Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie ontstaat aan het begin van elk werkproces. Dat is precies de gedachte achter de e-learning Slim digitaal werken, die de gemeente Utrecht ontwikkelde. Met deze e-learning helpt de gemeente duizenden medewerkers om vanaf dag één bewust en zorgvuldig met informatie om te gaan. Het DUTO-raamwerk van het Nationaal Archief speelde daarbij een belangrijke rol.
We spraken Trienke Hammink, adviseur informatiebeheer bij de gemeente Utrecht. Zij was nauw betrokken bij de ontwikkeling van de e-learning Slim digitaal werken en nam het DUTO-raamwerk daarin mee. Ook Marjan Dik schoof aan. Binnen Team DUTO richt zij zich specifiek op het creëren van draagvlak binnen organisaties.
Van verplichting naar kans
De directe aanleiding voor de e-learning was praktisch. Overheidsorganisaties zijn verplicht om nieuwe medewerkers binnen drie maanden een training informatiebeveiliging te laten volgen. ‘We voldeden aan die norm, maar de training die we eerst hadden ging alleen maar over privacy en informatiebeveiliging’, vertelt Trienke. ‘Terwijl informatiebeheer, openbaarheid, digitale ethiek en AI net zo goed onderdeel zijn van het dagelijks werk.’
‘Privacy, informatiebeveiliging, en openbaarheid: het begint allemaal met informatie.’
‘We besloten een nieuwe, bredere e-learning te ontwikkelen: Slim digitaal werken. De e-learning is deel van de onboarding en gaat over hoe wij bij de gemeente Utrecht met al onze informatie werken. Het laat zien hoe verschillende informatiedomeinen samenhangen, zoals de informatiearchitectuur, privacy en openbaarheid. En wat dat betekent voor medewerkers.’
Drie doelgroepen, één verhaal
Niet iedereen bij de gemeente werkt op dezelfde manier met informatie. Daarom ontwikkelde de gemeente Utrecht drie leerlijnen:
- Een korte basisvariant voor medewerkers die weinig digitaal werken.
- Een uitgebreide leerlijn voor de medewerkers die dagelijks met dossiers en systemen werken.
- Een verdiepende variant voor leidinggevenden, proceseigenaren en informatiespecialisten.
‘Voor die laatste groep is het belangrijk dat zij begrijpen wat werken by design betekent’, zegt Trienke. ‘Dus: al bij de start van een project nadenken over informatiebeheer, duurzame toegankelijkheid en risico’s.’ Juist daar sluit het DUTO-raamwerk van het Nationaal Archief goed op aan. Het raamwerk helpt organisaties om duurzame toegankelijkheid expliciet mee te nemen bij inrichting, sturing en borging van informatieprocessen.
DUTO zonder jargon
Het DUTO-raamwerk is ontwikkeld voor informatieprofessionals. Voor een brede doelgroep is het soms te abstract. Dat vroeg om een vertaalslag. ‘We hebben bewust niet alle DUTO-kenmerken letterlijk uitgelegd’, legt Trienke uit. ‘Voor de meeste medewerkers is het belangrijker dat ze weten wat ze moeten doen.’
De gemeente werkte daarom met de 3 V’s: volledig, vindbaar en veilig. Die sluiten aan bij de DUTO‑gedachte, maar zijn makkelijker te onthouden en praktisch toepasbaar. Voor specialisten en leidinggevenden zijn de onderliggende principes en het DUTO‑raamwerk wél expliciet onderdeel van de e‑learning.
Zien wat het je oplevert
Volgens Marjan is die herkenbaarheid een belangrijke succesfactor. Of je nou de de DUTO-kenmerken gebruikt of de 3 V’s. ‘Bewustwording van duurzame, toegankelijke overheidsinformatie is altijd de eerste stap,’ zegt ze. ‘Maar draagvlak ontstaat pas echt als mensen zien wat het hen oplevert in hun eigen werk.’ De Utrechtse aanpak sluit daar goed op aan. In plaats van thema’s los behandelen (een e-learning voor privacy en eentje over informatiebeheer) biedt deze e-learning één samenhangend verhaal.
‘Dat helpt enorm,’ zegt Marjan. ‘Medewerkers hoeven niet meer te schakelen tussen verschillende loketten. Ze krijgen één beeld van hoe informatiebeheer bij de gemeente werkt.’
Samen ontwikkelen zorgt voor draagvlak
De e-learning ontwikkelde de gemeente binnen haar programma Informatie op orde. De afdeling Informatiebeheer nam het initiatief, maar de inhoud kwam tot stand in nauwe samenwerking met privacy- en security-experts, strategen op het gebied van openbaarheid, digitale ethiek en AI, en communicatieadviseurs.
‘Voor de meeste medewerkers is het belangrijker dat ze weten wat ze moeten dóén.’
Daarnaast is de inhoud uitgebreid getest. Dat vergrootte niet alleen de kwaliteit van de e-learning, maar ook het draagvlak binnen de organisatie. Trienke: ‘We hebben leerdoelen opgesteld en die laten toetsen door vakgroepen. En we hebben mensen die weinig met informatiebeheer te maken hebben, laten meekijken. Snappen zij wat er staat? Dan weten we dat we goed zitten.’
Eerste effecten: anders denken, eerder betrekken
De e‑learning ging in februari live. Nieuwe medewerkers krijgen hem standaard aangeboden en bestaande medewerkers kregen extra tijd om hem te volgen. Grote gedragsveranderingen zijn nog niet direct meetbaar, maar de eerste signalen zijn veelbelovend.
Trienke vertelt over een manager die na het volgen van een module over by design-werken contact met haar opnam. ‘Ze stuurde me een screenshot van de e-learning, waar ze net had geleerd dat het inrichten van systemen altijd by design doet. Ze zei: “Ik denk dat wij elkaar vaker nodig gaan hebben.” Dat is precies wat je wilt bereiken. Dan kunnen we bijvoorbeeld samen een informatiewaarde-analyse uitvoeren.’
Wat kunnen andere organisaties hiervan leren?
Niet elke organisatie hoeft een uitgebreide e‑learning te ontwikkelen, benadrukt Marjan. ‘Het gaat erom dat je DUTO niet ziet als iets van een team informatiebeheer alleen’, zegt ze. ‘Begin klein, zoek de verbinding met andere informatiedomeinen en maak duidelijk wat duurzame toegankelijkheid van informatie voor de gehele organisatie oplevert.’
‘Draagvlak ontstaat pas echt als mensen zien wat het hen oplevert in hun eigen werk.’
Het DUTO-raamwerk van het Nationaal Archief kan daarbij helpen. Het biedt houvast bij vragen over draagvlak, inrichting, sturing en borging. Voor als je je wilt verdiepen in duurzame en toegankelijke overheidsinformatie of als je al verder bent.
Terug naar de kern
Voor Trienke is de e-learning vooral een stap in het creëren van bewustzijn: ‘Privacy, informatiebeveiliging, en openbaarheid: het begint allemaal met informatie. Ik hoop dat iedereen zich dat nog beter gaat realiseren. En we de komende jaren weer vaker bij informatiebeheer starten.’
Het raakt de kern van DUTO: duurzame toegankelijkheid is geen eindstation, maar een uitgangspunt. Wie dat vanaf het begin meeneemt, maakt het zichzelf én anderen een stuk makkelijker.
