Als zorgdrager regelt u de openbaarheid van het over te dragen archief en beoordeelt u of en welke informatie beperkt openbaar is. Vervolgens adviseert de algemene rijksarchivaris u hierover. Wanneer de openbaarheid van een archiefblok beperkt wordt, legt u dit vast in een Besluit beperking openbaarheid. Dit besluit is een bijlage van de Verklaring van Overbrenging.
Bij elke overdracht van archieven is een ondertekende Verklaring van Overbrenging nodig. Er zijn 2 soorten:
Processtappen
Alles uitklappenZijn er mogelijk beperkingen aan de openbaarheid op uw overheidsarchief? Dan stuurt u een schriftelijke adviesaanvraag naar de algemene rijksarchivaris.
Deze bevat:
- een aanbiedingsbrief
- een ingevulde concept-Verklaring van Overbrenging met beperkende bepalingen
- een ingevuld concept-Besluit Beperking Openbaarheid
- een goedgekeurde inventaris; dit is alleen nodig als het om decentraal rijksarchief gaat dat naar een Regionaal Historisch Centrum/rijksarchiefbewaardienst wordt overgebracht
U kunt de adviesaanvragen versturen:
- via e-mail aan info@nationaalarchief.nl, t.a.v. de algemene rijksarchivaris, o.v.v. Adviesaanvraag .....
- per post naar: Nationaal Archief, postbus 90520, 2509 LM Den Haag, t.a.v. de algemene rijksarchivaris, o.v.v. Adviesaanvraag ....
Als het nodig is vragen we om meer informatie om tot een oordeel te komen. Daarna stellen we een advies op.
U besluit vervolgens of u het advies van de algemene rijksarchivaris overneemt of niet. Daarna publiceert u het concept-Besluit beperking openbaarheid in de Staatscourant. Dat is om iedereen de gelegenheid te geven om te reageren op het besluit.
Als u afwijkt van het advies, stuur dan een motivatie mee. Bij voorkeur in het Besluit beperking openbaarheid of als bijlage van het besluit. Zo kan iedereen, ook de burger, het hele proces volgen.
Ongevraagd advies van de algemene rijksarchivaris
Als u geen beperkingen wilt te stellen (en dus geen advies hoeft te vragen) kan het voorkomen dat de algemene rijksarchivaris het daar niet mee eens is. De algemene rijksarchivaris kan dan ongevraagd advies uitbrengen. Het is namelijk zijn plicht u daarop te wijzen.
Voor meer informatie, een stappenplan en formats zie de Brochure ‘Open, tenzij… Kaders en processen voor de overbrenging en openbaarmaking van papieren rijksarchieven’
