Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) brengt het archief van de voormalige Adviescommissie Water (AcW) vervroegd over naar het Nationaal Archief. Het is de tweede keer dat IenW digitaal archief vervroegd overbrengt naar het e-Depot. Dit keer is de overbrenging om een aantal redenen uniek: het gaat om hybride (dus deels analoog en deels digital born) archief. En er zit webarchivering bij. Deze feiten brengen nieuwe uitdagingen met zich mee. Od-magazine sprak met betrokkenen over dit bijzondere en leerzame project.
Samen leren
Met het vervroegd overbrengen van het AcW-archief, doen IenW en het Nationaal Archief samen ervaring op met het archiveren van de website van de adviescommissie, digikoppeling met het e-Depot en hybride overbrenging. Kirstie van de Rijdt, projectleider Digitale Archiefdiensten Nationaal Archief: ‘We werken vanaf het begin al erg goed samen. IenW is heel gemotiveerd om aan de slag te gaan met duurzaam digitaal informatiebeheer. Direct vanaf de start werken we nauw samen in een multidisciplinair team waarin alle expertises zijn vertegenwoordigd.’
Vervolg op het eerste project
Dit is niet het eerste project van Nationaal Archief en IenW. Eerder werkten ze samen aan de vervroegde overbrenging van het digitale archief van de Deltacommissie. Een aantal zaken was toen nog niet opgepakt om het project niet onnodig groot te maken. Hans Goutier, informatiearchitect bij IenW: ‘Eén van de dingen die we toen niet hebben gedaan, was de digitale overbrenging via een netwerk. Voor de toekomst willen we met één druk op de knop het archief exporteren en transporteren. We hebben nu een archiefblok gekozen dat we hiervoor kunnen gebruiken.’
Ruth van Belkum (adviseur Informatiehuishouding IenW) laat weten dat IenW in dit project ook een website wil overbrengen. De oude website van de adviescommissie is binnengehaald met HTTrack. ‘Maar dit is niet het formaat dat het NA als duurzaam formaat eist. Zij willen websites in WARC-formaat opslaan, dus dat hebben zij als geste eenmalig voor ons gedaan.’ Van de Rijdt vult aan: ‘Voor actieve websites is het anders: in december 2018 is de Richtlijn archiveren overheidswebsites van het Nationaal Archief vastgesteld. Rijksoverheidswebsites die online zijn of dat nog worden, zullen op basis van deze nieuwe richtlijn gearchiveerd moeten worden.’
Bijna klaar
Het project is nog niet helemaal afgerond. Maar er zijn grote stappen gemaakt. Naar verwachting is het archief eind 2019 volledig overgebracht. Goutier: ‘Als ik kijk naar waar we staan en wat er moet gebeuren, dan gaat het dit jaar lukken.’ ‘We gaan komende maanden proefexports doen,’ geeft Van Belkum aan. ‘In de zomermaanden zijn we hiermee gestart. Het fysieke deel is al bewerkt. De inventaris is gereed, dus we lopen goed op schema.’
