Archiveren van overheidsinformatie is niet vrijblijvend. De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen.
Kaders
De Archiefwet bevat de kaders waarbinnen de verplichting ingevuld moet worden. Bijvoorbeeld welke informatie gearchiveerd moet worden (alles wat voortkomt uit de taken van de overheid), wie daar verantwoordelijk voor is (het bestuur dat ook verantwoordelijk is voor de taken), hoelang informatie bewaard wordt (dat wordt per organisatie vastgelegd in een selectielijst), wanneer overbrenging plaatsvindt (in principe binnen twintig jaar) en wie de informatie mag inzien (na overbrenging iedereen, tenzij iemands belangen daarmee geschaad worden). In aanvulling op de Archiefwet zijn in het Archiefbesluit en de Archiefregeling deze kaders nader uitgewerkt.
Selectielijsten
Het belang van de informatie bepaalt hoe lang ze bewaard moet worden. De Archiefwet zelf bevat geen bewaartermijnen. Deze worden per organisatie vastgelegd in selectielijsten. De Archiefwet en het Archiefbesluit leggen de procedure vast voor het zorgvuldig opstellen en vaststellen van de selectielijsten. Lees meer over de procedures rond waardering en selectie van overheidsinformatie en het opstellen van selectielijsten.
Overbrengen
Informatie die blijvend bewaard wordt moet overgebracht worden naar een archiefinstelling. Deze is gespecialiseerd in het voor de eeuwigheid beheren en ontsluiten van informatie. De overheid kent daarvoor meerdere archiefinstellingen. Zoals het Nationaal Archief, Regionaal Historische Centra en gemeentelijke archieven.