Aanvullende informatie over de openbaarheidswetgeving kunt u vinden op de pagina Wet en regelgeving, belangrijke wetten voor openbaarheid. Heeft u toch nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met ons via het contactformulier.
De archieven van de overheid zijn in principe altijd openbaar. Dit vergroot de transparantie van bestuur en zorgt ervoor dat iedereen kan bijdragen aan de democratie. Maar niet alle overheidsinformatie kan meteen openbaar worden. Bijvoorbeeld omdat informatie in vertrouwen is verkregen van burgers, bedrijven of van andere landen. Overheidsorganisaties maken deze informatie niet openbaar, maar bewaren deze informatie wel.
Wanneer organisaties hun overheidsinformatie overbrengen naar een archiefbewaarplaats, zijn ze meestal al 20 jaar oud. Na zo’n lange tijd kan de meeste informatie wel openbaar worden. Daarom is het uitgangspunt van de Archiefwet dat archieven na overbrenging openbaar zijn. Toch kan het ook na 20 jaar nog noodzakelijk zijn de openbaarheid van archieven te beperken. De mogelijkheden daartoe zijn echter beperkt.
Als de openbaarheid van archiefstukken wordt beperkt, nemen we de beschrijving van de stukken wel op in de archiefinventaris. Zo kan iedereen zien dat deze stukken bestaan en om inzage vragen. De beheerder van de archiefbewaarplaats, bij het Nationaal Archief is dat de algemene rijksarchivaris, beslist dan of die inzage mogelijk is.
Met de Wet open overheid (Woo) kan iedereen bij de overheid informatie opvragen over bestuurlijke aangelegenheden, zoals besluiten die de overheid neemt. De overheid is verplicht die informatie te geven, maar kan weigeren op basis van de uitzonderingsgronden die zijn genoemd in die wet. Daarvan de volgende gronden absoluut. De overheid mag de informatie niet verstrekken als:
- deze de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen
- deze de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden
- het gaat om bedrijfs- en fabricagegegevens, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld
- het gaat om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard
- het nummers betreft die dienen ter identificatie van personen
De andere gronden zijn relatief. In die gevallen moet de overheid een afweging maken tussen het belang dat beschermd wordt en het belang van de openbaarheid. Het resultaat van een Woo-verzoek is daarom soms een document waarin een deel van de informatie is ‘weggelakt’. Informatie die op grond van de Woo openbaar wordt, is openbaar voor iedereen.
Zodra overheidsinformatie is overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is de Woo niet meer van toepassing. Dan geldt alleen nog de Archiefwet. Deze kent 3 gronden waarop de openbaarheid van informatie beperkt kan worden:
- de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
- het belang van de Staat of zijn bondgenoten
- het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen of van derden.
De archiefvormer van de overbrengende overheidsorganisatie onderzoekt of die gronden van toepassing zijn op het archief dat hij overbrengt. Anders dan de Woo hebben de openbaarheidsbeperkingen van de Archiefwet geen betrekking op specifieke informatie, maar op dossiers. Bij de overbrenging besluit de archiefvormer welke dossiers meteen openbaar zijn en welke dossiers nog even niet.
De Archiefwet schrijft voor dat archieven na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De archieven daar zijn dus vaak minstens 20 jaar oud. Archieven die zich nog bij de organisatie zelf bevinden, zijn vaak een stuk jonger. Hoe recenter informatie is, hoe gevoeliger deze kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsinformatie die interessant kan zijn voor concurrenten.
Bij het opstellen van de Archiefwet is men er vanuit gegaan dat veel van deze belangen na 20 jaar niet meer aan de orde zijn. De enige gronden waarop de openbaarheid van overheidsarchieven nog beperkt mag worden zijn de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat of zijn bondgenoten of het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen of van derden. (Archiefwet artikel 15, lid 1 onder a, b en c).
Met deze laatste grond erkent de wetgever dat ook na 20 jaar sommige weigeringsgronden van de Wob nog aan de orde kunnen zijn. Deze weigeringsgronden worden echter zó zelden toegepast, dat het niet zinvol is deze specifiek in de Archiefwet te benoemen. Voor het enkele geval waarin toch een dringende reden bestaat, is deze algemene uitzonderingsgrond in de Archiefwet opgenomen.
Archieven in een archiefbewaarplaats zoals het Nationaal Archief, worden door de beheerder van die bewaarplaats beschikbaar gesteld aan onderzoekers en andere gebruikers. Bij het Nationaal Archief is de algemene rijksarchivaris de beheerder. Bij het beschikbaar stellen moet de beheerder rekening houden met de aan de openbaarheid gestelde beperkingen. Beperkt openbaar archief mag alleen beschikbaar worden gesteld onder de voorwaarden die bij de overbrenging zijn vastgelegd.
