke ordening en context van de informatieobjecten moet u behouden.
Rol DG Samenleving en COVID-19, BZK/CIO-Rijk en RDDI
Het Programma-DG Samenleving en COVID-19 coördineert de aanpak om alle relevante informatie rond COVID-19 binnen het Rijk blijvend te bewaren. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en BZK/CIO-Rijk ondersteunen de centrale overheden bij de uitvoering van hun aanpak voor zover het de informatiehuishouding raakt
Rol van het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief is adviseur voor zorgdragers en voor het Programma-DG Samenleving en COVID-19. Het waakt over de toepassing van criteria en de uitvoering van het proces. Het Nationaal Archief is niet de verzamelplaats voor alle informatie rondom COVID-19. Van onmiddellijk overbrengen is geen sprake. Lees meer over de werkwijze rondom hotspots.
Deel kennis en ervaring op KIA
Binnen het kennisplatform Waardering en Selectie van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) worden kennis, expertise en ervaringen over COVID-19 gedeeld. Bezoek dit platform voor meer informatie of wanneer u uw expertise en ervaring wilt delen.
Stappenplan voor zorgdragers
Alles uitklappenDe eerste stap is om een verkennend onderzoek uit te voeren. Bekijk welke relevante informatie uw organisatie rond het coronavirus beheert.
Welke informatie relevant is, verschilt per instelling, maar voldoet in ieder geval aan de volgende drie voorwaarden:
- handelt over de (in)directe impact van het coronavirus;
- geeft een goed beeld van belangrijke actuele ontwikkelingen;
- documenteert de unieke rol van de organisatie.
Koppel deze informatie aan de processen in de huidige selectie-instrumenten, zoals beleid, wet- en regelgeving, besluitvorming, crisismanagement, de verrichting van belangrijke additionele uitgaven, publieksvoorlichting, onderzoek en (nieuwe) producten en diensten aan personen, bedrijven, instellingen en (lagere of andere) overheden in de vorm van bijvoorbeeld steunmaatregelen.
Maak gebruik van voor het Rijk ontwikkeld afbakeningsdocument om dit onderzoek uit te voeren. Hiermee maakt u inzichtelijk wie de betrokken actoren zijn en welke informatie (ongeacht de vorm) relevant is om te bewaren. Met andere woorden het identificeren van informatie. Neem contact op met de projectorganisatie via hotspotCovid-19@minjenv.nl voor een tekstversie.
Sjabloon afbakeningsdocument Rijk hotspot COVID-19
Wordt alle relevante informatie in de selectielijst(en) gewaardeerd als ‘blijvend te bewaren’ en heeft u deze onder beheer, dan hoeft u geen verdere stappen te ondernemen. De ontwikkelingen gaan echter zo snel, dat het geen kwaad kan om deze oefening regelmatig te herhalen.
Wordt een deel van de relevante informatie gewaardeerd als ‘op termijn te vernietigen’, dan kunt u de onderstaande stappen zetten.
Stel een eerste concept van een hotspotlijst op. Maak gebruik van dit voorbeeld:
Voorbeeld hotspotlijst corona
Vul de volgende onderdelen aan:
Toelichting
- Procedure: verwijs naar de selectielijst. Of beschrijf deze kort als deze nog niet in de selectielijst is vastgelegd of ervan afgeweken wordt.
- AVG: verwijs naar de vermelding van persoonsgegevens in de selectielijst. Of geef het voornemen aan de vermelding van persoonsgegevens in de selectielijst op te nemen als dit nog niet in de selectielijst is vastgelegd.
Hotspotlijst
- Datering: vul de datum in waarop het coronavirus COVID-19 voor de organisatie een hotspot werd.
- Rol organisatie: beschrijf de rol(len) van de organisatie. Verduidelijk ook de keuze voor de startdatum.
- Mogelijk andere betrokken organisaties: voeg een opsomming toe van de rijksorganisaties waar uw organisatie voor deze hotspot nauw mee samenwerkt.
Wij denken graag met u mee en kunnen u adviseren. Stuur het concept van de hotspotlijst naar info@nationaalarchief.nl. Wij wijzen een begeleider toe. Deze checkt voor u de toepassing van de criteria, het proces en de verantwoording in de hotspotlijst. U ontvangt van ons binnen drie werkdagen een reactie.
De hotspotlijst moet vastgesteld worden door het strategisch informatieoverleg (SIO); voor uw organisatie door iemand die daartoe het mandaat heeft. Dit kan ook schriftelijk. Uiteindelijk publiceren wij de vastgestelde hotspotlijst op onze website.