Het Nationaal Archief werkt nu zo'n tien jaar samen met Doc-Direkt aan een database waarin de institutionele basisinformatie van de overheid wordt ondergebracht: het Actorenregister. In de afgelopen jaren is deze database ook beschikbaar en bruikbaar gemaakt voor decentrale overheden met archiefvormers. Het Noord-Hollands Archief en het Flevolands Archief hebben hun actoren en archiefvormers hier al in onder gebracht. Nu is daar ook het Utrechts Archief aan toegevoegd.
Utrechts archief
Zo’n 5000 archiefvormers zijn vanuit de systemen van het Utrechts Archief als dataset geëxporteerd om vervolgens opgenomen te worden in het Actorenregister. Bijzonder aan de Utrechtse dataset is dat de onderlinge relaties tussen hun archiefvormers zijn meegenomen samen met de verwijzingen naar de archieftoegangen uit Utrecht. Dit leidt tot een beter inzicht in de (historische) ontwikkeling van de Utrechtse archiefvormers en de verknoping en verwijzing naar de bijbehorende archieven.
Het nut van het Actorenregister
Net als iedere andere organisatie is de overheid aan verandering onderhevig. Kleine en grote reorganisaties hebben in de afgelopen decennia geleid tot vele naamswijzigingen en taakveranderingen. In het Actorenregister wordt deze informatie stukje bij beetje inzichtelijk gemaakt. En biedt het onderzoekers en geïnteresseerden inzicht in hoe overheidsorganisaties (historisch) veranderen en verband kunnen houden met elkaar.
Kansen voor onderzoek
Uiteindelijk vormen de actoren en archiefvormers bouwstenen (EAC) die gekoppeld kunnen worden aan de archieftoegangen (EAD) waarmee de inventarisnummers en de individuele archiefstukken worden ontsloten. In het grotere geheel schept dit kansen om verbanden te leggen tussen archieven en de verschillende overheidsonderdelen. Een ontwikkeling die mogelijkheden biedt aan onderzoekers en gebruikers in het doorgronden van de structuur van de overheid en de (archief)informatie die hieruit voortkomt.
Zie Actorenregister: https://actorenregister.nationaalarchief.nl, alle Utrechtse archiefvormers
