Op 5 maart vond de rijksbrede CIO-dag plaats. De dag stond in het teken van grote ICT-projecten, innovatie en duurzaamheid. Tijdens een workshop legden Erik Saaman, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief, en Silvion Moesan, managing partner NLX Software, uit hoe archiveren by design in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is toegepast.
Op naar één digitaal loket
Het DSO beschikt over een digitaal loket waar burgers en bedrijven vanaf 1 januari 2021 alle informatie op één plek kunnen terugvinden over wat wel en niet mag volgens de Omgevingswet. Ook kunnen ze via het loket vergunningen aanvragen en meldingen indienen. ‘In veel implementaties wordt er voor de volgende aanpak gekozen: we zetten een werkproces neer en o ja, we moeten ook nog iets doen met archiveren’, zegt Moesan. ‘In mijn rol als architect bij het DSO kwam ik gelukkig in contact met het Nationaal Archief. Zij hebben ons geholpen om bij de ontwikkeling van het DSO gelijk na te denken over of en hoe we de informatie die daaruit voortkomt, willen archiveren. Archiveren by design in optima forma.’
Een dementerende overheid
15 jaar geleden waarschuwde de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed al dat het niet goed gaat met het archiveren van digitale informatie binnen de overheid. De Inspectie sprak van een gat in het digitale geheugen van de overheid. ‘Een oorzaak is dat veel informatie die de overheid ontvangt en produceert buiten documentmanagementsystemen valt. Denk bijvoorbeeld aan databases, e-mails, bouwtekeningen en zelfs F-16’s die vol operationele informatie zitten. Er wordt onvoldoende gestuurd op welke informatie bewaard moet worden, voor hoe lang en op welke manier. Dit zorgt ervoor dat de overheid niet in control is waar het gaat om archiveren van informatie’ constateert Saaman.
Archiveren is duurzaam toegankelijk maken
Vaak wordt gedacht dat archiveren gelijk staat aan het bewaren van informatie voor de lange termijn. Een misvatting vindt Saaman: ‘Uiteindelijk gaat archiveren om het duurzaam toegankelijk maken van informatie, zodat deze altijd geraadpleegd kan worden wanneer nodig.’
Het niet in control zijn, kan nadelige gevolgen hebben voor het uitvoeren van primaire taken. Onlangs bleek nog dat de enorme achterstanden van het verwerken van aanvragen bij de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) voor een belangrijk deel te wijten zijn aan niet goed functionerende computersystemen en slecht doorzoekbare digitale dossiers. Ook voor politieke verantwoording en het voldoen aan de Wet Openbaar Bestuur is duurzaam toegankelijke informatie een belangrijke voorwaarde.
Uitvoeren DUTO-scans
Om al bij de bouw en inrichting van het DSO rekening te houden met dit gegeven heeft het Nationaal Archief meerdere DUTO-scans uitgevoerd. Een DUTO-scan bestaat uit een serie workshops die inzicht geeft in de maatregelen die nodig zijn om de duurzame toegankelijkheid van informatie te verbeteren.
‘Voordeel van de scans is dat je bewustwording stimuleert bij ontwerpers van informatiesystemen én in dialoog gaat met de gebruikers van die systemen. Uit de sessies kwamen meerdere interessante bevindingen naar voren’, zegt Moesan. ‘Zo bleek dat in de keten van idee tot afhandeling niet alle relevante informatie voor een goede werking van dit proces in kaart was gebracht. Uiteraard wel het aanvraagformulier met bijlage van de indiener, maar bijvoorbeeld niet de webpagina’s en technische berichten waar ook persoonsgegevens in kunnen staan. Ook bestond er onduidelijkheid over de bewaar- en vernietigingstermijnen van informatie.’
'By design' versterkt uitvoeringskracht DSO
De DSO-organisatie is met de aanbevelingen uit de DUTO-scans aan de slag gegaan. Zo is alle kennis over de inrichting en het beheer van het digitale stelsel gedocumenteerd en in werkprocessen beschreven. Archief- en informatiebeheerders weten nu exact welke werkzaamheden ze per januari 2021 moeten uitvoeren om informatie duurzaam toegankelijk te houden. Bijvoorbeeld wanneer informatie vernietigd moet worden en dat ze bij nieuwe functionaliteiten rekening moeten houden met archiveren. Verder heeft het DSO-team een DUTO-specialist aangesteld om regelmatig te toetsen of aan de eisen van duurzame toegankelijkheid wordt voldaan. Moesan: ‘Ik ben ervan overtuigd dat al deze maatregelen een grote positieve invloed hebben op de uitvoeringskracht en weerbaarheid van het DSO!’.
Bekijk de eindrapportages van de DUTO scans.
