Belangrijke wetten voor openbaarheid

Uw overheidsorganisatie wil de openbaarheid van bepaalde archieven bij overbrenging beperken? Dan krijgt u onder andere te maken met de Algemene wet bestuursrecht. De Awb regelt dat de overheid doordacht en correct besluiten neemt. Dit geldt dus ook voor besluiten over openbaarheid. Het beperken van de openbaarheid kan alleen middels een besluit, dat conform de Awb is genomen. Dat betekent dat het besluit gepubliceerd moet worden in de Staatscourant en dat hiertegen bezwaar en beroep mogelijk is.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft regels voor het verkrijgen, combineren, bewerken, opslaan, doorgeven en vernietigen van persoonsgegevens.

Alle organisaties die persoonsgegevens verwerken moeten zich houden aan de AVG. Omdat in veel archieven persoonsgegevens voorkomen, heeft de AVG grote invloed op het archiefbeheer.

Bijzondere persoonsgegevens

De AVG maakt onderscheid tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens gaan bijvoorbeeld over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid of gezondheid, of het kan gaan om strafrechtelijke, genetische of biometrische gegevens. De verwerking van bijzondere persoonsgegevens in principe verboden. Maar er zijn uitzonderingen:

• wanneer de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
• wanneer u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
• wanneer dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
• wanneer raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
• wanneer raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of
• wanneer raadpleging plaats vindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek. 

Wanneer u onderzoek wilt doen in archieven met bijzondere persoonsgegevens, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• de verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de statistische doeleinden;
• het onderzoek dient een algemeen belang;
• het vragen van uitdrukkelijke toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) is onmogelijk of kost een onevenredige inspanning;
• bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

De Wet open overheid (Woo) is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en regelt het recht van burgers op informatie van de overheid door openbaarmaking van informatie door de Nederlandse overheid. De wet garandeert een ieder de mogelijkheid om informatie over een bestuurlijke aangelegenheid bij een bestuursorgaan op te vragen. De Woo bepaalt dat overheidsinformatie altijd openbaar is, tenzij de gevraagde informatie valt onder de uitzonderingscategorieën van de Woo.

Belangrijke verschillen met de Archiefwet 1995 zijn:

• de Woo geldt voor overheidsinformatie die nog niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
• de Woo gaat over informatie in documenten. De Archiefwet over de documenten zelf, ongeacht hun vorm.

Woo na overbrenging

Soms speelt de Woo nog een rol na het overbrengen. De algemene rijksarchivaris kan namelijk niet zelf een besluit nemen over inzage in archief dat beperkt openbaar is op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten. In dat geval beslist de overheidsorganisatie die het archief gevormd heeft. Dat gebeurt op basis van de regels die golden voordat de informatie was overgedragen. In de meeste gevallen is dat de Woo. 

Het Voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst-bijzondere informatie (VIR-BI 2013) regelt hoe u om moet gaan met geheime en vertrouwelijke informatie. De zwaarte van de rubricering hangt af van de categorie waaronder de informatie valt. Er zijn 4 categoriën:

• staatsgeheim ZEER GEHEIM
• staatsgeheim GEHEIM
• staatsgeheim CONFIDENTIEEL
• departementaal VERTROUWELIJK 

In het VIR-BI 2013 is onder meer geregeld hoe u rubriceringen moet beëindigen of herzien. Ook vindt u hierin wat u moet regelen bij de overbrenging van gerubriceerde archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

De Archiefwet 1995 geeft regels voor het stellen van openbaarheidsbeperkingen aan overheidsarchieven als die worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Overgebrachte archieven zijn in principe openbaar tenzij er dringende redenen zijn om die openbaarheid tijdelijk te beperken. Deze redenen zijn omschreven in artikel 15, eerste lid en luiden:

• Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
• Het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
• Het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

Meer informatie over de beperkingsgronden.

Internationale wet- en regelgeving, zoals van de NAVO en Europese Unie, kan van invloed zijn op de openbaarheid van documenten waarvoor uw organisatie zorg draagt. 

Voor NAVO-documenten gelden NAVO-voorschriften, ook na overbrenging. Aan het beheer van niet-openbaar NAVO-archief worden hoge veiligheidseisen gesteld. De openbaarheid van deze informatie kan voor langere tijd beperkt zijn. De NAVO beslist wanneer een rubricering vervalt.

Coreu ("CORrespondance EUropéenne") is een communicatienetwerk tussen de Europese Commissie en de lidstaten. Deze samenwerking geldt vooral op het gebied van buitenlands- en veiligheidsbeleid. De Coreu-stukken zijn op grond van EU-regelgeving 30 jaar beperkt openbaar.  Als u Coreu-informatie wilt overbrengen dan kunt u het best eerst contact opnemen met de EU.