Op 23 september en 4 oktober vonden de RDDI-werksessies E-mailarchiveren plaats, in samenwerking met het Nationaal Archief en ICTU. Om overheidsorganisaties te ondersteunen bij het realiseren van e-mailarchivering. Op beide bijeenkomsten gingen hierover ruim zeventig informatieprofessionals binnen en buiten de overheid in gesprek. Naast rijksorganisaties namen ook enkele gemeenten deel; ook bij decentrale overheden is e-mailarchivering een belangrijk agendapunt.
Zelfscan
Er is stilgestaan bij technische oplossingen, de Handreiking e-mail archivering en de Capstone-methodiek. Daarna is met elkaar besproken hoever de rijksorganisaties zijn met de verschillende onderdelen van de implementatie. Met de zelfscan die halverwege oktober verschijnt, kunnen organisaties dit nog een keer op eigen tempo invullen en een passend advies krijgen over de vervolgstappen. En vernemen welke informatie daarover beschikbaar is. Hou hiervoor kia.pleio.nl in de gaten.
KIA-groep E-mailarchivering
Tijdens de laatste werksessie heeft het project e-mailarchivering een groep gelanceerd op het KIA-platform. Hier zijn alle documenten, handreikingen en overige informatie te vinden, ontwikkeld door RDDI en het Nationaal Archief om e-mailarchivering binnen de rijksoverheid vorm te geven. Ook de zelfscan verschijnt medio oktober op KIA. We nodigen iedereen uit om op deze KIA-groep kennis en inspiratie op te doen. En er vooral ook vragen te stellen en ervaringen te delen.
Waarom e-mail archiveren?
Het zal niet onopgemerkt zijn gebleven; e-mail heeft zich in de afgelopen decennia ontwikkeld tot het voornaamste communicatiemiddel binnen de rijksoverheid. De hoeveelheid e-mails die elk jaar wordt verzonden en ontvangen is zeer omvangrijk en is een essentieel onderdeel van de besluitvorming.
Voor informatieverzoeken (in het kader van de Wob, Woo, Artikel 68 of parlementaire enquêtes) is het van belang dat de relevante informatie uit e-mailboxen wordt bewaard. Het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk schrijft voor dat alle rijksorganisaties in 2021 een werkwijze voor e-mailarchivering moeten invoeren. Hierbij geldt dat in principe alle e-mail van ambtenaren bewaard wordt voor een periode van tien jaar. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief.
