Hoe kan het Nationaal Archief zijn dienstverlening nog beter aan laten sluiten op de wensen en behoeften van informatieprofessionals binnen overheden? Om dit te onderzoeken stuurden we eind 2021 de eerste enquête van het Klantpanel overheden uit. In totaal vulden 76 deelnemers de vragenlijst in, werkzaam binnen de rijksoverheid, gemeenten, provincies en waterschappen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste uitkomsten. En de acties die we hierop gaan ondernemen. Veel dank aan alle respondenten die hebben meegedaan!
|
Nr. |
Rijksoverheid |
Decentrale overheden |
|---|---|---|
|
1. |
Actieplan Open op Orde |
Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet |
|
2. |
Archiveren email |
Archiveren by design |
|
3. |
Gevolgen nieuwe archiefwet |
Zaakgericht werken |
|
4. |
Hotspots |
Archiveren e-mail |
|
5. |
Implementatie DMS/RMA |
Implementatie DMS/RMA |
Samenwerking bij selectielijsten
De samenwerking met het Nationaal Archief bij het opstellen van selectielijsten krijgt gemiddeld een 8. Dit is een stuk hoger dan bij een eerdere meting een paar jaar geleden. De verklaring: het proces is efficiënter ingericht, er wordt gewerkt met een voorbeeldselectielijst en een andere methodiek, waarbij het Nationaal Archief de archiefvormers meer aan de hand meeneemt.
Kennisproducten concreter of juist niet?
De inhoud van de kennisproducten en de manier waarop ze worden aangeboden (als webpagina’s) krijgen gemiddeld een 7. In de aanvullende commentaren komen twee soorten (tegengestelde) geluiden qua kennisbehoefte naar voren: maak het niet te concreet, geef ruimte om het zelf in te vullen; maak het niet te abstract, zeg ons precies wat we moeten doen. De deelnemers gaven ook aan onderwerpen/kennisproducten te missen. Bij met name decentrale vertegenwoordigers is dat (archief)wetgeving. Ook is er bij veel respondenten onduidelijkheid over de richtlijnen van de verschillende organisaties (Nationaal Archief, RDDI, VNG, enz.). Hoe verhouden deze zich tot elkaar en voor wie zijn ze bedoeld? En in welke situatie kan men welke richtlijn het beste gebruiken?
DUTO-scan, recordkeeping en preservering
Respondenten hebben potentieel interesse in de adviesdiensten van het Nationaal Archief: DUTO-scan, recordkeeping en preservering. Tegelijkertijd geeft ook een relatief groot deel van de respondenten aan dat zij niet weten of ze interesse hebben, mogelijk omdat ze niet weten wat de verschillende adviesdiensten precies inhouden.
Persoonlijk contact goed gewaardeerd
We scoren zowel bij centrale als decentrale overheden het hoogst op deskundigheid en betrouwbaarheid. En het laagst op innovatie. Het contact met onze medewerkers (klantcontactcentrum en inhoudelijk deskundigen) wordt met gemiddeld een 8 beoordeeld.
Veel respondenten weten niet dat we een nieuwsbrief hebben. De informatievoorziening op de website ervaren ze over het algemeen als voldoende.
Wat doen we met de uitkomsten?
- Meer inzetten op direct contact tussen onze inhoudelijk deskundigen en overheden, respondenten gaven aan daar prijs op te stellen. Bijvoorbeeld via het met raad en daad bijstaan van archiefvormers bij het oplossingen van vraagstukken rond informatiebeheer.
- Samen met RDDI en VNG gaan we het landschap aan kennisproducten en de eigenaren ervan inzichtelijker maken. Dat doen we met herkenbare beeldmerken. Verder maken we de praktijk inzichtelijker met nog meer concrete succes- en faalvoorbeelden in onze kennisproducten.
- Binnen het rijksbrede programma Open op Orde krijgen we extra capaciteit om onze dienstverlening uit te breiden. Dat doen we met kennisproducten, trainingen en adviesdiensten. De signalen uit dit klantpanel nemen we mee bij de invulling hiervan.
De uitkomsten van het panel moeten in samenhang gezien worden met andere signalen en indicatoren. Daarom bespreken we deze met vertegenwoordigers van centrale en decentrale overheden in de volgende overleggen:
- Standaardisatieraad.
- Afnemersoverleg; hierin wordt de dienstverlening van het Nationaal Archief besproken.
- Aanjagersbijeenkomst en eventueel stuurgroep van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA).
Het vervolg
Na de zomer sturen we een tweede enquête Klantpanel overheden uit. U kunt zich hier alvast voor aanmelden. In de tussentijd houden we u op de hoogte van de acties om onze dienstverlening te verbeteren. Heeft u nog vragen? Neem dan contact op via het contactformulier.
