Formeel is de definitie van een e-depot: ‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’
Het Nationaal Archief slaat niet alleen informatie op, maar garandeert de houdbaarheid van deze informatie voor langere tijd. We werken met speciaal ontwikkelde software waarmee informatie vindbaar en bruikbaar blijft. Daarnaast bieden wij rond het e-Depot diverse producten en diensten aan, zoals trainingen en technische ondersteuning.
Het e-Depot van het Nationaal Archief
Volgens de wet moeten organisaties binnen de rijksoverheid die landelijk opereren, hun archieven overdragen aan het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief beheert deze archieven. Documenten, foto’s en kaarten slaan we van oudsher op in een depot. Dat depot bestaat nu nog voornamelijk uit stellingkasten waarin de archiefstukken onder speciale condities bewaard worden. Het digitale tijdperk vraagt om andere manieren van bewaren. Nu de overheid digitaal gaat werken moeten we ervoor zorgen dat de digitale informatie duurzaam opgeslagen wordt en toegankelijk blijft, ook in de toekomst. Dat vraagt om een andere techniek en een andere organisatie: het e-Depot.
Welke informatie komt in het e-Depot?
- Het e-Depot is bedoeld voor het digitaal archief. Het gaat dan om informatie van alle ministeries en organisaties binnen de (rijks)overheid die landelijk opereren (zoals zelfstandige bestuursorganen, uitvoeringsorganisaties en Hoge colleges van Staat) en van overheidsinstellingen die hun archieven overdragen aan de Regionaal Historische Centra.
- Daarnaast wordt een deel (10%) van de bestaande papieren archieven gedigitaliseerd. Ook deze archieven komen in het e-Depot.
- Tot slot zullen de regionaal historische centra niet alleen hun rijksarchieven, maar ook regionale archieven in het e-Depot plaatsen.
Wie kan de informatie in het e-Depot bekijken?
Iedereen. Het digitale rijksarchief wordt straks toegankelijk via de websites van het Nationaal Archief en de regionale historische centra. Mensen kunnen de informatie niet alleen vinden en bekijken, maar mogen de informatie ook hergebruiken.
Sommige informatie is beperkt openbaar. Bijvoorbeeld als het gaat om staatsgeheimen. Of privacygevoelige informatie. Daar kan dus niet iedereen bij.
Is informatie in het e-Depot veilig?
Het Nationaal Archief gebruikt de Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR:2012) als basisniveau voor de informatiebeveiliging van het e-Depot. Daarnaast zijn er extra beveiligingsmaatregelen genomen. Periodiek voeren wij beveiligingsaudits uit, die de veiligheid en betrouwbaarheid van het hele systeem controleren.
Is het e-Depot betrouwbaar?
Het e-Depot heeft in juli 2019 het CoreTrustSeal voor betrouwbare databewaarplaatsen (www.coretrustseal.org) toegewezen gekregen. Bekijk de lijst van gecertificeerde bewaarplaatsen en de gereviewde aanvraag van het Nationaal Archief op coretrustseal.org.
