Stappenplan toepassen MDTO

Er zijn twee opties:

• Gebruik MDTO zoals het is (waarbij conformiteit kan worden bereikt zoals beschreven op de pagina Definitie van MDTO-conform).
• Stel een organisatiespecifiek metagegevensschema op, op basis van MDTO. Een aandachtspunt hierbij is wel dat het schema na vaststelling up-to-date wordt gehouden.

Organisatiespecifiek schema op basis van MDTO

MDTO is als norm vrij flexibel en geeft ruimte voor eigen keuzes. 

• Attributen die verplicht indien bekend zijn: hiervan kunnen organisaties zelf bepalen of en welke attributen verplicht  zijn. Afweging hierbij is dat deze attributen noodzakelijk zijn voor werk- en/of beheerprocessen. Bij een uitwisseling moeten deze gegevens mee uitgewisseld worden (want zij zijn bekend). 
• Waar mogelijk zijn bij attributen meer organisatiespecifieke begrippen(lijsten) te gebruiken. Dit kan een uitbreiding van een MDTO-begrippenlijst zijn. Of een eigen of extern beheerde begrippenlijst als MDTO hier niet in voorziet.
• Bepalen welke aanvullende attributen nog meer nodig zijn. MDTO biedt een minimale set aan gegevens nodig zijn voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Het kan zijn dat organisaties nog meer metagegevens vast (willen) leggen. Bijvoorbeeld voor de context van informatieobjecten, of voor de eigen bedrijfsvoering. Deze attributen kunnen worden toegevoegd aan het schema. Deze gegevens niet kunnen niet worden uitgewisseld als het doelsysteem hier niet op is ingericht.

MDTO/het schema kan in principe toegepast worden op alle informatiesystemen. In de praktijk is dit vaak lastig. Organisaties kunnen dan op basis van risicoanalyse bepalen welke informatiesystemen prioriteit hebben. Denk aan systemen waar het ontoegankelijk worden van informatie de grootste impact heeft. Zoals informatiesystemen waarin essentiële bedrijfsinformatie, (privacy)gevoelige informatie en/of langdurig of permanent te bewaren informatie wordt beheerd. 

Verandercontexten

Belangrijke voorwaarde voor deze stap is een verandercontext waarin het toepassen van MDTO/het schema kan worden meegenomen. 
Voorbeelden van verandercontexten zijn:

• a) de aanschaf van nieuwe informatiesystemen; 
• b) de inrichting van nieuwe informatiesystemen;
• c) de doorontwikkeling van bestaande informatiesystemen; 
• d) een uitwisseling tussen informatiesystemen (binnen en/of buiten de eigen organisatie).

De wens om MDTO toe te passen in bestaande systemen kan leiden tot de aanschaf van een nieuw systeem of de doorontwikkeling van een systeem, als analyse (zie verandercontext c) hier reden voor geeft. Bijvoorbeeld als  toepassen niet goed mogelijk is. Of alleen tegen aanzienlijke kosten (vanwege bijvoorbeeld maatwerk). Dat gegeven creëert een andere verandercontext.

Stap: Neem MDTO/het schema mee tijdens het opstellen van een programma van eisen

Als een organisatie kiest voor de aanschaf van een nieuw systeem, dan kan MDTO/het schema onderdeel worden van het programma van eisen. Voor leveranciers die zeggen dat hun applicatie MDTO-conform is, kan het betekenen dat de nadere keuzes die de organisatie heeft gemaakt in het eigen schema extra eisen voor de leverancier oplevert. Aan de andere kant betekent het flexibele karakter van MDTO dat leveranciers ruimte hebben voor een eigen invulling. De definitie van MDTO-conformiteit geeft dan een handvat om (bijvoorbeeld tijdens een aanbesteding) te toetsen of een systeem MDTO-conform is.

Stap: Voer een metadata mapping uit bij een in te richten informatiesysteem

Het is mogelijk dat in het proces dat heeft geleid tot de aanschaf van een informatiesysteem geen rekening is gehouden met MDTO/het schema. Voor zover een systeem van zichzelf niet al MDTO-conform zou zijn (volgens de leverancier), kan bij de inrichting alsnog rekening gehouden worden met MDTO/het schema.
Bijvoorbeeld bij de configuratie van het systeem, of door het (laten) uitvoeren van maatwerk. Een mapping met het datamodel van het informatiesysteem kan hier de basis voor vormen.

Stap: Voer een metadata mapping uit bij een bestaand informatiesysteem

Zeker bij een bestaand systeem biedt een mapping inzicht in hoeverre het voldoet aan de eisen van MDTO/het schema. Een mapping is in dit geval in feite een fit-gap-analyse. Een organisatie kan hiermee bepalen welke aanpassingen nodig zijn en of deze (op termijn) door te voeren zijn (afweging wenselijkheid en haalbaarheid). Als blijkt dat benodigde aanpassingen niet of onvoldoende mogelijk zijn, kan dit aanleiding zijn om voor een nieuw informatiesysteem te kiezen en het huidige systeem op termijn uit te faseren.

Een metadata mapping kan ook worden toegepast op informatiesystemen die (nog) niet worden doorontwikkeld. Het resultaat van de mapping kan aanleiding zijn om op termijn wel te streven naar doorontwikkeling. Of tot uitfasering van bepaalde systemen.

Bron- en doelsystemen verschillen in de regel. Verschillen kunnen zitten in de structuur van informatie of in de metagegevens (labels en/of waarden). MDTO schrijft geen vaste structuur voor. Het gaat uit van informatieobjecten. Deze kunnen geaggregeerd zijn, waarbij de aggregatie zelf ook een informatieobject is. Bij een uitwisseling wordt ieder informatieobject vergezeld door MDTO-metagegevens. Van overerving van attribuutwaarden is geen sprake.

Stap: Stel vast tussen welke systemen de uitwisseling moet plaatsvinden

Bij de uitwisseling is er altijd sprake van een bronsysteem en een doelsysteem. Als eerste moet duidelijk zijn wat het doelsysteem is en waar het zich bevindt. Is dat  buiten de organisatie  geef dan aan bij welke organisatie. Vervolgens komt de vraag vanuit welk bronsysteem/welke bronsystemen informatie wordt uitgewisseld. Bij de uitvoering van processen kunnen meerdere systemen worden gebruikt. Onderzoek in dat geval welke informatie in welke systemen is vastgelegd. En bepaal met de ontvangende organisatie vanuit welk bronsysteem/welke bronsystemen moet worden uitgewisseld. 

Stap: Maak afspraken over de uitwisseling

Bij elke uitwisseling moeten er afspraken worden gemaakt tussen de beide partijen. Soms is er sprake van aansluitvoorwaarden. Deze kunnen betrekking hebben op techniek of eisen betreffen aan de duurzame toegankelijkheid van informatie. 

Zie voor de mogelijke afspraken het overzicht op de MDTO pagina Voorwaarden voor aanlevering.

Stap: Voer een metadata mapping uit

Zie de pagina Metadata mapping

Stap: Creëer een SIP 

Dit is een export aan de hand van de MDTO SIP specificatie. Houd hierbij rekening met de gemaakte afspraken.