Het is inmiddels drie maanden geleden dat het Nationaal Archief het CoreTrustSeal (CTS) ontving; een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare informatiebewaarplaatsen. Maar welke stappen zet je om zo’n certificaat te behalen? Remco van Veenendaal, preservation officer bij het Nationaal Archief, vat het in acht tips samen.
Tip 1: Weet waarom
Waarom wil je je e-depot certificeren? Het kost veel tijd, geld en moeite, en je certificaat is maar een paar jaar geldig. Het is dus belangrijk dat je een goede reden hebt om aan een certificeringstraject te beginnen. Het Nationaal Archief vatte het als volgt samen: “Certificering is naar afnemers en gebruikers toe een belangrijk keurmerk, waarmee een gerechtvaardigd vertrouwen kan worden afgegeven over de kwaliteit van de e-Depot-dienstverlening….”
Tip 2: Zoek managementsteun
Om het certificeringstraject te doorlopen zijn voldoende tijd en middelen nodig, dus goedkeuring van je manager. Naast vele uren werk- en doorlooptijd, kostte het certificeringstraject het Nationaal Archief € 1.000 die CTS in rekening brengt, en €13.000 aan vertaalopdrachten.
Tip 3: Klaar voor de start?
Is de organisatie er klaar voor om het certificeringstraject in te gaan? Om dit na te gaan voerden we bij het Nationaal Archief een ‘quickscan’ uit. De tool Scoremodel kan hier ook voor ingezet worden. Scoremodel brengt aan de hand van 56 vragen de sterke en zwakke punten van je digitale huishouding in kaart. En geeft aan waar je het best ingrijpt om de risico's verder te verkleinen. Een spinnenwebdiagram laat zien hoe je scoort volgens de (ISO 14721) OAIS-norm en de CoreTrustSeal-norm. Op de website wegwijzercertificering staan meer tips.
Tip 4: Werk samen
Bij het CTS-certificeringstraject hoort een eisenpakket. Hiermee wordt de organisatie, het informatiemanagement en de technische infrastructuur beoordeeld. De reacties op die eisen kan je het beste samen met collega’s schrijven. Bij het Nationaal Archief werkten we met een stuurgroep. Deze bestond voornamelijk uit afdelingshoofden. Zij zorgden voor voldoende inzet van deskundigen uit alle afdelingen en controleerden tekstversies op inhoud. De deskundigen kregen ieder 24 uur schrijftijd. Andere collega’s controleerden het Engels van onze aanvraagtekst. Een vertaalbureau zorgde voor de vertaling van ondersteunende documentatie.
Tip 5: Neem de tijd
Een certificeringsaanvraag kost veel tijd. Zeker bij een eerste aanvraag. Bij het Nationaal Archief duurde het totale traject van start tot eerste upload van de aanvraagtekst bijna twee jaar. Onze pool van deskundigen schreef ongeveer 160 uur. Hier zit het lezen op inhoud door de stuurgroepleden niet bij. Er was ruim 80 uur nodig aan procesbegeleiding en de verwerking/het reageren op feedback van de reviewers. Het feedbacktraject had een jaar doorlooptijd. Daarbij kwamen ook nog de online publicatie op de website en afspraken met leveranciers over welke documentatie we op welke manier mochten delen met de reviewers.
Tip 6: Neem nog meer tijd
Als al deze zaken zijn afgerond, kan de aanvraag ingeleverd worden. Maar daarmee ben je er nog niet. De twee anonieme CTS-reviewers hebben tijd nodig voor de beoordeling. Bij het Nationaal Archief duurde het nog zeker een jaar voordat we gecertificeerd waren.
Tip 7: Blijf verbeteren
Het CTS-certificaat is drie jaar geldig. De situatie aan het eind van die drie jaar is mogelijk niet (meer) gelijk aan de situatie ten tijde van de aanvraag. CoreTrustSeal veronderstelt dat gecertificeerde organisaties zich doorlopend met kwaliteitsmanagement bezighouden om de kwaliteit te borgen of op te schroeven.
Het certificeringstraject vormde voor het Nationaal Archief een nulmeting voor integraal kwaliteitsmanagement. We pasten al kwaliteitsmanagement toe, maar dankzij het traject werden bestaande initiatieven onderling verbonden. Via de Preservation Watch monitoren we bijvoorbeeld samen met alle afdelingen de veranderingen in onze in- en externe omgeving. Zo kunnen we tijdig ingrijpen als er risico’s worden gesignaleerd die van invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van het digitale materiaal in het e-Depot. Daar koppelen we kwaliteitsmanagement- of volwassenheidsmodellen aan, zoals het Digital Preservation Capability Maturity Model of de Levels of Preservation.
Tip 8: Deel je kennis en ervaringen
Het certificeringstraject biedt waardevolle kennis. Door kennis en ervaringen te delen help je andere aanvragers. Het Nationaal Archief heeft dat bijvoorbeeld gedaan tijdens de certificeringsworkshops van het Netwerk Digitaal Erfgoed en diverse media.
Belangrijke links
- De goedgekeurde certificeringsaanvraag van het Nationaal Archief is te vinden op de website van Core Trust Seal. Hier staat ook het overzicht van CoreTrustSeal-gecertificeerde repositories.
- Op de website van het nationaal archief staat documentatie over het certificeringstraject.
- Houd voor de laatste ontwikkelingen de groep Preservation op het Kennisplatform Informatie en Archief (KIA) in de gaten. Hier staat ook het blog van Remco van Veenendaal waar dit artikel op gebaseerd is.
