Label
Begrippenlijst
Domein
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
Een beschrijving van de begrippen die voor een bepaald toepassingsgebied gebruikt worden is opgesomd. Samen met hun betekenis en hun onderlinge relaties.
Doel
Vindbaarheid: Zoeken mogelijk op basis van keuzelijst van de begrippen uit de begrippenlijst.
Interpreteerbaarheid: De betekenis van het begrip van in de begrippenlijst opgezocht worden.
Betrouwbaarheid: Maakt validatie mogelijk of het begrip een toegestane waarde is.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
1. De begrippenlijst bevat minimaal de volgende onderdelen:
Naam van de begrippenlijst.
Versie (datum en, indien van toepassing, het versienummer).
Beheerder van de begrippenlijst.
Toepassingsgebied waar de begrippenlijst voor bedoeld is.
Opsomming van alle toegestane begrippen binnen de begrippenlijst.
Per begrip (indien van toepassing):
- Code: De code die aan het begrip is toegekend. Moet uniek zijn binnen de begrippenlijst.
- Label: De tekstweergave van het begrip. Moet uniek zijn binnen de begrippenlijst.
- Definitie: Betekenis van het begrip
- Generiekere begrippen: Opsomming van de meer algemene (bovenliggende) begrippen binnen dezelfde begrippenlijst (‘broader term’).
- Specifiekere begrippen: Opsomming van de minder algemene (onderliggende) begrippen in dezelfde begrippenlijst (‘narrower term’).
2. Als de begrippenlijst een voorgaande versie heeft, dan geldt:
Alle begrippen uit de voorgaande versie komen in de nieuwe versie voor. Met dezelfde code, label, betekenis en minimaal dezelfde generiekere en specifiekere begrippen. De definitie mag anders geformuleerd zijn, als de betekenis maar hetzelfde is.
Als een begrip uit de voorgaande versie in de nieuwe versie niet meer gebruikt wordt, dan wordt deze gemarkeerd als niet meer gebruikt (‘deprecated’). Hij blijft wel in de begrippenlijst staan zodat duidelijk is dat deze begrippen voor kunnen komen in eerder vastgelegde metagegevens.
Als een begrip uit de voorgaande versie in de nieuwe versie vervangen is door een ander begrip, dan is deze van-naar-relatie beschreven en heeft het vervangende begrip dezelfde of een algemenere betekenis (‘mapping’).
Toelichting
MDTO maakt gebruik van begrippenlijsten bij attributen waarvan de waarde uit een lijst gekozen moet worden. De begrippenlijst geeft dan aan welke waarden zijn toegestaan (de begrippen) en wat te betekenis van die begrippen is. Een begrippenlijst wordt ook wel aangeduid als een (gecontroleerde) woordenlijst of vocabulaire.
De informatie in een begrippenlijst kan voor verschillende toepassingen gebruikt worden:
- Validatie of een gebruikt begrip inderdaad in de begrippenlijst voorkomt.
- Opzoeken van de betekenis van een begrip
- Het samenstellen van een keuzelijst met toegestane waarden bij het invullen van metagegevens. De relaties met generiekere en specifiekere begrippen kunnen daarbij gebruikt worden voor een hiërarchische presentatie van de keuzelijst.
- Bepalen van de mogelijke waarden in de keuzenlijst van een zoekfunctie.
Deels zijn de toegestane begrippenlijsten in MDTO vastgelegd en deels kan de beheerder van de metagegevens zijn eigen begrippenlijsten bepalen. Als de beheerder eigen begrippenlijsten gebruikt is het van belang dat de begrippen duidelijk gedefileerd zijn in de begrippenlijst. Anders is het voor de gebruiker of toekomstige beheerder van de metagegevens niet duidelijk wat ze betekenen.
MDTO stelt, vooralsnog, geen vormvoorschriften aan een begrippenlijst. Bijvoorbeeld een tekstdocument of een tabel kan voldoen. Mits aan de bovenstaande regels is voldaan. In principe wordt een begrippenlijst echter vastgelegd in SKOS (Simple Knowledge Organization System). Omdat SKOS geldt als de pas-toe-of-leg-uit standaard voor begrippenlijsten (zie https://www.forumstandaardisatie.nl/standaard/skos). In SKOS wordt een ‘begrip’ aangeduid als een ‘concept’. Een verwijzing naar een begrippenlijst kan ook een verwijzing naar een verzameling van (verder ongerelateerde) begrippenlijsten zijn.
Het is niet noodzakelijk dat in een begrippenlijsten over ‘begrip’ gesproken wordt. Deze kunnen bijvoorbeeld ook aangeduid zijn als ‘categorie’ of ‘type’.
Bij voorkeur is de begrippenlijst zelf ook een open standaard. Open standaarden zijn door consensus tot stand gekomen. Hierdoor is de kans groter dat de begrippenlijst goed gedocumenteerd is en door meerdere archiefvormers wordt toegepast. Wat het voor de beheerder en gebruikers van het doelsysteem gemakkelijker maakt om de begrippenlijst te gebruiken.
Bij het overdragen van informatieobjecten met MDTO-metagegevens naar een andere beheerder, is het mogelijk dat de ontvangende beheerder eisen stelt aan de gebruikte begrippenlijsten. Zodat hij in staat is de informatieobjecten en bestanden (geautomatiseerd) te valideren, te beheren, doorzoekbaar te maken en te presenteren op basis van de gebruikte begrippen. Aanbevolen wordt om hier tijdig afspraken over te maken.
Voorbeelden
- Een ordeningsplan. Waarbij elk categorie een begrip is.
- Een zaaktypecatalogus. Waarbij elk zaaktype een begrip is.
- Een selectielijst. Waarbij elke in de selectielijst benoemde categorie informatieobjecten (waaraan een termijn is gekoppeld) een begrip is.
- NEN 2084:2015: Taxonomie van documenttypen.