In februari bezocht een internationaal gezelschap van de European Archives Group (EAG) het Nationaal Archief om meer te weten te komen over archiveren by design. Onder leiding van informatie-adviesbureau Content Strategy werd een programma opgesteld om de deelnemers nader kennis te laten maken met dit concept. De EAG maakt deel uit van de Europese Commissie en houdt zich onder andere bezig met ontwikkelingen op het gebied van archiveren.
Tijdens de workshop deelden medewerkers van het Nationaal Archief, de Nationale Politie, het ministerie van Buitenlandse Zaken, de Hoge Raad der Nederlanden en Dienst Wegverkeer (RDW) hun ervaringen over archiveren by design en de bijbehorende DUTO-methode.
Belangrijke inzichten
Er zijn belangrijke inzichten opgedaan, nuttig voor iedereen die de eerste stappen op het gebied van archiveren by design zet en het een plek wil geven binnen de eigen organisatie:
- Archiveren is geen sluitstuk, maar verdient een plek vooraan in de keten.
- Archiveren by design is een andere manier van denken.
- Zoek aansluiting met thema’s die hoog op de agenda van het management staan.
- Betrek alle relevante partijen/disciplines; werk samen.
- De DUTO-scan geeft inzichten in de maatregelen die nodig zijn om informatie duurzaam toegankelijkheid te maken.
- De DUTO-eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie in de systemen van overheidsorganisaties zijn geen rigide standaard.
Op naar de volgende stap
De deelnemers vonden de workshop zeer waardevol. “We doen in ons land al veel dingen onbewust”, zegt de Noorse vertegenwoordiger van de EAG. “Maar tot op heden ontbrak het ons aan een overkoepelende denkwijze en praktisch toepassingskader. Met wat ik de afgelopen dagen heb geleerd, kan ik archiveren by design en de DUTO-methodiek in Noorwegen toepassen." Over een half jaar komt de groep weer bijeen om hun ervaringen met de methodiek aan elkaar te presenteren.
Het volledige artikel Een kennismaking met archiveren by design van Adriaan Hondelink, Content Strategy, verschijnt in het Archievenblad van april.
