Het DUTO-raamwerk is een praktische tool voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Het is een systematische aanpak om Archiveren by design in te voeren in de eigen overheidsorganisatie. Ook buiten Nederland is interesse in deze aanpak die mede door het Nationaal Archief is ontwikkeld.
Zo wordt binnen de Europese Unie inmiddels gewerkt aan een ‘referentiearchitectuur voor e-Archivering’. Hierin zijn onderdelen van het DUTO-raamwerk opgenomen.
Actief in Europese werkgroepen
Om kennis over duurzame toegankelijkheid ook buiten Nederland uit te wisselen, zijn informatieprofessionals van het Nationaal Archief actief in internationale werkgroepen. Zoals de Europese werkgroep die zich richt op het delen van kennis en ervaringen over Archivering by design tussen verschillende landen. Om het concept breder toepasbaar te maken. Wout van der Reijden, coördinerend adviseur Recordkeeping Nationaal Archief: ‘We proberen het gedachtegoed van Archiveren by design in de Europese context te plaatsen, onder meer via een white paper. En bijvoorbeeld de methode zoals wij die hebben, de DUTO-scans, te vertalen naar iets dat binnen de Europese context toegepast zou kunnen worden.’ Het is belangrijk te begrijpen dat niet alle landen op hetzelfde tempo digitaliseren. ‘Nederland en Noorwegen zijn voorlopers, maar veel andere landen moeten een groot deel van de fases nog doorlopen. In een aantal landen, zoals Roemenië, werken ze voor een groot deel nog met papier.’
Nieuwe tool in ontwikkeling: Risicobeoordeling
Bij het toepassen van het DUTO-raamwerk moet je wel goed nadenken. Organisaties moeten eerst vaststellen welke maatregelen nodig zijn voor welke informatie. Van der Reijden legt uit: ‘Je moet onderzoeken welke risico's je loopt als overheidsorganisatie op het moment dat informatie niet meer toegankelijk is of op straat komt te liggen.’ Dit gebeurt op basis van risicobeoordeling. Hiervoor ontwikkelt het Nationaal Archief momenteel een nieuw kennisproduct: de handreiking DUTO risicobeoordeling. Om organisaties te helpen het raamwerk toe te passen, biedt het Nationaal Archief implementatieondersteuning aan. Met onder andere een digitaal inloopspreekuur en e-learnings. De contacten met gebruikers leiden tot verbeteringen binnen het DUTO-raamwerk en het ontwikkelen van nieuwe tools. ‘We denken ook na over DUTO voor managers, zodat zij weten welke stappen ze binnen hun organisaties moeten nemen om de duurzame toegankelijkheid van informatie te waarborgen.’
Een duurzaam toegankelijke toekomst
Het DUTO-raamwerk vertegenwoordigt een belangrijke stap in de richting van duurzaam toegankelijk archiveren. De organisatie ervan is een heel eind op weg. Dankzij de inspanningen van het Nationaal Archief en partners - en Nederland als koploper in Europa - kan dit raamwerk niet alleen nationale, maar ook internationale impact hebben. Hierbij speelt kennisdeling een belangrijke rol.
Deel kennis en ervaringen
Al met het DUTO-raamwerk aan het werk en heeft u een praktijkvoorbeeld dat kan worden gedeeld? Neem contact op met het Nationaal Archief of reageer op Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA).
Dit nieuwsbericht is gebaseerd op een interview op KIA: Wout van der Reijden over het DUTO-raamwerk, het internationaliseren ervan en de rol van het Nationaal Archief.
Expertisecentrum
Als expertisecentrum ondersteunt het Nationaal Archief overheidsorganisaties bij het goed beheren van hun informatie. Zodat deze duurzaam toegankelijk is en iedereen gebruik kan maken van het recht op overheidsinformatie. Het aanbod bestaat uit kennisproducten, kennisdeling, advies en onderzoek. Het expertisecentrum faciliteert, stimuleert en organiseert activiteiten, samen met een actieve community. Voor actuele informatie: www.nationaalarchief.nl/expertisecentrum.