Wanneer de openbaarheid van een archiefstuk is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, moet de beheerder een verzoek tot inzage aan de archiefvormer voorleggen. In de Archiefwet is vastgelegd dat in die gevallen de wetgeving geldt die van toepassing was vóór overbrenging. In de meeste gevallen is dat de Wob, maar soms gelden andere wetten of verdragen.
Volgens de toelichting bij de Archiefwet mag deze beperkingsgrond worden gebruikt voor informatie van of voor veiligheids- en inlichtingendiensten, opsporingsdiensten of de krijgsmacht. Het gaat dan zowel om Nederlandse diensten als die van onze bondgenoten. Belangrijk is wel dat het gaat om informatie die nog actueel is. In de toelichting staat dat dit na 50 jaar vaak niet meer het geval is.
Het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer is vastgelegd in onze Grondwet en in een groot aantal internationale verdragen. Daarin staat dat we allemaal recht hebben op een privéleven en dat de overheid zich daar niet mee mag bemoeien. De verwerking van onze persoonsgegevens is daarom aan strenge regels verbonden. De overheid moet deze gegevens vertrouwelijk behandelen en mag deze ook niet zo maar aan anderen verstrekken. Sommige persoonsgegevens komen echter wel terecht in archieven en blijven daarin bewaard. Bijvoorbeeld omdat ze een historisch belang hebben of omdat de betrokkenen zelf de informatie nog nodig hebben.
De overheid beheert veel informatie over burgers en bedrijven. In handen van anderen kan die informatie schadelijk zijn voor de betrokkenen. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfs- en fabricagegegevens die niet in handen van concurrenten mag vallen. Of aan informatie die iemands reputatie kan schaden.
Dit soort informatie verliest snel zijn actualiteit. Technologische vooruitgang zorgt ervoor dat fabricagegegevens vaak na een paar jaar al achterhaald zijn. Wanneer archieven na 20 jaar worden overgebracht, maakt de archiefvormer de afweging of de informatie toch nog zo actueel is dat de openbaarheid moet worden beperkt. Het historische karakter van het materiaal legt daarbij extra gewicht op het belang van de openbaarheid.
Na overbrenging kunnen openbaarheidsbeperkingen worden opgeheven. Dat mag alleen gedaan worden door de degene die bestuurlijk verantwoordelijk is voor de archieven. Voor de archieven die bij het Nationaal Archief liggen, is dat de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Voordat deze de beperkingen opheft, of besluit de beperking voor een specifieke onderzoeker niet te laten gelden, is hij verplicht hierover advies te vragen aan de minister onder wiens verantwoordelijkheid het archief ooit is gevormd. Dat advies is niet bindend.
Het opheffen van openbaarheidsbeperkingen komt niet vaak voor. Het kan echter gebeuren dat de openbaarheid van een archief voor lange tijd wordt beperkt en dat in de tussentijd blijkt dat die beperking niet meer nodig is. Bijvoorbeeld omdat alle betrokkenen zijn overleden. In die gevallen onderzoekt de algemene rijksarchivaris namens de minister van OCW of de openbaarheidsbeperking eerder kan worden opgeheven.
Volgens de Archiefwet kan de openbaarheid van particuliere archieven worden beperkt door hierover in de overeenkomst van schenking afspraken over te maken. In de meeste gevallen zal de archiefbewaarplaats in die overeenkomst zo veel mogelijk willen aansluiten bij de regels die gelden voor overheidsarchief. De openbaarheid van dossiers met privé-informatie kan uiteraard worden beperkt maar deze openbaarheidsbeperkingen mogen niet onredelijk zijn.
Na schenking vallen particuliere archieven na overbrenging onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze is namelijk verantwoordelijk voor alle archieven die tot de collectie van het Nationaal Archief behoren. Het Nationaal Archief streeft er daarom naar verzoeken tot inzage in particulier gevormde archieven zo veel mogelijk zelf af te handelen. Op die manier kan met zekerheid worden gesteld dat alle verzoeken tot inzage op dezelfde manier worden behandeld.
Vanaf mei 2018 wordt in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Anders dan de Wbp is deze verordening vastgesteld voor heel Europa. Daarom gaat deze boven de nationale wetgeving en daarmee ook boven de Archiefwet. De EU-landen mogen echter zelf invullen hoe ze de AVG op archieven toepassen.
In Nederland gebeurt dat in de Uitvoeringswet AVG. In de praktijk verandert er daarom weinig. Met het oog op archivering in het algemeen belang mogen archieven met persoonsgegevens naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht. De selectielijsten zijn hiervoor leidend. Voor de inzage van deze archieven gelden de regels die de AVG hiervoor stelt.
