We worden als informatieprofessional vaak nog steeds achtervolgd door een hardnekkig ‘stoffig’ imago. Wat als we het perspectief verschuiven naar wat we met onze kennis en kunde kunnen betekenen voor andere professionals buiten informatiebeheer, zoals Woo-professionals?
Wellicht creëren we gedeelde belangen, kansen en mogelijkheden. En ontstaat hierdoor draagvlak, efficiency en samenwerking. In de geest van ‘omdenken’ denken en doen. En, kijkend naar de werkelijkheid, onderzoeken wat je daarmee allemaal zou kunnen. Daar is niks stoffigs aan!
Vermeende Woo-problematiek
Ook de Woo-professionals hebben te maken met een imagoprobleem: (sommige) ambtenaren en bestuurders bestempelen de Woo (Wet open overheid) als onuitvoerbaar. Dit beeld wordt bestreden door onderzoeksrapporten als Woo-Bingo. Terugkerende aannames over de Woo ontkracht (SPOON en Open State Foundation).
Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) wil af van het politiek maken van deze vermeende onuitvoerbaarheid van de Woo. ACOI wil de Woo-professional juist meer positioneren als degene met een brugfunctie tussen de verantwoordelijken voor en gebruikers van overheidsdocumenten.
Oplossing: duurzame toegankelijkheid
Hoe kunnen we dit verbeteren? Het antwoord is eigenlijk best eenvoudig: door overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken. Duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie is opgenomen in de Woo. Daarnaast ziet ACOI overheidsinformatie als een waardevolle grondstof: gepubliceerde overheidsinformatie heeft maatschappelijke en economische meerwaarde doordat dit wordt gebruikt door bedrijven, maatschappelijke organisaties en kennisinstellingen. Dit komt ook overeen met de publieke waarde ‘hergebruiken van data voor economie en maatschappij’ zoals vermeld in het DUTO-raamwerk. Daarmee is ACOI een belangrijke partner in het benadrukken van de waarde van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Adviezen van ACOI
Hoe kan de informatieprofessional deze kennis en expertise over duurzame toegankelijkheid inzetten binnen de Woo? In haar adviesrapport ‘Wat zou u zelf willen weten?’ noemt ACOI een aantal mogelijkheden waarbij de informatieprofessional de Woo-professional kan ondersteunen.
ACOI adviseert o.a. om vooraf (open by design) een selectie te maken welke overheidsinformatie gemakkelijk actief openbaar gemaakt kan worden. Een goed uitgangspunt hiervoor is een intern overzicht waarin overheidsorganisaties per proces bijhouden welke documenten worden opgesteld en waar deze zich bevinden. De informatieprofessional helpt de Woo-professional door zijn kennis over de by design-werkwijze. Samen zorgen ze ervoor dat bij de inrichting van informatiesystemen vooraf rekening wordt gehouden met actieve openbaarmaking én duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Een ander advies van ACOI is om documenten actief te publiceren. Met kennis over metagegevens helpt de informatieprofessional de Woo-professional om de actief openbaar gemaakte informatie o.a. interpreteerbaar en vindbaar te maken. Met het DUTO-proces ‘ter beschikking stellen’ kan de informatieprofessional bovendien verdere passende maatregelen treffen voor het actief publiceren van overheidsinformatie. Binnen dit proces zijn in het DUTO-raamwerk o.a. modeleisen beschreven voor uitwisseling, zoeken en metagegevensbeheer.
Werkwijzer Samen Kiezen
Onlangs heeft ACOI de werkwijzer Samen Kiezen ontwikkeld. Die helpt behandelaars bij de uitvoering van omvangrijke Woo-verzoeken. Om het verzoek goed en snel te kunnen uitvoeren, moet de verzoeker inzicht krijgen in wat er binnen de organisatie hierover aan overheidsinformatie te vinden is. De Woo-professional kan de verzoeker hierbij helpen. Bijvoorbeeld door samen met de informatieprofessional hierover inzicht te geven aan de verzoeker. De verzoeker kan dan zijn Woo-verzoek preciseren of bepaalde onderdelen daarvan prioriteren.
Door deel te zijn van dit proces, kan de informatieprofessional verbeterpunten signaleren. Bijvoorbeeld daar waar het gaat om het openbaar maken van overheidsinformatie dat al vernietigd had moeten zijn; wat je rechtmatig hebt vernietigd, hoeft niet meer openbaar gemaakt te worden.
Hoe breng je dit in praktijk?
- Wees nieuwsgierig; lees je in. Maak gebruik van informatiebronnen zoals de werkwijzers van ACOI en/of webinars. Je hebt nu een zekere basiskennis en weet wat je als informatieprofessional voor de Woo-professional kunt betekenen.
- Ga het verbindende, open gesprek aan met de Woo-professional. Vraag wat er speelt aan problemen. Met behulp van jouw kennis en kunde kun je samen omdenken. Waar liggen gemeenschappelijke belangen, kansen en mogelijkheden?
- Wees zo concreet mogelijk over wat je als informatieprofessional kunt betekenen voor de Woo-professional.
Dit bericht is gebaseerd op het artikel Openbaarheid en duurzaam toegankelijke overheidsinformatie: een kwestie van omdenken in Vakblad Od. Auteur: Marjan Dik, Nationaal Archief.
