Deze module bevat een afbakening van overheidsinformatie op sociale media. Het verduidelijkt (zo) ook wat onder de reikwijdte van deze handreiking valt.
Sociale media zijn online netwerken waar iedereen in principe een account kan aanmaken. Gebruikers op sociale media creëren, ontvangen of delen informatie en gaan interactie met elkaar aan. Voorbeelden van door overheden veelgebruikte sociale media zijn Facebook, Instagram, LinkedIn, Mastodon, X (Twitter) en YouTube.
Sociale media kunnen ook een chatfunctionaliteit (‘direct messaging’ of DM) omvatten. Die functionaliteit valt niet onder de reikwijdte van deze handreiking. De belangrijkste verschillen tussen chat en sociale media rondom gebruik, vorm, en inhoud zijn:
| Sociale media | Chat (zie ook Informatieblad Archiveren chatberichten) |
|---|---|
| Vooral gericht op contact met een groter publiek | Vooral gericht op contact met een kleinere groep of met individuele bekenden |
| Vaak gebruikt voor marketing en interactie met het publiek | Vaak gebruikt voor particuliere communicatie |
| Uiterlijk en functionaliteiten (context) van het platform voegen betekenis toe | Gaat het veel meer om de inhoud en voegt de context weinig toe |
Helemaal zwart-wit zijn deze verschillen niet. De laatste jaren groeien de functionaliteiten van sociale media en van chat langzaam naar elkaar toe. Denk bijvoorbeeld aan de functionaliteit communities van WhatsApp.
Overheidsorganisaties gebruiken sociale media voor verschillende taken. Kenmerkend hierin is dat het initiatief voor interactie tussen overheid en maatschappij zowel door de overheidsorganisatie als door burgers genomen kan worden. Strategieën en bijhorende werkprocessen die overheidsorganisaties via sociale media kunnen inzetten, zijn:
| Strategie | Voorbeeld van werkproces |
|---|---|
| Informatieverstrekking door overheidsorganisatie | Publiekscommunicatie of woordvoering via sociale media |
| Informatieverstrekking of aangifte door burgers | Een via sociale media openbaar verstuurde burgerbrief aan een overheidsorganisatie |
| Dialoog tussen overheid en burgers | Klantcontact via een klantcentrum waarbij het contact via sociale media loopt |
| Overtuigende voorlichting | Publiekscampagne over gezond eten, (deels) gevoerd via sociale media |
| Dienstverlening | Crisiscommunicatie in het geval van een noodsituatie |
| Co-creatie tussen overheid en burgers | Een gemeente doet een oproep voor een vogeltelling. |
| Middel voor management voor samenwerking en kennisdeling binnen de overheid. | Een groep trainees van de rijksoverheid deelt kennis via een LinkedIn groep |
| Delen van een bewustzijnscampagne van derden | De gemeente Amsterdam deelt een bericht op haar sociale-media-account over de Pride |
Een belangrijk element van de inzet van sociale media door overheidsorganisaties is dat elk sociale media platform zich richt op een aparte doelgroep, een bepaald bereik en specifieke toepassingen. Instagram is bijvoorbeeld populair onder jongeren door de focus op foto’s en video’s. Terwijl X zich door de tekstfunctie en reposts goed leent voor korte belangrijke boodschappen. Met een platform- of kanaalstrategie kunnen overheidsorganisaties gerichte keuzes maken welk platform ze voor welk(e) doel(groep) inzetten.
Het gebruik van sociale media door overheidsorganisaties is gekoppeld aan accounts. Dat betekent dat een gebruiker een account op een sociale media platform creëert, gebruikt en beheert.
Mogelijke gebruikers van sociale media bij overheidsorganisaties zijn:
- bewindslieden en bestuurders;
- ambtelijke top;
- communicatiemedewerkers;
- klantcontactmedewerkers;
- andere ambtenaren die vanuit hun functie hun werkzaamheden op sociale media; delen, bijvoorbeeld de wijkagent of de boswachter.
Mogelijke types accounts van gebruikers bij overheidsorganisaties zijn:
- corporate accounts: accounts die de overheidsorganisatie aanmaakt, gebruikt en beheert;
- privé-accounts: accounts die een privépersoon aanmaakt, gebruikt en beheert;
- hybride accounts: corporate accounts die ook privé-informatie bevatten of privé-accounts die ook corporate informatie bevatten.
Het is mogelijk dat een overheidsorganisatie gegevensverzamelingen van sociale media verzamelt. Bijvoorbeeld inlichtingendiensten en gemeenten vanwege de openbare orde en veiligheid. Dit is overheidsinformatie, maar valt buiten accounts van overheidsorganisaties op sociale media en daarom ook buiten de reikwijdte van deze handreiking.
Overheidsinformatie is alle informatie die de overheid zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.
Het is mogelijk dat een account van een overheidsorganisatie op een sociale-mediaplatform andere informatie dan (alleen) overheidsinformatie bevat. Die informatie kan in de volgende twee categorieën verdeeld worden:
- privé- of partijpolitieke informatie, zoals privéberichten. Dat gebeurt met name bij bewindspersonen en bestuurders. Het onderscheid tussen overheids-, privé- en partijpolitieke informatie blijkt uit inhoud, soms ondersteund door hashtags (#);
- niet-functionele informatie, bijvoorbeeld reclameberichten van derden.
Deze categorieën informatie zijn geen overheidsinformatie en vallen dus buiten de reikwijdte van deze handreiking.
Overheidsinformatie op sociale media in accounts van overheidsorganisaties bestaat uit onderstaande informatieobjecten met bijbehorende gegevens (indien aanwezig). In de module methoden en technieken gaan we in op de technieken om deze informatieobjecten te archiveren.
Profiel van voorbeeld gebruiker
| Gegevens | Metagegevens |
|---|---|
|
|
(Reacties op) berichten van de voorbeeld gebruiker
| Gegevens | Metagegevens |
|---|---|
|
|