Motiveer per inventarisnummer waarom een beperkingsgrond van toepassing is, tenzij het om gelijksoortige informatie gaat.
Waarom is het nodig om beperkingsgronden te motiveren?
Het motiveren van besluiten in het algemeen en van het toepassen is een wettelijke verplichting. Dat staat in de nieuwe Archiefwet (art 7.3) en de Algemene wet bestuursrecht. Voor het deugdelijk motiveren van beperkingsgronden zijn drie goede redenen:
- zonder motivering kan de archivaris geen rekening houden met de eventuele consequenties van het verlenen van inzage in beperkt openbaar archief;
- ook medewerkers bij het verantwoordelijk orgaan moeten weten met welke overwegingen ze rekening moeten houden; inzageverzoeken in documenten met een beperkingsgrond eenheid van de Kroon, veiligheid van de Staat, en internationale betrekkingen worden doorgestuurd naar je eigen organisatie;
- in een democratie mag de burger de overheid controleren op haar handelen. Daarom moet je de redenen voor beperkingen op de openbaarheid van overheidsdocumenten goed uitleggen.
Waaruit bestaat een goede motivering?
Een goede motivering bevat ten minste de volgende elementen:
- een uitleg waarom een bepaalde beperkingsgrond hierop van toepassing is, niet het letterlijk herhalen van de beperkingsgrond zelf;
- als het mogelijk is op welke documenten de beperkingsgrond binnen het inventarisnummer van toepassing is. Heeft de beperking betrekking op enkele documenten, een dossier, een complete serie of een heel archief?
Wat als meerdere beperkingsgronden van toepassing zijn?
Bij het stapelen van meerdere beperkingsgronden moet je per beperkingsgrond motiveren waarom deze van toepassing is. Houd hierbij in gedachten dat verzoeken tot inzage in de meeste gevallen door de archiefdienst beoordeeld worden, maar in sommige gevallen door het verantwoordelijk overheidsorgaan. Dat laatste is het geval bij de volgende beperkingsgronden:
Het stapelen van beperkingsgronden met verschillende procedures voor het aanvragen van toegang kan leiden tot praktische complicaties in de uitvoering. Dit vereist namelijk afstemming tussen de archiefdienst en het verantwoordelijk overheidsorgaan tijdens de volledige beperkingstermijn. Wanneer het verantwoordelijk overheidsorgaan gedurende een bepaalde periode inzageverzoeken afhandelt, kan het beter zijn om pas na afloop daarvan te bezien of er nog een beperkingsgrond van toepassing is waarvoor de archivaris bevoegd is. De nieuwe wet maakt het opleggen van een beperking in een later stadium makkelijker dan de Archiefwet 1995.