Tijdens de voorbereiding van het overbrengen van een archief kun je in beeld brengen op welke delen van het archief mogelijk openbaarheidsbeperkingen van toepassing zijn.
- Bij papieren archief doe je dit met een toegang of inventaris waarin het archief wordt toegelicht en beschreven.
- Bij digitaal archief gebruik je de metagegevens die vanuit een ordeningsstructuur zijn aangebracht op de documenten.
Indien je het archief laat bewerken, dan kan de archiefbewerker je helpen om in beeld te brengen welke informatie waar in het archief zit.
Voorbeelden van onderdelen van een archief waar mogelijk openbaarheidsbeperkingen van toepassing zijn, zijn te vinden in de module Openbaarheidsbeperkingen.
Om de inhoud van het archief in beeld te brengen, kun je een schema met de bevindingen invullen of technische hulpmiddelen gebruiken. In een schema kun je de bevindingen die je doet na raadpleging van de inhoud van een dossier of een document bijhouden en vastleggen. Het schema levert deels de input die nodig is om het Besluit beperking openbaarheid op te stellen in de volgende fase.
Selecteer op grond van de beschrijvingen de documenten die mogelijk informatie bevatten waarvoor een openbaarheidsbeperking nodig is. Maak een lijst met alle inventarisnummers en/of documenten die je wilt controleren. Noteer welke informatie in de documenten voorkomt.
Maak gebruik van technische hulpmiddelen bij digitaal archief. Zo zijn er tools om (bijzondere) persoonsgegevens in digitale bestanden te signaleren. Maak gebruik van een schema om de informatie in beeld te brengen met een toelichting over de inhoud en de mogelijke beperkingsgrond. Hieronder zie je een voorbeeld van zo’n schema.
| Beschrijving | Inhoud | Algemene en bijzondere persoonsgegevens | Beperkingsgrond | Datum creatie | Datum opheffing beperking |
|---|---|---|---|---|---|
| Naturalisatie-verzoek A. Jansen 12-1-1990 | Privacygevoelige informatie | Naam, adres, woonplaats, religie, nationaliteit | Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens (art. 7.2.1.d) | 2010 | 01-01-2101 |
| Deelname van Nederlandse militaire eenheid te [land]. | Militaire operaties, zoals informatie over opbouw en inzet van de krijgsmacht. NAVO-documenten. | Namen | Veiligheid van de Staat (art. 7.2.1.b) | 2020 | 01-01-2071 |
Gebruik de volgende vragen als je documenten controleert op bijzondere persoonsgegevens:
- is er sprake van persoonsgegevens in een alfabetisch gestructureerd archief? Dan is er sprake van een bestand in de zin van de AVG. Een bestand is een gestructureerd geheel van persoonsgegevens die op een dusdanige manier toegankelijk zijn dat de persoonsgegevens op een makkelijke manier terug te vinden zijn, zoals dossiers op naam of alfabetische lijsten;
- is er sprake van een digitaal of gedigitaliseerd archief met persoonsgegevens? Ook dan zijn persoonsgegevens makkelijker terug te vinden dan in fysiek archief;
- is er sprake van bijzondere persoonsgegevens en welke bijzondere persoonsgegevens zijn dit? Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens vallen onder een aparte beperkingsgrond;
- hebben de gegevens alleen betrekking op overleden personen? Als personen overleden zijn, is er geen sprake van persoonsgegevens. De wet beschermt enkel de persoonsgegevens van levende personen. Controleer bij deze gegevens of ze geen herleidbare bijzondere persoonsgegevens van nabestaanden bevatten.
Documenten kunnen bij creatie al aangemerkt worden als vertrouwelijk. Ze kunnen voorzien zijn van rubriceringen. Of ze kunnen vallen onder weigeringsgronden van de Woo. Dit kan gelden voor papieren en digitale documenten. Bij overbrenging kan dit een indicatie zijn om een openbaarheidsbeperking onder de nieuwe Archiefwet toe te passen. Bij een rubricering is vastgesteld dat een document bijzondere informatie bevat. Hiervan moet bepaald of aangegeven worden welke mate van beveiliging aan deze informatie moet worden gegeven. Houd er rekening mee dat rubriceringen bij overbrenging vervallen. Dat geldt ook voor de weigeringsgronden uit de Woo. Een rubricering of weigeringsgrond is wel een indicatie om mogelijk na overbrenging een archiefwettelijke openbaarheidsbeperking te stellen. Maar geen automatisme.