De vijfde sessie in de reeks van KIA-bijeenkomsten op 29 november, in het prachtige Provinciehuis van Groningen, werd een zeer geanimeerde bijeenkomst die om herhaling riep. "Je moet natuurlijk aan de slag, zoals het motto van deze tournee. Maar laten we tegelijk de fundamentele vragen stellen. Doe en denk tegelijk, waar doen we het voor en wat voegen we toe?"
Anne Kuzema, beleidsmedewerker DIV en adviseur informatiebeheer, gemeente Groningen, is er trots op dat de gemeente het duurzame informatiebeheer samen met het RHC Groninger Archieven aanpakt. Omdat Groningen zaakgericht werkt is het datamodel generiek gemaakt en aan TMLO (toepassingsprofiel metadata) gekoppeld. Ook zijn er bewaarstrategieën ontwikkeld, zowel voor papier als digitaal. De komende 4 jaar dragen ze alle digitale archieven over of plaatsen ze uit naar de Groninger Archieven. De uitvoering gaat in Dimpact-verband. Het informatiebeheer wordt echt aan de voorkant ingericht en geheel automatisch gekoppeld met archief. Daarnaast investeert Groningen in archiefbewustzijn. De gemeente werkt in dit alles nauw samen met de Groninger Archieven en Friesland en Drenthe. “Onze ambitie is om dit nog verder te verbreden naar andere overheden in de regio. Kom ook zeker bij ons langs en bespreek je eigen plannen en laat je inspireren!”
De werkelijkheid is Einstein
Bert Looper, directeur Tresoar vraagt het publiek vanuit welke kaders wij de werkelijkheid benaderen. “is dat nog legitiem?” Volgens Looper zitten we in een tijd van ‘horizontalisering’ en democratisering van informatie. Alle informatie is straks open linked en de burger kan ermee doen wat hij wil. De werkelijkheid is niet lineair maar ‘Einstein’: tijd en ook data zijn overal. Dus archiveren is niet meer adequaat. “Wij zijn gelijktijdig met de burger aan het werk met data.” Hij roept op vooral te blijven nadenken over de ontwikkeling van informatie, data, en wat wij er mee moeten. “We zijn behept met territoriaal denken, maar schaaldenken is nu nodig. Het Nationaal Archief, de RHC’s, gemeenten en andere partners moeten bij elkaar komen om samen uit te vinden hoe we duurzaamheid gaan realiseren.”
Archieven moeten ophouden met archiveren
André Plat, van VNG Realisatie, gaat vooral in gesprek met de zaal. De VNG zit aan tafel bij OCW. Plat: “Wat kunnen wij voor u meenemen in die gesprekken over de herziening archiefwet?” Harmonisatie (regel zaken als archiefbewaarplaatsen en selectielijst op dezelfde manier in plaats van per overheidslaag) en vereenvoudiging (bijvoorbeeld bij substitutie; verander dat vanuit een digitaal paradigma) komen als wensen naar voren. Plat doet een dringend beroep op deelname aan proeftuinen rond actieve openbaarheid. “De discussie rond de verkorting overbrengingstermijn naar 10 jaar is eigenlijk niet relevant. Breng je informatie zo snel mogelijk naar buiten.” Over de vernieuwing en vaststelling van de selectielijst: “Dat doen wij voor u. Maar zo mist u wel de kans om dat gesprek met de business zelf te voeren. Zijn er mensen in de zaal die dat wel zelf doen? [een paar handen]. En gebruikt u GIBIT? [één hand]. Wie krijgt het voor elkaar archiveren mee te nemen bij het kiezen van software?” Dat blijkt één gemeente te lukken. Plat verzoekt hem zijn ervaringen op KIA te publiceren: “Zodat we allemaal kunnen zien hoe u dat voor elkaar krijgt. En samen tot een aanpak komen die werkt binnen de overheden.” Volgens Plat moeten archieven ophouden met archiveren. Bij de bron moet men al zorgen voor duurzame toegankelijkheid. Plat roept iedereen op om hem te mailen met ideeën of best practices en zoekt mensen die mee willen denken en doen. Meld je aan en mail: andre.plat@vng.nl. En stel vragen over beleid en wetgeving aan Jamil Jawad via: archief@vng.nl.
Maak het leesbaar
Robbert Jan Hageman en Suzi Szabo vertellen over de kennisfunctie van het Nationaal Archief. Doel van deze kennisfunctie is duurzame toegankelijkheid van informatie van overheden. Het uitgangspunt is de behoefte van archiefvormers en -gebruikers. “We werken met 3 instrumenten: normen, handleidingen en informatiebladen. Wat hebben jullie nodig?” De deelnemers willen regels rond digitale duurzaamheid: “Praat liever over referentiekaders in plaats van normen. Normen zijn te star, dat voelt als wetgeving. En verwoordt ze dan wel begrijpelijk en denk vanuit de gebruiker en burger.” Bekende voorbeelden van kennisproducten zijn DUTO en TMLO. De DUTO-scan blijkt goed bekend bij de aanwezigen. Szabo geeft aan dat er trainingen zijn ontwikkeld zodat je straks zelf de scans kunt gaan uitvoeren. De handreiking Webarchivering geeft aan hoe je websites kunt archiveren, vanaf het begin tot overdracht, en met hulp van de leverancier. Deze richtlijn verschijnt binnenkort en wordt meteen geïmplementeerd voor het rijk. Szabo: “We hebben bij het maken ervan veel hulp gehad van andere archieven en decentrale overheden.” Meer informatie over de genoemde projecten is te vinden op het Kennisplatform Innovatie en Kennisplatvorm Webarchivering van het Kennisnetwerk Informatie en Archief.
Hoe pak je een wetswijziging zinvol aan?
Robbert Jan Hageman schetst recente ontwikkelingen rond de Archiefwet. De voornaamste thema’s voor de wetswijziging zijn: heldere spelregels bij archiefvorming, flexibilisering selectie, verkorting overbrengingstermijn (10 i.p.v. 20 jaar), openbaarheid en inzage van (jonger) archief en het stelsel (o.a. rol toezicht en archivaris). OCW zal zeker ook kijken naar de terminologie en wat betreft de WOO afstemmen met Binnenlandse Zaken. De planning voor de wetswijziging loopt van 2018 tot en met 2020. Vanuit de zaal komt de vraag wat de burger van deze herziening gaat merken. “Hopelijk veel”, besluit Hageman: “Die moet er de meeste baat bij hebben. En meer en sneller informatie krijgen dan nu.” Er is nog veel discussie nodig, is de conclusie. Deelnemers worden opgeroepen hun punten in te brengen via archiefwet@minocw.nl. Ga ook naar bijeenkomsten die georganiseerd worden rond deze wetswijziging. De data worden op het Kennisplatform Juridische vraagstukken gepubliceerd.
Lees het volledige verslag op het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Alle presentaties zijn daar ook terug te vinden.
