Op 15 november - precies 5 jaar na de wijziging van het Archiefbesluit – organiseerden het ministerie van OCW, Nationaal Archief en Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) de kennisbijeenkomst Waardering, selectie en vernietiging in de digitale tijd. Ruim 50 deelnemers afkomstig van het rijk, provincies, gemeenten, archiefbewaarplaatsen, waterschappen en bedrijven, kwamen bijeen op het Utrechts Archief. Startpunt was het in juni gepubliceerde rapport van Berenschot: Periodiek onderzoek nieuwe aanpak waardering en selectie archieven. Uitgevoerd in opdracht van het ministerie van OCW.
Het rapport is een eerste evaluatie van een nieuwe aanpak van waardering en selectie. Deze nieuwe aanpak moet zorgen voor vereenvoudiging, een efficiënter proces en een kwalitatief betere selectie. Maar is dat ook zo?
Ja en nee. Het onderzoeksrapport signaleert nog enkele knelpunten. Zo is de doorlooptijd voor het vaststellen van een selectielijst in de nieuwe aanpak niet teruggelopen. Het verdwijnen van de processtap Advies van de Raad van Cultuur heeft geen tijdswinst opgeleverd. Er zijn namelijk andere stappen voor teruggekomen, zoals een strategisch informatieoverleg (SIO). Positief nieuws is er ook. Het gevoel heerst dat de nieuwe aanpak voor een betere kwaliteit van de selectie van overheidsarchieven zorgt.
Initiatieven, uitdagingen en raakvlakken
Met het rapport als uitgangspunt ging de bijeenkomst van start. Kerndoelen waren:
- Inzicht krijgen in kansrijke initiatieven en oplossingen voor de gesignaleerde knelpunten. Het delen van best practices via KIA kan de sector verder helpen.
- Verkennen van nieuwe uitdagingen die zich voordoen bij het rijk en decentrale overheden op het gebied van waardering, selectie en vernietiging. Is er behoefte aan nog te ontwikkelen kennisproducten door het Nationaal Archief?
- Ophalen van mogelijke raakvlakken met de voorgenomen wijziging Archiefwet. Waar is wijziging van wet- en regelgeving nodig voor uitvoerbaarheid en aanpak van bestaande knelpunten en nieuwe uitdagingen?
Pas op voor DMS-optimisme
De middag begon met een presentatie van het evaluatierapport door Berenschot. Het Nationaal Archief gaf vervolgens in haar presentatie aan dat een deel van de knelpunten al zijn opgepakt. Het proces is efficiënter ingericht, de continuïteit beter geborgd en uitgewerkte voorbeelden helpen zorgdragers bij het opstellen van selectielijsten. Is nu dan alles opgelost? Nee, zeker niet. De tijd schrijdt voort en naast de knelpunten zoals benoemd in het evaluatierapport ziet het Nationaal Archief nieuwe uitdagingen ontstaan. Zoals archivering van e-mail of vraagstukken rondom dataficering; alles wat we doen wordt uitgedrukt in data. We hebben te maken met een ‘uitdijend informatieheelal’. Er is grip op een deel van de informatie, meestal het deel in een DMS. Van het overgrote deel van de informatie weten we dat het moet bestaan, maar weten we niet waar het zich bevindt. Laat staan dat we er grip op hebben. In een van de workshops waarschuwde de deelnemers dan ook voor wat zij het DMS-optimisme noemden. Het DMS vangt een deel van de informatie, maar lang niet alles.
Kritisch en oplossingsgericht
In 7 workshops bespraken de deelnemers uiteenlopende onderwerpen. Van bestaande knelpunten met de waarderingsmethodiek tot nieuwe onderwerpen zoals dataficering en de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG. De workshops leverde levendige gesprekken en discussies op. Best practices werden uitgewisseld en kritische vragen gesteld. In alle workshops viel op dat de deelnemers oplossingsgericht te werk gaan. Zo is de AVG er volgens de deelnemers niet om ons leven zuur te maken en zal bij goede toepassing het recht op vergetelheid niet snel voorkomen. Is de risicoanalyse wellicht arbeidsintensief, maar steeds belangrijker om informatiebeheer goed te regelen én op de kaart te zetten. Ook werd in meerdere workshops aangegeven dat de selectielijst, ondanks een langlopende vaststellingsprocedure, voorlopig hét instrument is en blijft om waardering en selectie van overheidsinformatie te regelen.
De volgende stap
Het Nationaal Archief werkt aan een overzicht van de verkregen informatie. Voor zowel kennisdeling via KIA, het ontwikkelen van kennisproducten, als raakvlakken met de wijziging Archiefwet is er input opgehaald. Het kennisplatform Waardering en Selectie deelt deze informatie via kia.pleio.nl. Belangrijk was de uitwisseling van kennis en ervaringen tussen verschillende overheidslagen, archiefvormers en archiefbeheerders. Er zijn uitdagingen genoeg. Maar dankzij de inzet en het enthousiasme van de deelnemers is de volgende stap gezet in het proces van waardering, selectie en vernietiging in de digitale tijd.
Meedenken over waardering en selectie? Dat kan op het KIA-kennisplatform Waardering en Selectie.
