Waarom is duurzame toegankelijkheid van gegevens belangrijk?
De overheid maakt steeds slimmer gebruik van gegevens. Deze gegevens worden dan vaak ingewonnen uit registers die door overheidsorganisaties worden beheerd, zoals de Basisregistraties. En zijn essentieel voor het uitvoeren van primaire processen. Ook wordt datagedreven werken steeds meer geïntegreerd in de dagelijkse praktijk. Deze ontwikkelingen worden gestimuleerd door bijvoorbeeld de Interbestuurlijke Datastrategie (IBDS) of het instellen van een Chief Data Officer (CDO) binnen een organisatie. Gegevens worden steeds vaker voor data-analyse gebruikt en daarmee krijgt datakwaliteit ook meer aandacht, evenals de behoefte aan methodes om deze te toetsen. En moet ook verantwoording worden afgelegd hoe die gegevens zijn gebruikt en op welke manier. Dat kan alleen wanneer de gegevens duurzaam toegankelijk zijn en blijven.
Wanneer zijn gegevens duurzaam toegankelijk?
Deze handreiking biedt handvatten voor de eerste stappen om gegevens binnen de organisatie duurzaam toegankelijk te maken en houden. Duurzaam toegankelijk wil zeggen dat gegevens vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig zijn. Wat dit betekent, wordt in de handreiking verder uitgewerkt.
Wat is een gegeven?
Volgens de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, NORA, is een gegeven (met data als synoniem) een “Weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat.” Het representeert dus iets uit de werkelijkheid. Bijvoorbeeld meetgegevens uit landmetingen. De oppervlakte bestaat in de werkelijkheid, maar wordt dan ook gerepresenteerd in de gegevens die erover worden verzameld. De overheid verzamelt, beheert, gebruikt en maakt deze gegevens toegankelijk. Voor een verdere uitleg over de relatie tussen gegevens, metagegevens en informatie, zie het Overheidsinformatiemodel.
Voor wie is deze handreiking en wat is het doel ervan?
Het doel van de handreiking is het verbeteren van de duurzame toegankelijkheid van gegevens binnen overheidsorganisaties. De handreiking toont hoe de duurzame toegankelijkheid al is verankerd binnen gegevensmanagement. En welke eerste stappen gezet kunnen worden als dat nog niet zo is. Ze geeft handvatten voor professionals die op tactisch niveau bezig zijn met gegevens. Daarbij kun je denken aan rollen als adviseurs informatiebeheer/informatiehuishouding, datastewards en data- en informatiearchitecten.
Hoe verhoudt deze handreiking zich tot het DUTO-raamwerk?
Het DUTO-raamwerk richt zich op overheidsinformatie. Daarmee gaat het over informatie, gegevens én metagegevens. Deze handreiking richt zich specifiek op de duurzame toegankelijkheid van gegevens. Het DUTO-raamwerk bevat de waarden, kenmerken, processen, functies en modeleisen voor duurzame toegankelijkheid. Deze handreiking helpt je op weg om dit in de gegevenspraktijk toe te passen. Je kunt het dus zien als een specifieke toepassing van het DUTO-raamwerk.
Opbouw van de handreiking
Deze handreiking werkt duurzame toegankelijkheid van gegevens op verschillende manieren uit. Ze gaat in op noodzakelijke maatregelen voor duurzame toegankelijkheid in de praktijk. Ook zoomt de handreiking in op de meerwaarde van duurzaam toegankelijke gegevens en een aantal vraagstukken.
De handreiking bestaat uit de volgende modules:
module Duurzame toegankelijkheid van gegevens in de praktijk:
- passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid;
module Meerwaarde van duurzame toegankelijkheid van gegevens;
- duurzame toegankelijkheid en gegevenskwaliteit;
- selectielijst toepassen op gegevens;
- duurzame toegankelijkheid en data-analyse;
module Vraagstukken gegevens- en informatiebeheer:
- vertaaltabel;
- veelgestelde vragen.