‘Aan de verbetering van de informatiehuishouding van het Rijk wordt al langere tijd gewerkt. Met middelen die vrijkwamen n.a.v. de kabinetsreactie op het rapport Ongekend Onrecht van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag(POK) kan er nu ook stevig worden ingezet op de inspanningen die deze verbetering daadwerkelijk tot stand moet brengen.’ Aldus Afelonne Doek, algemene rijksarchivaris, in de column Vinkje in iBestuur.
‘Het gevoel van urgentie en de wil om de problematiek aan te pakken zijn groot. In een razend tempo worden actieplannen, programma’s, projecten en maatregelen ontworpen om de gewenste verbeteringen te implementeren. Aankomende wetgeving zoals de Wet open overheid (Woo) en de nieuwe Archiefwet (AW) zorgt voor nog meer druk om informatie op orde te krijgen. Dat razende tempo, de wil om de noodzakelijke verandering te brengen, nieuwe wet- en regelgeving en de toezeggingen aan de politiek om op korte termijn resultaat te laten zien, brengen het risico met zich mee dat er overhaast wordt gehandeld. In de haast om zo snel mogelijk grip te krijgen op de informatie, kunnen louter beheersmatige of technische overwegingen de voorhand krijgen. De groeiende hoeveelheid, de veelzijdigheid en complexiteit van digitale informatie maken dat we niet meer kunnen vertrouwen op het menselijk handelen of eenvoudige technische ondersteuning waarbij van tevoren niet is nagedacht over het belang van een goede informatiehuishouding. De gevolgen hiervan werden laatst nog maar eens duidelijk: bij de Europese Unie is op grote schaal informatie verwijderd. Het verschil tussen het na zes maanden automatisch verwijderen en het behouden van e-mails en andere stukken zat ‘m daar in het zetten van een handmatig vinkje in het systeem door de ambtenaren in Brussel.
Voor een weloverwogen aanpak voor de lange termijn is het belangrijk gezamenlijk rijksbreed op te trekken. Samen te werken en de expertise van informatieprofessionals en kennisorganisaties goed te benutten. Daarbij is haastige spoed zelden goed. We kunnen niet in kort tijdsbestek een complexe situatie oplossen die door jarenlange bezuinigingen op informatieprofessionals en gebrek aan aandacht voor het belang van een goede informatiehuishouding is ontstaan. Het is belangrijk tijd te nemen voor het ontwerp en de inrichting van de verbeteringen en ons er van bewust te zijn dat een goede informatiehuishouding vraagt om langdurige aandacht en inzet.
Hoe moeilijk deze opgave ook is, het is zaak het gemeenschappelijke belang niet uit het oog te verliezen en het niet alleen als een ambtelijke opgave te beschouwen. Het doel is om met elkaar te zorgen voor een open en transparante overheid die de informatie op orde heeft zodat er over de besluitvorming en het handelen verantwoording kan worden afgelegd. Het recht van de burger op informatie en de maatschappelijke opgave om zo het vertrouwen in de overheid te herstellen moet voorop staan!’
