Op de zesde editie van de reeks KIA-bijeenkomsten kwamen ruim 60 informatieprofessionals en archivarissen bijeen om zich te laten informeren. En te discussiëren over duurzaam informatiebeheer. Kers op de taart was de uitreiking van de eerste Utrechtse hotspotmonitor.
Onder de noemer ‘Kennis maken doe je samen’ steken Pauline Harmsen en Suzi Szabo van het Nationaal Archief van wal. Szabo en Harmsen bespreken een aantal kennisproducten van het Nationaal Archief. Uit de zaal klinkt het geluid dat sommige gemeentes nog niet zo ver zijn om zich bezig te houden met zaken als website archivering. Maar nog met het inrichten van een zaaksysteem of het wegwerken van achterstanden. Suzi en Pauline roepen de zaal op om te komen met praktijkvoorbeelden en mee te gaan doen in een werkgroep of reviewgroep. “Op die manier ondersteunen we gezamenlijk de ontwikkeling van de producten.” Zie voor meer informatie het kennisplatform Innovatie, het kennisplatform Webarchivering en de website van het Nationaal Archief.
Samenspraak met de burger
‘Samen met de stad naar betere overheidsinformatie’ is het motto van het inspirerende verhaal van Donovan Karamat Ali, informatiecommissaris van de gemeente Utrecht. Donovan is de eerste en tot nu toe enige informatiecommissaris in Nederland. De gemeente heeft in 2016 besloten deze functie in het leven te roepen omdat ze werk wil maken van een transparante en open overheid. Het gaat om het sneller, beter beschikbaar stellen van meer overheidsinformatie. En dat actiever te doen in samenspraak met de bewoners en bedrijven in Utrecht.
Meedenken met de VNG
Arnoud Glaudemans, lid VNG adviescommissie archieven en Koen van Hoogstraten, VNG Realisatie lichten het beleid en de kennisproducten van de VNG toe. De VNG is betrokken bij de herziening van de Archiefwet en de WOO. Ook komt er een Nationale Data-agenda. Dat gaat over het toegankelijk en begrijpelijk maken van overheidsinformatie voor iedereen. Ze geven aan dat de VNG de selectielijsten voor de klant vernieuwen en vaststellen. “Dit gebeurt mede op basis van wat u inbrengt.” De VNG kijkt ook of het aan de slag kan met e-mail en databases, maar dat is nog niet uitgekristalliseerd”. Suggesties voor de VNG om gemeenten te helpen om het digitaal archief op orde te krijgen? Meld je bij de adviescommissie archieven of bij VNGRealisatie via andre.plat@vng.nl of Koen van Hoogstraten. Voor vragen over beleid en wetgeving, mail Jamil Jawad via archief@vng.nl.
Wat moet in de nieuwe Archiefwet?
Marit Vochteloo en Carin Dankier, ministerie van OCW lichten de ontwikkelingen rondom de nieuwe Archiefwet toe. Hun oproep is: wat vind jij dat er in de nieuwe wet moet komen? Thema dat aan bod komt is één archiefbewaarplaats. In tijd is dat een hindernis. Uit de zaal klinkt: “Formeel voldoen we nu al niet meer aan de wet als we digitale archieven elders onderbrengen.” Een ander thema is de roep om de basisdefinities aan te passen, bijvoorbeeld ‘archiefbescheiden’. OCW geeft aan dat dit wel op de lijst staat om aan te passen. De invulling vraagt nog veel aandacht. Dat heeft deels te maken met de verdeling van verantwoordelijkheden.
Eerste hotspotmonitor Utrecht
Door Kaj van Vliet van Het Utrechts Archief, wordt aan wethouder Linda Voortman de eerste hotspotmonitor van Utrecht uitgereikt. In de Utrechtse monitor staan bijna 50 hotspots. Het openleggen van een stuk van de Utrechtse Singel was een belangrijke gebeurtenis. Een ander voorbeeld is de Utrechtse fietsenstalling, de grootste ter wereld. Dit zorgde voor veel landelijke publiciteit. De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die gerelateerd zijn aan het werkgebied van de overheid (die de selectielijst opstelt). Wethouder Linda Voortman neemt de hotspotmonitor in ontvangst en geeft aan het zeer eervol te vinden. Ze onderstreept het belang dat deze verhalen blijvend bewaard worden.
Hotspotmonitor geen doel op zich
Mirjam Schaap van het Stadsarchief Amsterdam sluit af met haar heldere aanpak van de hotspots in Amsterdam. De toolkit hotspots is een resultaat van een landelijk archieflab rond hotspots van begin 2018. Een archieflab is een onderzoeksomgeving waarin onderwijs en praktijk samenwerken om vraagstellingen uit de praktijk te onderzoeken. Mirjam nodigt iedereen uit om hotspotervaringen en hotspotmonitors te delen op het kennisplatform Waardering & Selectie. Ze pleit voor een heldere formulering van het doel van de haalbaarheid van de hotspotmonitor. “Over het algemeen zie ik vooral lange lijsten hotspots die met terugwerkende kracht worden benoemd. Vaak zonder een maximum aan te geven. Hoe haalbaar is dat?”
Lees hier het volledige verslag en bekijk de presentaties.
