In het najaar van 2019 plaatste het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) haar eerste digitale archief uit in het e-Depot van het Nationaal Archief. Met het afronden van deze uitplaatsing zijn alle ‘DWR-Archief-departementen’ aangesloten op het e-Depot van het Nationaal Archief. Een mijlpaal die gevierd mag worden.
Project Digitaal Werken Rijksoverheid
Onder de noemer DWR-Archief (Digitaal Werken Rijksoverheid) is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met uitgeplaatst archief. Dat is digitaal materiaal jonger dan 20 jaar dat (nog) niet naar een archiefbewaarplaats hoeft te worden overgebracht. Het initiatief hiertoe ontstond in 2013 in de vorm van een interdepartementale samenwerking tussen de ministeries van OCW, EZK, BZK, Financiën, SZW en het Nationaal Archief. Als resultaat van het project is het e-Depot geschikt gemaakt voor uitplaatsing en zijn de initiatiefnemende departementen hierop aangesloten, met OCW als koploper in 2016. Nu, enkele jaren later, sluit SZW de reeks.
Uitplaatsen
Het Nationaal Archief beschikt over het e-Depot als voorziening voor het overbrengen en uitplaatsen van digitaal archief. Bij overbrenging zijn dat afgehandelde en blijvend te bewaren documenten waarvan het zorgdragerschap formeel is overgedragen naar het Nationaal Archief. Bij uitplaatsing gaat het om afgesloten dossiers die nog onder de verantwoordelijkheid van de departementen vallen. Het zorgdragerschap van deze dossiers wordt (nog) niet overgedragen, alleen het beheer wordt uitbesteed. Op deze manier houden we de bestanden duurzaam toegankelijk.
Teamwerk
Voor het uitplaatsen van digitaal archief is een aansluiting op het e-Depot nodig. Omdat de ministeries BZK, FIN en SZW hetzelfde DMS gebruiken (Digidoc2) was het een logische stap om de aansluiting in nauwe samenwerking op te pakken. Voor SZW leverde dit het voordeel op dat veel van de projectpartners (SZW, Doc-Direkt, KnowledgePlaza Professional Services, Nationaal Archief) elkaar bij aanvang van het project al kenden. Hierdoor verliep de samenwerking vlot en kon de aanwezige kennis optimaal benut worden. Door hergebruik van een aantal instrumenten uit de eerdere trajecten met BZK en FIN, zoals de mapping, exporttool en zoek-en-vind connector, kon bovendien een slimme efficiencyslag gemaakt worden. Hierdoor kon het team de aansluiting binnen zes maanden realiseren.
Theo Akse, Adviseur Bedrijfsvoering bij SZW vertelt: “Het project liep zeer geolied. We konden natuurlijk profiteren van de al opgedane kennis en ervaring. Die werden dan ook ten volle benut.” Projectleider Kirstie van de Rijdt van het Nationaal Archief vult hierop aan: “Een belangrijke factor was ook het teamwerk. Een goed project valt of staat met onderlinge betrokkenheid en vertrouwen. En dat was volop aanwezig! “.
Sterke basis
De aansluiting en succesvolle eerste uitplaatsing van SZW is op 1 augustus 2019 formeel bekrachtigd met ondertekening van de Afspraken Dienstverlening. Hiermee is een mooie basis gelegd voor duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van SZW. Theo beaamt: “Dit succes doet ons de toekomst met vertrouwen tegemoet zien.”.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het overbrengen en/of uitplaatsen van digitale archieven? Ga naar onze website of neem contact op via het contactformulier. Ook is er een kennisplatform e-Depot op kia.pleio.nl. Hier kunt u actief kennisdelen, vragen stellen en meedenken.
