Deze handreiking bevat informatie over en handvatten voor het archiveren van overheidsinformatie op sociale media Hiermee kun je als organisatie zorgen dat de eigen overheidsinformatie duurzaam toegankelijk wordt en blijft.
Overheden gebruiken sociale media voor interactie met de maatschappij. Onder andere om opinies te peilen te informeren en vragen te beantwoorden. Die overheidsinformatie op sociale media heeft waarde voor overheid, burger en onderzoeker. Maar het archiveren van overheidsinformatie is een uitdaging. Het archiveren van informatie op sociale-media platformen is in veel gevallen een zeer beperkte of niet-ingebouwde functionaliteit. Want de gebruiker heeft geen volledige controle over de door het platform opgeslagen informatie. Dit kan leiden tot grootschalig verlies aan overheidsinformatie. Deze handreiking biedt hulp.
De handreiking is bedoeld voor informatieprofessionals bij overheidsorganisaties en archiefbewaarplaatsen die sociale media archiveren. En voor communicatieprofessionals bij de overheid die gebruikmaken van sociale media. Andere erfgoedinstellingen moeten deze handreiking eerst vertalen naar de eigen context en rol, voordat ze hem kunnen toepassen.
Deze handreiking is informerend.
Deze module licht toe wat we onder sociale media verstaan, hoe overheden sociale media gebruiken, hoe dat gebruik verloopt via gebruikers en accounts. En wat we precies bedoelen met ‘overheidsinformatie in accounts van overheden op sociale media’.
Sommige onderwerpen vallen buiten deze handreiking. Meer informatie over het archiveren van chat is te vinden in het Informatieblad Archiveren chatberichten.
Overheidsinformatie op sociale media valt onder de Archiefwet. Daarnaast heeft andere wet- en regelgeving invloed op het archiveren van deze informatie. Zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die over de privacy waakt. En de Auteurswet die het auteursrecht en het portretrecht regelt. De module licht toe welke wet- en regelgeving van toepassing is op dit onderwerp. Ook vat de module samen hoe je de belangrijkste bepalingen met deze handreiking kunt toepassen.
Er is een aantal aanbevelingen die het archiveren van overheidsinformatie op sociale media vereenvoudigen en verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld in het profiel van je account vermelden dat persoonsgegevens verzameld en gebruikt worden. Of afbeeldingen gebruiken waarop geen auteursrecht en portretrecht rusten. Deze module met aanbevelingen geeft deze en andere nuttige tips.
Overheden moeten van de Archiefwet in selectielijsten vastleggen of overheidsinformatie blijvend dan wel tijdelijk bewaard moet worden. Dat noemen we waardering. Deze module verduidelijkt welke bestaande waardering je organisatie kan toepassen is en/of welke nieuwe waardering je organisatie moet voorzien. Zodat de waardering vervolgens uitgevoerd kan worden. Dat noemen we selectie.
Deze module is nog in ontwikkeling.
Het archiveren van overheidsinformatie op sociale media is onder andere een technische uitdaging. Dat komt omdat we afhankelijk zijn van sociale-media platformen. De module beschrijft de criteria die je organisatie helpen bij het kiezen van een archiveringsmethode. De module geeft ook een overzicht van de methodes die nu bekend zijn op het gebied van duurzame toegankelijkheid. En in hoeverre deze methodes aan deze criteria voldoen.
Deze module is nog in ontwikkeling.
Concrete voorbeelden uit het binnen- en buitenland over sociale-media archivering beschrijven de praktische uitdagingen, gebruikte aanpak bedachte oplossingen en verbeterpunten.
Deze module is nog in ontwikkeling.